Team-Chat: der Zuruf über den Hof — kein Archiv, kein Nachweis

Wofür der Chat da ist — und wofür nicht

„Komme zehn Minuten später." — „Bringt jemand Kabelbinder mit?" — „Tisch 4 hat reserviert, kommt aber erst um acht." Das ist der Team-Chat: die kurze Absprache, die bisher über eine WhatsApp-Gruppe auf privaten Telefonen lief. Er ersetzt den Zuruf über den Hof, nicht das schwarze Brett.

Eine Nachricht hat höchstens 1.000 Zeichen. Wer mehr schreiben will, bekommt den Hinweis, dass Längeres in eine Ankündigung gehört.

Über jedem Verlauf steht deshalb in jeder Gruppe neben der Frist auch der Satz: „Keine Krankmeldungen und keine Angaben zur Gesundheit — dafür gibt es die Abwesenheiten." Das Eingabefeld selbst trägt den Vermerk „keine Krankmeldungen". Der Grund ist nicht Pedanterie: „Bin krank, Rücken wieder" ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO, und es entsteht im Chat beiläufig. Verhindern kann Zeitflex das nicht — benennen schon. Wie eine Krankmeldung richtig läuft, steht unter Krankmeldung erfassen.

Warum der Chat standardmäßig aus ist

Anders als Ankündigungen und Dokumente ist der Team-Chat in einem neuen Betrieb ausgeschaltet. Der Inhaber schaltet ihn bewusst ein:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Betrieb → Module.
2. Schalten Sie Team-Chat ein.
3. Lesen Sie den Hinweis, der jetzt erscheint, und bestätigen Sie ihn.

Der Hinweis erscheint nur beim Einschalten. Ausschalten geht jederzeit und fragt nie nach.

Ein Modul, das sich von selbst einschaltet, würde dem Betrieb genau die Entscheidung abnehmen, die er treffen muss. Deshalb der Schalter.

Eine Gruppe anlegen

Gruppen anlegen dürfen der Inhaber und die Schichtleitung.

1. Öffnen Sie links Chat und wählen Sie oben Gruppe anlegen. Es öffnet sich das Fenster „Neue Gruppe".
2. Name eintragen — höchstens 40 Zeichen. Er erscheint auf Sperrbildschirmen, also kurz und ohne Betreff („Frühschicht", nicht „Frühschicht Absprachen Woche 36").
3. Wofür ist die Gruppe? ist freiwillig, höchstens 120 Zeichen.
4. Wer ist dabei? — mindestens drei Personen. Die anlegende Person ist immer selbst dabei; eine Gruppe anzulegen, in der man nicht ist, wäre ein stiller Beobachtungsposten.
5. Wie lange bleiben Nachrichten? — 7, 30 oder 90 Tage. Vorgabe: 30.
6. Gruppe anlegen.

Ein Betrieb hat höchstens 30 Gruppen. Die Steuerkanzlei kann nie Mitglied sein, auch nicht aus Versehen: Ihr Zugang ist für Lohn und Export gedacht, nicht für Betriebsinterna.

Zusage 1: Mindestens drei Personen — auch später

Es gibt keine Zweiergespräche. Drei Personen verhindern, dass der Chat ein Kanal für Vier-Augen-Druck wird — für den Satz, der nur eine Person erreicht und den niemand sonst je sieht.

Die Regel gilt auch nach dem Anlegen: Verlässt jemand die Gruppe und bleiben weniger als drei übrig, wird die Gruppe geschlossen. Der Verlauf bleibt bis zum Fristablauf lesbar, geschrieben wird nicht mehr. Verlassen selbst wird nie verweigert — ein Zwang zur Teilnahme wäre die schlechtere Lösung.

Zusage 2: Eine Frist statt eines Archivs

Beim Anlegen wählt die Führung, wie lange Nachrichten bleiben: 7, 30 oder 90 Tage. Länger als 90 Tage gibt es nicht — auch nicht für den Inhaber, auch nicht gegen Aufpreis. Die 90 Tage sind die Höchstdauer aus der Datenschutzerklärung; alle anderen Fristen in Zeitflex sind gesetzliche Mindestdauern, die der Betrieb verlängern darf. Diese eine läuft andersherum.

Was konkret passiert:

Über jedem Verlauf steht dieser Satz mit der Frist der jeweiligen Gruppe: „Nachrichten hier sind Absprachen, kein Nachweis. Sie werden nach 30 Tagen gelöscht, aus den nächtlichen Sicherungskopien spätestens 30 Tage später." Die Sicherungskopien zu verschweigen wäre gegen die eigene Produktlinie — deshalb steht die Zahl dort.

