Ohne Netz arbeiten

Die ehrliche Übersicht

Die App ist in Vorbereitung, aber noch nicht in den Stores eingereicht. Bis dahin tragen der Browser und das Terminal den Alltag ohne Netz — mit den Grenzen, die unten stehen.

Wie die Offline-Erfassung grundsätzlich funktioniert

Alle drei Wege — App, Browser, Terminal — arbeiten nach denselben Regeln. Das erklärt, warum dabei nichts doppelt ankommt:

1. Beim Stempeln ohne Netz wird die Buchung lokal auf dem Gerät gespeichert.
2. Das Gerät zeigt sichtbar an, dass Buchungen noch nicht übertragen sind („2 Stempelungen warten auf Netz").
3. Sobald wieder Verbindung besteht, werden sie automatisch nachgereicht — in der Reihenfolge der Stempelzeit.
4. Jede Buchung trägt eine eigene Kennung. Wird dieselbe Buchung zweimal übertragen — etwa weil die Verbindung mitten im Vorgang abbricht — erkennt der Server das und legt sie nur einmal an.

Browser: die Warteschlange

Die Stempelseite im Browser puffert Kommen und Gehen, wenn die Verbindung fehlt. Was Sie dabei wissen müssen:

• Die Seite muss schon offen sein. Zeitflex speichert keine Seiten mit Betriebsdaten auf dem Gerät — ein gecachter Stundenzettel von gestern sähe aus wie die Wahrheit. Wer ohne Netz die App neu lädt oder sich neu anmeldet, sieht deshalb die Seite „Keine Verbindung". Wer die Stempelseite bereits geöffnet hat, stempelt weiter.
• Der Knopf zeigt den Stand einschließlich der wartenden Stempelungen. Nach einem Offline-Kommen steht dort „Ausstempeln", auch wenn der Server noch nichts weiß.
• Die Übertragung läuft von selbst. Auf Android auch dann, wenn der Browser-Tab längst geschlossen ist. Auf dem iPhone geschieht sie, sobald die Seite das nächste Mal geladen wird oder wieder online geht — lassen Sie die App dort also einmal kurz öffnen, wenn Sie wieder Empfang haben.
• Sie sehen, was noch fehlt. Die Statuszeile nennt die Zahl der wartenden Stempelungen; leer heißt: alles übertragen.

Pausen lassen sich im Browser ohne Netz nicht buchen — die Warteschlange kennt nur Kommen und Gehen. Mit Netz buchen Sie eine Pause, indem Sie ausstempeln und mit Pause wieder einstempeln; eine ohne Netz nicht erfasste Pause trägt die Führung später nach.

Terminal ohne Netz: 72 Stunden

Das Wand-Terminal ist für die Halle, den Keller und die Baustelle gebaut — also genau für Orte ohne Netz. Es startet auch nach einem Stromausfall ohne Verbindung und zeigt die Personenkacheln aus seinem letzten bekannten Stand.

• Der Stand hält 72 Stunden. Ein Wochenende plus Feiertag legt das Terminal nicht lahm. Nach drei Tagen ohne Netz zeigt es keine Kacheln mehr, sondern die Anweisung, Kommen- und Gehen-Zeiten von Hand zu notieren und im Büro nachtragen zu lassen. Wer so lange kein Netz hat, hat ein Infrastrukturproblem, das ein stillschweigend weiterlaufendes Tablet nur verdecken würde.
• Ab 12 Stunden steht das Alter dran. Nach einer Nachtschicht ist der Stand vom Vortag — normal, aber das Terminal sagt es. Wer neu eingestellt wurde, nachdem das Terminal das letzte Mal Netz hatte, fehlt auf dem Tablet und notiert seine Zeiten auf Papier.
• Nur Kommen und Gehen. Pausen laufen über die App oder den Browser.
• Die PIN wird versiegelt mitgenommen. Ohne Netz kann das Terminal nicht prüfen, ob die PIN stimmt. Es verschlüsselt die Eingabe so, dass nur der Server sie lesen kann — auf dem Tablet liegt nie eine PIN im Klartext, auch nicht als Hash. Geprüft wird beim Hochladen.
• Zeit ja, Zuordnung unter Vorbehalt. Stellt sich beim Hochladen heraus, dass die PIN falsch war oder nicht geprüft werden konnte, wird die Stempelung trotzdem angelegt — die geleistete Arbeit darf nicht an einer vertippten Ziffer verschwinden — aber als ungeprüft gekennzeichnet, und das Tablet weist die Person an, sich im Büro zu melden. Die Zeit wird aufgezeichnet und abgerechnet, steht aber unter Vorbehalt, bis die Führung sie genehmigt oder beim Monatsabschluss ausdrücklich bestätigt. Das entscheidet ein Mensch, keine Software — siehe den Abschnitt „Wenn das Tablet ‚PIN nicht bestätigt‘ meldet" weiter unten.

