Wie können wir helfen?

Vom leeren Konto bis zur ersten Stempelung im Betrieb.

• Beschäftigten-Wegweiser: stempeln, melden, tauschen — was Sie selbst erledigenDie eine Seite für Beschäftigte: stempeln, Zeiten sehen, Abwesenheit melden, Schicht tauschen — und warum Sie Zeiten nicht selbst ändern.6 Min. Lesezeit
• Betrieb einrichten — die ersten 10 MinutenVom leeren Konto zum arbeitsfähigen Betrieb: Stammdaten, Arbeitszeitmodell, Zuschläge — und was Sie getrost auf später schieben können.3 Min. Lesezeit
• Daten aus Excel oder einem anderen Programm importierenMitarbeiter, Arbeitszeiten, Urlaub und Projekte aus .xlsx oder CSV übernehmen — mit Probelauf und Rücknahme.3 Min. Lesezeit
• Die erste StempelungEinstempeln, Pause, Ausstempeln — was passiert, wo es landet und wie Sie prüfen, ob es funktioniert hat.2 Min. Lesezeit
• Ein Mitarbeiter geht: deaktivieren, Austrittsdatum, was bleibtDeaktivieren statt löschen — ab der nächsten Abrechnung kostet der Platz nichts mehr, die Zeiten bleiben prüfbar, die Person verschwindet nach drei Monaten aus den Namen.7 Min. Lesezeit
• Ich komme nicht ins Konto — Passwort, Einladung, SperreIn dieser Reihenfolge prüfen: Statusseite, Passwort neu setzen, Link-Gültigkeit, Sperre abwarten — mit den echten Fristen.6 Min. Lesezeit
• Mitarbeiter einladenZugang per Einladungslink oder Terminal-PIN, Rollen richtig vergeben, Geburtsdatum nur wenn nötig — und was zu tun ist, wenn jemand die Einladung nicht findet.8 Min. Lesezeit
• Sollstunden, Arbeitszeitmodell, Rundung: die Grundeinstellungen je PersonWelche fünf Einstellungen jede spätere Rechnung bestimmen — und warum Rundung nie zulasten der Beschäftigten geht.6 Min. Lesezeit
• Zeitflex aufs Handy holenWie Sie Zeitflex auf dem Handy nutzen — heute über den Browser, mit Verknüpfung auf dem Startbildschirm.2 Min. Lesezeit

Stempeln, Pausen, Korrekturen, offline arbeiten, Projekte.

• Gleitzeit und Überstunden: Wie das Zeitkonto rechnetPlus- und Minusstunden entstehen aus Ist gegen Soll je Woche — das Gleitzeitkonto ist dasselbe Saldo mit einer vereinbarten Grenze.5 Min. Lesezeit
• Ohne Netz arbeitenWas auf Baustelle, Tour oder im Funkloch funktioniert: die Warteschlange im Browser, das Terminal ohne Netz, und was passiert, wenn der Server eine Stempelung ablehnt.25 Min. Lesezeit
• Pausen richtig erfassenWie Pausen in Zeitflex gebucht werden, was das Gesetz mindestens verlangt und warum die gesetzliche Pause auch dann abgezogen wird, wenn niemand sie stempelt.2 Min. Lesezeit
• Stempeln per Handy, Tablet oder BrowserDrei Wege, eine Aufzeichnung: Wann welcher Weg der richtige ist, was jeder kann, welche PIN-Regeln am Terminal gelten und was ohne Netz passiert.9 Min. Lesezeit
• Vergessene Stempelung korrigierenWie Sie fehlende oder falsche Zeiten nachtragen — mit Begründung, nachvollziehbar und ohne die ursprüngliche Aufzeichnung zu löschen. Und wer nach 14 Stunden erinnert wird.7 Min. Lesezeit
• Zeiten Projekten oder Baustellen zuordnenWie Sie Arbeitszeit auf Aufträge, Baustellen, Stationen oder Kostenstellen verteilen, wie Sie Zeiten nachträglich zuordnen — und was Zeitflex daraus auswertet.7 Min. Lesezeit

Schichten planen, Urlaub genehmigen, Krankmeldungen, Tausch.

