Ankündigungen: das schwarze Brett mit Nachweis

Was eine Ankündigung ist

Früher hing es im Flur: „Ab Montag neue Schließzeiten." — „Bitte die Kühlkette dokumentieren." — „Sicherheitsunterweisung, bitte lesen und unterschreiben." Das schwarze Brett hatte einen Vorteil, den WhatsApp nie hatte: Jeder wusste, dass es verbindlich ist. Und einen Nachteil: Ob jemand es gelesen hat, wusste niemand.

Ankündigungen in Zeitflex sind dieses Brett mit Nachweis. Sie gehen in eine Richtung — hier wird nicht geantwortet. Verfassen dürfen der Inhaber und die Schichtleitung; lesen dürfen alle Beschäftigten des Betriebs. Die Steuerkanzlei sieht nie eine Ankündigung, auch nicht bei „An alle": Ihr Zugang ist für Lohndaten gedacht, nicht für Betriebsinterna.

Das Modul ist in jedem Tarif enthalten und in jedem neuen Betrieb von Anfang an eingeschaltet. Wer es nicht möchte, schaltet es unter Einstellungen → Betrieb → Module aus. Ankündigungen erscheinen im Browser unter Ankündigungen und in der Handy-App im gleichnamigen Bildschirm.

Eine Ankündigung verfassen

1. Öffnen Sie links Ankündigungen und wählen Sie Ankündigung verfassen.
2. Titel (3 bis 120 Zeichen) und Text (3 bis 4.000 Zeichen) eintragen.
3. Wer soll das sehen? — eine der vier Zielgruppen wählen (siehe unten).
4. Bei Bedarf ankreuzen: Wichtig, Lesebestätigung verlangen, Oben anheften.
5. Gültig bis (optional) setzen, wenn die Ankündigung ein Ablaufdatum hat — etwa die Bitte um Urlaubswünsche bis zum 15.
6. Veröffentlichen — oder Als Entwurf speichern, wenn noch etwas fehlt.

Entwürfe sehen nur die verfassende Person und die Führung. Eine Ankündigung mit Veröffentlichungsdatum in der Zukunft („geplant") kennt Zeitflex zwar, ein Feld dafür hat die Web-Oberfläche derzeit aber nicht: Ein Entwurf erscheint, sobald Sie ihn veröffentlichen.

Im Feed stehen angeheftete Ankündigungen ganz oben (die Hausordnung vor der Neuigkeit), darunter die wichtigen, dann das Neueste zuerst. Nach dem Gültigkeitsende verschwindet eine Ankündigung von selbst aus dem Feed.

Vier Zielgruppen

Je Ankündigung sind höchstens 100 Ziele möglich — mehr ist in Wahrheit „an alle".

Bei Nach Projekt pflegen Sie keine Liste. Zeitflex leitet die Zugehörigkeit aus den Zeiteinträgen der letzten 90 Tage und den geplanten Schichten ab. Eine handgepflegte zweite Liste wäre am ersten Tag veraltet. Wer auf die Baustelle Nord stempelt oder dort eingeplant ist, sieht die Ankündigung „Nur Baustelle Nord" — wer seit einem Vierteljahr woanders arbeitet, nicht mehr.

Was „Wichtig" auslöst

Nur eine als Wichtig markierte Ankündigung löst eine Benachrichtigung aus: eine Push-Meldung auf das Telefon („Wichtig: …" mit den ersten 160 Zeichen) und eine E-Mail an alle, die eine Adresse hinterlegt haben. Alles andere steht einfach im Feed.

Der Grund für die Sparsamkeit: Ein Betrieb, der für jede Mitteilung eine Push bekommt, schaltet die Benachrichtigungen nach einer Woche ab. Danach erreicht ihn auch die Nachricht nicht mehr, die wirklich zählt — „Morgen kommt die Gewerbeaufsicht".

Außerdem erscheint eine ungelesene wichtige Ankündigung im Browser als Banner auf dem Dashboard, bis sie als gelesen markiert ist. Die Handy-App zeigt sie im Bildschirm Ankündigungen; ein Banner beim Einstempeln gibt es dort derzeit nicht.

Die Lesebestätigung: ein Nachweis, keine Statistik

Die Lesebestätigung ist je Ankündigung wählbar. Ohne sie steht unter der Ankündigung der Knopf Als gelesen markieren; mit ihr steht dort Gelesen und verstanden. In beiden Fällen speichert Zeitflex, wer wann geklickt hat. Ein zweiter Klick ändert nichts — das erste Datum bleibt, denn genau dieses Datum ist der Nachweis.

Wer die Liste sieht:

Der Lesestand anderer wäre eine Verhaltensinformation über Kolleginnen und Kollegen — nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO weder erforderlich noch erwünscht.

Die Quote zählt gegen die Empfänger, nicht gegen die Belegschaft. Eine Ankündigung an die Küche mit fünf Personen zeigt „3 von 5 gelesen", nicht „3 von 27".

Warum es keine Antwortfunktion gibt

Unter einer Ankündigung gibt es kein Antwortfeld, keine Reaktionen, keine Kommentare — und das bleibt so. Ein Rückkanal würde aus dem schwarzen Brett eine Kommunikationseinrichtung mit Mitbestimmungspflicht machen und aus dem Betrieb einen Moderator. Vor allem aber würde er den Nachweis verwässern: Eine Unterweisung mit 14 Kommentaren darunter ist kein Aushang mehr.

Für die kurze Rückfrage — „Gilt das auch für die Spätschicht?" — gibt es den Team-Chat. Für Vorschläge und Kritik von unten gibt es die Feedback-Seite.

Archivieren statt löschen

Eine Ankündigung lässt sich nicht löschen, nur archivieren. Eine Unterweisung mit ihren Lesebestätigungen ist ein Nachweis, den der Betrieb später braucht — verschwindet der Text, ist die Bestätigung darunter wertlos.

• Archivieren nimmt die Ankündigung aus dem Feed und hebt das Anheften auf.
• Das Archiv sehen die verfassende Person und die Führung über den Filter Archiv; auch dort gilt die ursprüngliche Zielgruppe.
• Zurückholen stellt die Ankündigung wieder in den Feed.
• Eine fremde Ankündigung archivieren oder ändern darf nur der Inhaber.

Ankündigung oder Chat?

Kurz: Ankündigung = Nachweis, eine Richtung, bleibt. Chat = Zuruf, flüchtig, kein Nachweis.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn eine Ankündigung bei den falschen Personen erscheint oder die Lesebestätigung fehlt, hilft der Support. Was in den Chat gehört, steht unter Team-Chat; was der Betriebsrat bei Einführung mitentscheidet, unter Betriebsrat und Mitbestimmung.