Welche Nachrichten Zeitflex schickt — und wie Sie nachts Ruhe haben

Wo die Schalter stehen

Zeitflex schickt Push-Nachrichten auf zwei Wegen: an die Handy-App und an Browser, in denen Sie die Benachrichtigungen eingeschaltet haben. Die Regeln dafür liegen an einem Ort — der Seite Benachrichtigungen, erreichbar über die Glocke oben rechts. Was Sie dort abschalten, gilt sofort für die App und alle Browser gemeinsam, denn der Server prüft die Einstellung vor dem Versand. Die wenigen Ausnahmen stehen weiter unten unter „Was sich nicht abschalten lässt“.

Die Voreinstellung ist: alle Arten an, keine Ruhezeit. Abschalten ist ein bewusster Schritt. Die Information selbst bleibt in der App immer sichtbar — abgeschaltet wird nur die Nachricht darüber.

Die vier Schalter

Ein Klick auf die Nachricht führt an die passende Stelle: Genehmigungen zu den Abwesenheiten, Schichten in den Dienstplan, Korrekturen in den Stundenzettel, die Minijob-Warnung zum Minijob-Wächter, der Monatsabschluss zum Monatsabschluss.

Welche Erinnerung wann kommt

Schichtbeginn. Der Server prüft alle 15 Minuten, welche veröffentlichten Schichten in den nächsten 45 Minuten beginnen, und schickt je Schicht genau eine Nachricht: „Um 14:00 Uhr geht es los · Spätdienst (bis 22:00)“. Offene Schichten ohne Person und deaktivierte Konten werden nicht erinnert.

Noch eingestempelt? Läuft eine Stempelung länger als 14 Stunden, ist das praktisch immer ein Versehen. Der Server prüft stündlich und meldet den Eintrag genau einmal — und zwar an zwei Empfänger mit zwei verschiedenen Texten:

• Die Führung bekommt „Offene Stempelung — bitte nachtragen“ mit Name und Uhrzeit des Einstempelns. Nur sie darf die Zeit korrigieren.
• Die betroffene Person bekommt „Noch eingestempelt?“ mit der Bitte, der Betriebsleitung den tatsächlichen Feierabend zu sagen. Sie wird ausdrücklich nicht zum Ausstempeln aufgefordert: Das würde 14 Stunden aufzeichnen, die nie gearbeitet wurden — eine falsche Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 MiLoG und ein erfundener Verstoß gegen die Höchstarbeitszeit. Wie es dann weitergeht, steht unter Vergessene Stempelung korrigieren.

Monatsabschluss. Am 3. eines Monats bekommen Inhaber und Führung den Hinweis „Monatsabschluss steht an“, wenn der Vormonat noch nicht gesperrt oder exportiert ist — einmal je Betrieb und Monat.

Minijob. Ein täglicher Lauf prüft, ob eine geringfügig beschäftigte Person 80 %, 95 % oder 100 % ihrer Jahresgrenze erreicht hat. Jede Schwelle wird je Person und Monat genau einmal gemeldet — als E-Mail an bestätigte Adressen von Inhaber und Führung und als Push. Die betroffene Aushilfe selbst bekommt keine Warnung; ihr Restbudget steht in der App. Eine Mail „Sie sind bei 95 %“ an eine Aushilfe erzeugt Druck, wo eine Planungsfrage gemeint ist. Die aktuelle Grenze steht unter Die Minijob-Grenze.

Ruhezeit einstellen

1. Öffnen Sie Benachrichtigungen.
2. Schalten Sie Ruhezeit verwenden ein. Vorgeschlagen wird 20 bis 7 Uhr.
3. Wählen Sie Beginn und Ende in vollen Stunden. Beide beziehen sich auf die Uhr an der Wand Ihres Betriebs (deutsche Zeit), nicht auf die Serverzeit. Ein Fenster über Mitternacht ist erlaubt — 22 bis 6 Uhr heißt: 22, 23 und 0 bis 5 Uhr ist Ruhe.
4. Klicken Sie Einstellungen speichern. Erst dann gilt die Änderung.

Beginn und Ende dürfen nicht gleich sein — das wäre ein 24-Stunden-Fenster und damit „nie benachrichtigen“; dafür sind die Schalter da. Auf Standard zurücksetzen füllt nur das Formular; auch danach müssen Sie speichern.