• Ankündigungen: das schwarze Brett mit NachweisEine Ankündigung erreicht alle, eine Rolle, ein Projekt oder einzelne Personen — und wer sie gelesen hat, ist auf Wunsch als Nachweis festgehalten.5 Min. Lesezeit
• Dienstplan im eigenen Kalender (iPhone, Android, Outlook)Eigene Schichten und Abwesenheiten als Kalender-Abo — bis zu fünf Zugänge je Person, einzeln widerrufbar, nur lesend.6 Min. Lesezeit
• Krankmeldung erfassenWie eine Krankmeldung in Zeitflex läuft, wie das Attest sicher hochgeladen wird, wer es sehen darf — und wie ein Vertipper wieder herauskommt.8 Min. Lesezeit
• Schichten planenWochenraster, Schicht anlegen, Konflikte erkennen, Plan veröffentlichen — und was nach dem Veröffentlichen bei den Mitarbeitenden ankommt.7 Min. Lesezeit
• Schichttausch: Dienst abgeben und übernehmenWenn zwei Leute eine Schicht tauschen wollen: der geordnete Weg mit Bestätigung und Genehmigung.2 Min. Lesezeit
• Team-Chat: der Zuruf über den Hof — kein Archiv, kein NachweisDrei Zusagen: mindestens drei Personen je Gruppe, eine Frist statt eines Archivs, und die Betriebsleitung liest nie still mit.8 Min. Lesezeit
• Urlaub beantragen und genehmigenDer Weg vom Antrag bis zur Genehmigung, wie Zeitflex den Anspruch rechnet, wie ein Antrag zurückgezogen wird — und wo die Grenzen der Urlaubsverwaltung liegen.12 Min. Lesezeit
• Woche kopierenEinen bestehenden Wochenplan auf eine andere Woche übertragen — inklusive der Frage, was mit Urlaub und Feiertagen passiert.2 Min. Lesezeit

Monat abschließen, Zuschläge, Export an die Steuerkanzlei.

• Berichte: Überstunden, Soll/Ist, Lohnkosten, KrankheitsquoteVier Auswertungen über frei wählbare Zeiträume als CSV und PDF, dazu die Dienstplan-Auswertung Geplant gegen Gearbeitet — im Pro-Tarif.5 Min. Lesezeit
• DATEV-Export einrichtenDie Angaben, die Ihr Lohnbüro liefern muss, wo sie eingetragen werden — und warum die Feldzuordnung einmal freigegeben werden sollte.2 Min. Lesezeit
• Hat sich der Auftrag gelohnt? Nachkalkulation mit Budget und DeckungsbeitragDie Projektauswertung rechnet Iststunden gegen Budget und Lohnkosten gegen Auftragssumme — und sagt ausdrücklich, was in den Lohnkosten fehlt.8 Min. Lesezeit
• Korrekturen nach der SperreWenn der Fehler nach dem Monatsabschluss auffällt: warum der gesperrte Monat zubleibt, welcher eine Weg bleibt — und wofür es keinen gibt.6 Min. Lesezeit
• Monatsabschluss in 10 MinutenPrüfen, berechnen, sperren, exportieren — der vollständige Ablauf mit den vier Stellen, an denen es hakt.4 Min. Lesezeit
• Prämien und Sachbezüge erfassen — ohne SteuerfalleVier Prämienarten, und die Kategorie — nicht das Häkchen — entscheidet, ob „steuerfrei" überhaupt zulässig ist. Was Zeitflex prüft, was in den Lohnexport geht und was Sie selbst im Blick behalten.6 Min. Lesezeit
• Steuerkanzlei einladenIhrem Steuerbüro einen eigenen, ausschließlich lesenden Zugang geben, die drei Rechte richtig setzen — und den Zugang jederzeit wieder entziehen.7 Min. Lesezeit
• Stundenlohn ändern: ab wann, mit Begründung, ohne alte Monate zu verfälschenEine Lohnerhöhung gilt ab einem Monatsersten und braucht eine Begründung — abgeschlossene Monate rechnen mit dem Satz, der damals galt.3 Min. Lesezeit
• Zuschläge verstehenNacht, Sonntag, Feiertag und eigene Zulagen: Welche Zuschläge Zeitflex rechnet, wie sie sich überlagern und wo die steuerfreien Grenzen liegen.5 Min. Lesezeit

Aufzeichnungspflicht, Pausen, Minijob-Grenze, Aufbewahrung.