Wenn der Server ablehnt

Die meisten wartenden Stempelungen werden beim Hochladen einfach übernommen. In einigen Fällen lehnt der Server ab — und dann gilt: Der Server gewinnt. Eine abgelehnte Stempelung wird nicht wiederholt und nicht stillschweigend gelöscht. Sie bleibt in einem roten Kästchen stehen, bis die Person sie quittiert hat, mit dem Hinweis, dass sie nicht gezählt wurde.

Die Tabelle nennt jeden Grund, aus dem eine hochgeladene Stempelung abgewiesen wird, und den Satz, den das Gerät dabei anzeigt. Die ersten acht Gründe gelten für jeden Weg — Browser, App und Terminal. Die letzten drei sind mit dem Weg benannt, für den sie gelten.

Zwei Fälle, in denen gar keine Ablehnung ankommt

Der Satz „einmal sichtbar abgelehnt" oben gilt für den Browser und die App. Am Wand-Tablet gibt es zwei Fälle, in denen der Server die ganze Sendung zurückweist statt einzelner Stempelungen — dann bekommt das Tablet gar kein Ergebnis je Stempelung, und es steht auch kein rotes Kästchen da:

• Zwei Ereignisse mit derselben Kennung. Eine Sendung trägt bis zu 50 Stempelungen mehrerer Personen; eine einzige doppelte Kennung weist den ganzen Stapel ab („Zwei Ereignisse dieser Sendung tragen dieselbe Kennung. Die Sendung wurde nicht übernommen — bitte im Büro melden." Diesen Satz zeigt das Tablet allerdings nicht an). Verloren geht dabei nichts: Das Tablet hat nichts quittiert bekommen, behält alles und stempelt normal weiter — es kommt nur nichts an, bis jemand im Büro nachsieht. Zu sehen ist das allein daran, dass die Statuszeile „Online" meldet und die Zahl der wartenden Stempelungen trotzdem stehen bleibt. Das Tablet kann diesen Stapel auch nicht selbst auflösen; deshalb sagt die Meldung „bitte im Büro melden" und nicht „erneut versuchen". Melden Sie sich im Büro, lassen Sie die Zeiten nachtragen und melden Sie das Gerät über Support.
• Ein Fehler beim Speichern. Auch dann wird nichts quittiert. Das Gerät behält die Stempelung und versucht es beim nächsten Mal erneut — das ist Absicht: Eine verlorene Arbeitszeit wäre der schlechtere Ausgang, und was schon angekommen ist, erkennt der Server an der Kennung wieder.

In allen Fällen ist der Weg derselbe: Die Führung trägt die Zeit im Stundenzettel über Zeit nachtragen ein, mit Begründung. Wie das geht, steht unter Vergessene Stempelung korrigieren.

Die Terminal-Antwort „PIN nicht bestätigt" ist keine Ablehnung: Die Zeit ist angelegt, nur ungeprüft. Was das heißt, steht im nächsten Abschnitt.

Wenn das Tablet „PIN nicht bestätigt" meldet

Das Tablet hat die Stempelung ohne Netz angenommen und die PIN versiegelt mitgenommen. Beim Hochladen konnte der Server nicht feststellen, dass wirklich die Person auf der Kachel gestempelt hat. Die Gründe, die vorkommen:

• Die eingegebene PIN war falsch — meist eine vertippte Ziffer.
• Für die Person war keine PIN hinterlegt.
• An diesem Gerät gab es zu viele Fehlversuche für diese Person.
• Das Tablet konnte die PIN gar nicht versiegeln (kein sicherer Kontext im Browser).
• Das versiegelte Paket ließ sich beim Hochladen nicht mehr öffnen — weil es beschädigt ist, weil der Serverschlüssel inzwischen gewechselt wurde, oder weil jemand es auf eine andere Person umgehängt hat.