Die Frist ändern darf später nur der Inhaber; die Gruppe sieht die Änderung als Zeile im Verlauf. Einen Knopf dafür hat die Web-Oberfläche derzeit noch nicht — wählen Sie die Frist also beim Anlegen mit Bedacht.

Zusage 3: Kein stilles Mitlesen

Der Inhaber sieht die Namen aller Gruppen im Betrieb und die Zahl ihrer Mitglieder — es gibt keine geheimen Gruppen. Er sieht aber nicht, was darin steht, und auch nicht, wann dort zuletzt etwas geschrieben wurde.

Will der Inhaber mitlesen, tritt er bei. Der Beitritt erzeugt für alle sichtbar die Zeile „… ist der Gruppe beigetreten", und der Verlauf beginnt für ihn ab diesem Moment — nichts von davor. Das gilt für die neue Aushilfe genauso wie für den Inhaber. Auch die Zahl der ungelesenen Nachrichten verrät einer frisch beigetretenen Person nicht, wie viel vorher geredet wurde.

Was es außerdem nicht gibt: kein „gelesen von", kein „zuletzt online", kein „tippt gerade", keine Suche. Jede dieser Anzeigen wäre eine Verhaltensinformation über Kolleginnen und Kollegen. Gespeichert wird nur, bis zu welcher Nachricht Sie selbst gelesen haben — für die Zahl neben dem Gruppennamen.

Wer darf was?

Jede Rolle im Betrieb darf schreiben. Ein Absprachekanal, in dem die Aushilfe nur lesen kann, wäre kein Kanal, sondern ein zweites schwarzes Brett.

Ehrlich gesagt: Von dieser Tabelle bietet die Web-Oberfläche heute Lesen, Schreiben, Zurücknehmen, Gruppe anlegen und den sichtbaren Beitritt des Inhabers. Mitglieder ändern, Gruppe verlassen, Frist ändern, schließen und Nachrichten entfernen sind als Regeln festgelegt, haben aber noch keinen Knopf.

Nachtruhe: 21 bis 6 Uhr ist Ruhe

Für den Chat gilt eine feste Nachtruhe von 21:00 bis 6:00 Uhr (deutsche Zeit). In dieser Zeit wird keine Benachrichtigung zugestellt — unabhängig davon, was jemand persönlich eingestellt hat. Der Grund steht in § 5 ArbZG: Über den Chat laufen faktisch Arbeitsanweisungen, und die elfstündige Ruhezeit steht nicht zur Wahl des Absenders. Schreiben können Sie jederzeit; die Nachricht erreicht die anderen dann am Morgen.

Ihre persönliche Ruhezeit aus den Benachrichtigungen kommt obendrauf: Wer 20 bis 8 Uhr eingestellt hat, bekommt sie auch für den Chat.

Zwei Regeln für Push-Meldungen stehen fest: Der Nachrichtentext steht nie in der Meldung, sondern nur „3 neue Nachrichten" — eine Push landet auf dem Sperrbildschirm eines privaten Telefons und läuft über Apple und Google. Und mehrere Nachrichten werden über 15 Minuten gesammelt statt einzeln zu klingeln.

Die eine Ausnahme: Beanstandung

Entfernt der Inhaber eine fremde Nachricht — wegen Belästigung, Beleidigung, weil sie in den falschen Kanal gerutscht ist, aus Versehen oder aus einem sonstigen Grund — sieht die Gruppe die Zeile „Eine Nachricht wurde von der Betriebsleitung entfernt." Moderation ohne Beitritt gibt es nicht: Wer eingreift, ist in der Gruppe, sichtbar für alle.

Der Wortlaut der entfernten Nachricht wird sechs Monate gesichert und ist danach weg. Das ist die einzige Stelle, an der ein Chat-Text seine Frist überlebt.

Die gesicherten Nachrichten sieht nur der Inhaber, und jeder Blick hinein wird protokolliert. Ein Beweismittel, in das man unbemerkt schauen kann, wäre auch ein Archiv. Der Knopf zum Entfernen und die Liste der gesicherten Nachrichten sind in der Web-Oberfläche derzeit noch nicht eingebaut.

Ankündigung oder Chat?

Kurz: Ankündigung = Nachweis, eine Richtung, bleibt. Chat = Zuruf, flüchtig, kein Nachweis.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn eine Gruppe nicht angelegt werden kann oder eine Frist nicht passt, hilft der Support. Was in eine Ankündigung gehört, steht unter Ankündigungen; was der Betriebsrat mitentscheidet, unter Betriebsrat und Mitbestimmung.