• § 3b: steuerfreie ZuschlägeWelche Zuschläge in welcher Höhe steuerfrei sind, welche Grundlohn-Grenzen gelten und warum Steuer und Sozialversicherung unterschiedlich rechnen.3 Min. Lesezeit
• Arbeitszeit-Prüfung: Hinweis, Warnung, Verstoß — was jede Meldung bedeutetDie Seite Arbeitszeit-Prüfung meldet Hinweis, Warnung oder Verstoß — hier steht, nach welcher Vorschrift und wie Sie es abstellen.7 Min. Lesezeit
• AufbewahrungsfristenWie lange Arbeitszeitdaten, Atteste und Lohnunterlagen aufbewahrt werden müssen, welche Fristen Zeitflex für jede Datenart hinterlegt hat und was der nächtliche Löschlauf tut.11 Min. Lesezeit
• Aufzeichnungspflicht — verständlich erklärtWer muss Arbeitszeit erfassen, was genau, seit wann — und was von der geplanten Gesetzesänderung heute schon gilt.3 Min. Lesezeit
• Auszubildende unter 18: Was Zeitflex zusätzlich prüftFür Beschäftigte unter 18 gelten strengere Grenzen als das Arbeitszeitgesetz — geprüft wird nur, wenn ein Geburtsdatum hinterlegt ist.7 Min. Lesezeit
• Betriebsrat und MitbestimmungWarum Zeiterfassung nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist, was in eine Betriebsvereinbarung gehört, welche Module Sie vorher abstimmen sollten und welche Daten Zeitflex verarbeitet.8 Min. Lesezeit
• Die Minijob-Grenze: 603 € im Jahr 2026Wie die Grenze berechnet wird, warum das Jahr zählt und nicht der Monat, was mitzählt und was nicht — und wer die Frühwarnung bekommt.9 Min. Lesezeit
• GPS beim Stempeln: was gespeichert wird, wer es sieht, wann es weg istZwei Schalter, eine Momentaufnahme beim Ein- und Ausstempeln, sechs Monate — und kein Radius, kein Tracking. Was Zeitflex mit dem Standort tut und was ausdrücklich nicht.5 Min. Lesezeit
• Pausen- und RuhezeitregelnHöchstarbeitszeit, Mindestpause, Ruhezeit und Sonntagsarbeit — die Zahlen aus dem Arbeitszeitgesetz und was Zeitflex davon prüft.3 Min. Lesezeit
• Was Zeitflex über mich speichert — die DatenauskunftJede Person holt sich ihre Auskunft nach Art. 15 DSGVO selbst — lesbar und als Datei, ohne Umweg über den Betrieb.6 Min. Lesezeit
• Zollprüfung: was Sie der Finanzkontrolle Schwarzarbeit vorlegenWelches Dokument die Finanzkontrolle Schwarzarbeit sehen will, wo Sie es in Zeitflex ziehen und warum ausgeschiedene Personen darin trotzdem stehen.5 Min. Lesezeit

Pläne, Zahlung, Empfehlungen, Kündigung und Datenmitnahme.

• Arbeitsvertrag, Nachweise, Fotos: Dokumente in ZeitflexSechs Ordner, klare Sichtbarkeit, Löschfristen ab Austritt — und warum die Steuerkanzlei hier nichts sieht.7 Min. Lesezeit
• EmpfehlungsprogrammWie Sie Guthaben für empfohlene Betriebe bekommen, was der Geworbene erhält und welche Grenzen gelten.2 Min. Lesezeit
• Konto kündigen und Daten mitnehmenWas Sie vor der Kündigung exportieren, wie Sie das Abo beenden, wie die zweistufige Löschung abläuft und welche Pflichten bei Ihnen bleiben.9 Min. Lesezeit
• Plan wechselnHoch- oder herunterstufen, was sofort wirkt, was zum Ende der Laufzeit gilt, was danach im Menü steht — und was mit Ihren Daten passiert.9 Min. Lesezeit
• Pläne und PreiseWas kostenlos, Starter und Pro enthalten, wie der Preis je aktivem Mitarbeitenden zustande kommt, was Monats- und Jahreszahlung unterscheidet und ab wann Enterprise gilt.8 Min. Lesezeit
• Welche Nachrichten Zeitflex schickt — und wie Sie nachts Ruhe habenVier Arten von Nachrichten sind einzeln abschaltbar, eine persönliche Ruhezeit hält sie zurück — und für den Team-Chat gilt eine feste Nachtruhe von 21 bis 6 Uhr.6 Min. Lesezeit
• Zahlung und RechnungenZahlungsmittel, Rechnungsadresse, Umsatzsteuer-ID, die E-Mail vor der ersten Abbuchung — und was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt.8 Min. Lesezeit
• Zeitflex an andere Systeme anbinden: API-Schlüssel und WebhooksAPI-Schlüssel mit Lese- oder Schreibrecht, fünf Webhook-Ereignisse mit Signatur — was die Schnittstelle kann und was sie bewusst nicht tut.5 Min. Lesezeit