Monatsabschluss in 10 Minuten

Der Monatsabschluss ist der Moment, in dem sich Zeitflex bezahlt macht: Aus erfassten Zeiten wird eine Datei, die das Lohnbüro verarbeiten kann. Er ist ab dem Starter-Plan enthalten.

Der Ablauf in vier Schritten

Öffnen Sie links Monatsabschluss und wählen Sie oben den Monat.

Schritt 1: Prüfen

Zeitflex listet auf, was der Abrechnung im Weg steht:

• Offene Stempelungen — jemand ist noch eingestempelt
• Fehlende Ausstempelungen an vergangenen Tagen
• Offene Abwesenheitsanträge im Zeitraum
• Arbeitszeitverstöße (Höchstarbeitszeit, Ruhezeit, Pausen)
• Minijob-Grenzen — wer ist über oder knapp davor?

Arbeiten Sie die Liste ab. Jeder Punkt ist verlinkt und führt dorthin, wo Sie ihn erledigen.

Schritt 2: Berechnen

Zeitflex rechnet je Person:

• Arbeitszeit nach § 4 ArbZG mit den Pausenregeln und Ihrer Rundungseinstellung
• Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag (siehe Zuschläge verstehen)
• Überstundensaldo gegen das Arbeitszeitmodell
• Abwesenheitstage nach Art

Sie sehen eine Vorschau je Person. Stimmt etwas nicht, gehen Sie zurück zu Schritt 1 und korrigieren Sie.

Schritt 3: Sperren

Mit dem Sperren wird der Monat festgeschrieben:

1. Auf Monat sperren klicken.
2. Bestätigen.

Ungeprüfte Tablet-Zeiten. Hat das Wand-Tablet ohne Netz gestempelt und die PIN beim Hochladen nicht bestätigen können, ist die Zeit angelegt und wird abgerechnet, steht aber unter Vorbehalt. Was davon bis zum Sperren noch nicht genehmigt ist, listet der Abschluss unter „Zeiten vom Wand-Tablet ohne bestätigte PIN" auf, und gesperrt wird erst, wenn Sie diese Liste ausdrücklich bestätigen. Ändert sich die Liste danach, bestätigen Sie erneut. Steht für eine dieser Zeilen fest, dass nie gearbeitet wurde, können Sie sie vor dem Sperren im Stundenzettel mit Begründung „nicht anerkennen" — sie fällt dann aus dieser Liste und aus der Lohnberechnung, bleibt aber im Stundenzettel, im Monatsblatt und in der Prüfungsmappe als „nicht anerkannt" mit Ihrer Begründung stehen, und die betroffene Person bekommt eine Meldung in der Glocke. Der Weg erscheint nur an Zeilen, deren Kommen ohne bestätigte PIN gebucht wurde — nicht an einer Pause, nicht an einer Zeile aus der Zeit vor September 2026 und nicht, wenn allein das Gehen ohne PIN kam. Diese Schranke hält den Weg eng, verhindert Missbrauch aber nicht: Wer Zugang zum Wand-Tablet hat, kann das Merkmal herstellen, und kürzen auf eine Minute kann jede Führungskraft jede Zeit ohnehin. Was Missbrauch aufdeckt, ist die Sichtbarkeit. Einzelheiten und die Schranken dieses Wegs: Ohne Netz arbeiten.

Danach sind die Zeiten dieses Monats nicht mehr änderbar — weder direkt noch über einen Umweg, und auch nicht durch den Inhaber (Korrekturen nach der Sperre). Die berechneten Werte werden dauerhaft festgehalten — auch dann, wenn sich später eine Stammdatenangabe ändert.

Schritt 4: Exportieren

Wählen Sie das Format:

Der Monat wechselt auf exportiert. Ihre Steuerkanzlei findet die Dateien im Kanzlei-Portal.

Das Ergebnis: Ein gesperrter Monat, festgeschriebene Werte und eine Datei beim Lohnbüro.

Die vier Stellen, an denen es hakt

„Die Sperre lässt sich nicht klicken." Es sind noch offene Stempelungen im Monat. Zeitflex verhindert bewusst, dass ein Monat mit laufender Buchung abgeschlossen wird.

„Die Stunden stimmen nicht mit meiner Rechnung überein." Meistens die Pausenregel: Ab mehr als sechs Stunden zieht Zeitflex die gesetzliche Mindestpause ab, auch wenn niemand sie gestempelt hat. Siehe Pausen richtig erfassen.

„Es fehlen Zuschläge." Entweder ist der Plan kostenlos (Zuschläge ab Starter), oder es sind keine Zuschlagsregeln hinterlegt (Einstellungen → Zuschläge), oder das Bundesland stimmt nicht und deshalb war der Tag kein Feiertag.

„Ich habe nach dem Sperren einen Fehler gefunden." Kein Grund zur Panik. Der Weg steht unter Korrekturen nach der Sperre.

Was Zeitflex NICHT macht

Ein guter Rhythmus

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn Ihr Steuerbüro die Datei nicht einlesen kann, steht die Klärung unter DATEV-Export einrichten.