Was die Ruhezeit mit einer Nachricht macht

Hier lohnt sich Genauigkeit, denn die Antwort ist je Art verschieden:

• Genehmigungen, Dienstplan-Änderungen, Schichtbeginn, Minijob: Eine Nachricht, die in Ihre Ruhezeit fällt, wird unterdrückt und nicht nachgeliefert. Eine „Ihre Schicht beginnt bald“ um 7 Uhr für die Nachtschicht von gestern hilft niemandem. Die Entscheidung oder Planänderung selbst steht in der App.
• „Noch eingestempelt?“ und Monatsabschluss: Diese beiden werden **stündlich neu versucht**. Fällt der Versuch bei allen Empfängern in die Ruhezeit, gilt die Meldung nicht als erledigt, und der nächste Lauf versucht es erneut — die Nachricht kommt also am Morgen. Sobald mindestens eine Person erreicht wurde, ist die Meldung erledigt.
• Schalter aus ist dagegen eine dauerhafte Entscheidung: Die Meldung gilt als erledigt und wird nicht wiederholt.

Der Team-Chat: feste Nachtruhe

Für den Team-Chat ist im Code eine feste Nachtruhe von 21 bis 6 Uhr hinterlegt, die sich nicht abschalten lässt und vor Ihrer persönlichen Ruhezeit greift. Der Grund: Über den Kanal laufen faktisch Arbeitsanweisungen, und die elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG stehen nicht zur Wahl des Absenders. Geschrieben werden darf jederzeit — die Nachricht steht dann am Morgen in der App. Ihre persönliche Ruhezeit kommt zusätzlich obendrauf: Wer 20 bis 8 Uhr eingestellt hat, bekommt sie auch für den Chat.

Ehrlich gesagt gehört dazu: Nach unserem Stand versendet der Team-Chat derzeit keine Push-Nachrichten, und auf der Seite Benachrichtigungen gibt es dafür auch keinen Schalter. Die Nachtruhe-Regel ist bereits hinterlegt, damit sie gilt, sobald der Chat Nachrichten schickt. Mehr zum Chat unter Team-Chat.

Was sich nicht abschalten lässt

Vier Nachrichten umgehen Schalter und Ruhezeit:

• Die Testnachricht von der Seite Benachrichtigungen — wer den Knopf drückt, will jetzt sehen, ob es funktioniert. Höchstens fünf in zehn Minuten.
• Antworten auf Ihre Rückmeldungen an das Zeitflex-Team.
• Der Hinweis „Datenauskunft erstellt“, wenn Ihr Betrieb eine Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten erzeugt hat.
• Die Erinnerung der Steuerkanzlei an den Monatsabschluss („Monatsabschluss … wartet auf den Abschluss“). Sie geht an alle Inhaber des Betriebs, nur an die Handy-App, und läuft an Schaltern und Ruhezeit vorbei — zusätzlich kommt sie als E-Mail.

Handy-App und Browser

Browser: Auf der Seite Benachrichtigungen schalten Sie unter Dieser Browser die Push-Nachrichten für genau dieses Gerät ein — der Browser fragt dann seinerseits nach der Berechtigung. Auf iPhone und iPad geht das erst, wenn Zeitflex über „Teilen → Zum Home-Bildschirm“ installiert ist (ab iOS 16.4); wie das geht, steht unter Zeitflex aufs Handy holen. Unten sehen Sie, wie viele Browser und App-Geräte angemeldet sind.

Handy-App: Unter Mehr → Benachrichtigungen einstellen gibt es eigene Schalter. Sie wirken nur auf diesem Gerät und ersetzen die Server-Seite nicht: Schalten Sie dort alles aus, meldet die App das Gerät ganz von Push-Nachrichten ab. Für Ruhezeit und Einzelabschaltung nach Art ist die Seite im Browser die eine Wahrheit.

Push ist in Zeitflex nie kritisch: Kommt eine Nachricht nicht an, geht nichts verloren — jede Information steht in der App.

Kommen Sie nicht weiter?

Kommt trotz eingeschalteter Berechtigung nichts an, schicken Sie sich zuerst eine Testnachricht; hilft das nicht, wenden Sie sich an den Support. Was nach einer vergessenen Stempelung zu tun ist, steht unter Vergessene Stempelung korrigieren; wie Schichten veröffentlicht werden, unter Schichten planen.