Die Zeit ist in jedem dieser Fälle aufgezeichnet. Sie trägt in der Notiz den Vermerk „[Offline am Terminal erfasst – PIN nicht bestätigt]" und ist als ungeprüft gekennzeichnet.

Für Mitarbeitende: was das bedeutet und was Sie tun

• Ihre Zeit ist da. Sie müssen nichts nachstempeln und nichts auf Papier nachreichen.
• Melden Sie sich im Büro und sagen Sie, ob Kommen und Gehen so stimmen. Die Führung genehmigt den Eintrag dann oder berichtigt ihn.
• Waren Sie es nicht? Wenn Sie zu dieser Zeit gar nicht gestempelt haben, sagen Sie das ausdrücklich — dann hat jemand anderes an Ihrer Kachel gestempelt, und das muss die Führung wissen, bevor sie den Monat abschließt.
• Passiert es öfter, lassen Sie sich von der Führung eine neue PIN geben (siehe Ich komme nicht ins Konto).
• Ihre Zeit wurde „nicht anerkannt"? Dann hat die Führung entschieden, dass diese Stempelung nicht von Ihnen stammt. Sie bekommen darüber eine Meldung in Zeitflex — dieselbe Glocke, über die auch Urlaubs- und Korrekturentscheidungen kommen —, und zwar mit der Begründung. Haben Sie Push eingeschaltet, kommt die Nachricht zusätzlich sofort auf Ihr Gerät. Betroffen sein können nur Stempelungen, deren Kommen ohne bestätigte PIN gebucht wurde — eine Pause nie, und eine Zeile aus der Zeit vor September 2026 ebenfalls nicht.
• Verlassen Sie sich dabei nicht auf die Glocke — verlassen Sie sich auf die Zeile. Eine Meldung wird 90 Tage nach ihrer Entstehung gelöscht, gelesen oder nicht, und die Glocke zeigt nur die 20 jüngsten. Bei viel Betrieb kann Ihre Meldung also nach unten rutschen, und nach einem Vierteljahr ist sie weg. Der dauerhafte Nachweis ist etwas anderes: Die ursprüngliche Aufzeichnung wird nicht gelöscht, sondern nur außer Kraft gesetzt. In Ihrem Stundenzettel bleibt die Zeile stehen — deutlich gekennzeichnet und durchgestrichen, mit Datum, Namen und Begründung, ohne Stundenwert in der Summe. Ebenso im Monatsblatt und in der Prüfungsmappe. Sie haben also etwas in der Hand, auch lange nachdem die Meldung verschwunden ist.
• Und wenn Sie doch gearbeitet haben? Widersprechen Sie **in der Anwendung, an der Zeile selbst**: Klappen Sie den Tag in Ihrem Stundenzettel auf und wählen Sie an der durchgestrichenen Zeile „Ich habe diese Zeit gearbeitet". Eine Begründung ist Pflicht; daraus entsteht ein Antrag, den die Betriebsleitung sieht und entscheidet — Inhaberin, Inhaber oder Ihre Schichtleitung; Zeitflex selbst entscheidet das nicht. Gibt die Führung Ihnen recht, nimmt sie die Aberkennung zurück: Dieselbe Zeile gilt dann wieder, es entsteht keine zweite Fassung, und die Stunde zählt wieder als Arbeitszeit. Zwei Grenzen dieses Knopfes, damit Sie ihn nicht vergeblich suchen. Erstens steht er nur, solange der Monat dieser Zeit noch offen ist; ist der Monat abgeschlossen (gesperrt), steht er nicht mehr, und ein Widerspruch geht dann nur noch außerhalb der Anwendung — über die Betriebsleitung, siehe Korrektur nach der Sperre. Zweitens sehen Konten mit einer Führungsrolle ihn nicht: Wurde die eigene Zeit einer Führungskraft aberkannt, **nimmt eine andere Führungskraft die Aberkennung an der Zeile selbst zurück** — über sich selbst ist niemand Zeuge. Der Neueintrag kommt erst danach, nicht davor. Nur wenn die Rücknahme nicht mehr geht, trägt die Führung die Zeit mit Begründung neu ein (siehe Vergessene Stempelung korrigieren). Diese Reihenfolge ist keine Förmlichkeit: Steht über derselben Spanne erst einmal ein Nachtrag, ist die Rücknahme dauerhaft versperrt — dasselbe sagt Ihrer Führung weiter unten der Abschnitt „Für die Führung". Kommen Sie dort nicht weiter, ist der Betriebsrat Ihre Anlaufstelle, sofern es einen gibt (Betriebsrat und Mitbestimmung) — und Ihre eigene Aufzeichnung können Sie sich jederzeit über die Datenauskunft geben lassen (siehe Was Zeitflex über mich speichert).

Und wenn Ihr Widerspruch genehmigt wurde, aber nichts mehr zurückzunehmen war? Auch dafür gibt es eine Antwort, statt dass der Antrag auf „genehmigt" stehen bleibt und nie etwas geschieht. Zeitflex schließt ihn dann mit einem benannten Ausgang, hält den Vorgang im Protokoll fest und schickt Ihnen dazu eine Meldung. Drei Lagen, drei verschiedene Antworten:

• „Zeit inzwischen nachgetragen". Die Stunde ist bereits wieder da, nur über einen anderen Weg: Die Führung hat sie als neuen Eintrag erfasst, statt die Aberkennung an der alten Zeile zurückzunehmen. Damit ist Ihr Widerspruch erfüllt — die Zeit steht in Ihrem Stundenzettel unter diesem Tag als neue Zeile. Wie sie dort heute steht, sehen Sie an dieser Zeile. Die alte, durchgestrichene Zeile bleibt daneben stehen; sie ist Ihr Nachweis, dass es die Aberkennung gab, und zählt weiterhin in keine Summe. Sehen Sie die neue Zeile an: Stimmen Kommen und Gehen dort nicht mit dem überein, was Sie beantragt hatten, stellen Sie an ihr eine Korrektur.
• „Zeit inzwischen teilweise nachgetragen". Über dieselbe Spanne steht inzwischen eine andere Zeile in Ihrem Stundenzettel — sie deckt Ihren Widerspruch aber nicht vollständig ab. Die Meldung nennt deshalb beide Spannen: die, die aberkannt wurde, und die, die heute dasteht. Zurücknehmen lässt sich die Aberkennung trotzdem nicht, weil dieselbe Stunde sonst zweimal im Nachweis stünde. Ihr Widerspruch ist damit nicht erledigt, und der Antrag bleibt sichtbar offen — Zeitflex behauptet hier keinen Abschluss, den es nicht gab. Für den Rest gibt es in der Anwendung keinen Knopf. Ihre Führung sieht sich den Tag an und entscheidet; ob dabei ein Nachtrag möglich ist, hängt daran, ob der Monat noch offen ist — ist er es nicht, gilt derselbe Weg wie im nächsten Punkt.
• „Monat inzwischen gesperrt". Hier kommt die Stunde über diesen Antrag nicht zurück: Der Abrechnungsmonat wurde abgeschlossen, bevor die Rücknahme ausgeführt war, und ab da weist Zeitflex sie ab. Der Ausgang sagt das so und behauptet keine Erledigung. Eine einmal gesetzte Monatssperre nimmt Zeitflex nicht zurück — das kann auch die Inhaberin nicht, und ob der Lohn schon gelaufen ist, ändert daran nichts. Was hilft, ist der Nachtrag im laufenden Monat: Die Führung erfasst die Stunde dort neu, stellt in der Begründung den Bezug zum alten Tag her und informiert das Lohnbüro. Dieser eine Weg steht Schritt für Schritt in Korrektur nach der Sperre — nennen Sie Ihrer Führung oder dem Lohnbüro den Tag. Ihr Nachweis bleibt die durchgestrichene Zeile im Stundenzettel.

Für die Führung: finden, genehmigen, bestätigen

• Die Zeit wird abgerechnet, aber unter Vorbehalt. Zurückgehalten wird sie absichtlich nicht: Nach dem Monatsabschluss käme sie sonst nie mehr in die Lohnabrechnung, und gearbeitete Stunden würden verfallen. Die ungeprüfte Zeit steht also in den Stunden wie jede andere. Stehen bleibt die Kennzeichnung — und der Monat lässt sich erst schließen, wenn Sie eines von zwei Dingen getan haben: die Zeit genehmigen bzw. an der Zeile freigeben, oder sie beim Monatsabschluss ausdrücklich bestätigen. Die Freigabe an der Zeile nimmt die Kennzeichnung weg; die Bestätigung beim Abschluss lässt sie stehen — als Herkunftsnachweis in Stundenzettel, Monatsblatt und Prüfungsmappe.
• Genehmigen. Im Stundenzettel der Person, wie jede andere Zeit. Damit ist die Kennzeichnung für die Zeiten anderer Personen erledigt. Genehmigen gilt für die offenen Einträge der Person im gewählten Monat — sehen Sie sich den ungeprüften Eintrag also vorher an. Zeiten von Führungskräften gibt die Inhaberin oder der Inhaber frei. **Ihre eigenen** Zeiten werden mitgenehmigt, behalten die Kennzeichnung aber: Der Stundenzettel sagt das in der Rückfrage vor dem Genehmigen ausdrücklich, und die Zeiten tauchen beim Monatsabschluss wieder auf.
• Oder einzeln an der Zeile. Die betroffene Zeile trägt im Stundenzettel das Zeichen „Ohne PIN". Solange der Monat offen ist, steht daneben der Knopf **„Vorbehalt aufheben"** — er erledigt die Kennzeichnung für genau diese eine Zeile, ohne die übrigen offenen Einträge der Person mitzunehmen. Das ist der sicherere Weg. In einem gesperrten Monat erscheint er nicht.
• An der eigenen Zeile hebt ihn niemand auf — auch die Inhaberin nicht. Gehört die gekennzeichnete Zeit Ihnen selbst, steht dort kein Knopf, sondern der Hinweis **„Ihre eigene Zeit — Bestätigung beim Monatsabschluss"**. Das gilt für jede Rolle, ausdrücklich auch für das Inhaber-Konto: Die PIN beantwortet, wer gestempelt hat, und darüber ist niemand Zeuge seiner selbst. Ihr Weg ist der Monatsabschluss — dort steht die Zeit als „Ihre eigene Zeit", und Ihre Bestätigung wird mit Name und Zeitpunkt protokolliert. Verloren geht dabei nichts: Die Stunden sind gebucht und werden bezahlt wie jede andere Arbeitszeit.
• Was das in einem Betrieb mit nur einem Führungskonto bedeutet. Dann gibt es für Ihre eigenen Zeiten keine zweite Person, und die Bestätigung beim Monatsabschluss ist Ihre eigene. Zeitflex verspricht dort keine Prüfung durch jemand anderen — das wäre eine Zusage, die die Anwendung nicht halten kann. Was es leistet: Die Zeit bleibt gekennzeichnet, sie erscheint im Abschluss ausdrücklich als Ihre eigene, Ihre Bestätigung steht im Protokoll, und die Herkunft bleibt in Stundenzettel, Monatsblatt und Prüfungsmappe sichtbar. Wer nachher prüft — Steuerberatung, Rentenversicherung, Zoll —, sieht also beides: dass die Zeit ohne bestätigte PIN entstand und dass Sie selbst sie bestätigt haben.
• Beim Monatsabschluss bestätigen. Was bis zum Sperren noch gekennzeichnet ist, listet der Monatsabschluss unter „Zeiten vom Wand-Tablet ohne bestätigte PIN" auf — je Person mit den betroffenen Tagen und der Stundensumme, nicht als Einzeleinträge. Gesperrt wird erst, wenn Sie diese Liste ausdrücklich bestätigen. Ändert sich die Liste, nachdem Sie bestätigt haben, gilt die Bestätigung für die neue Liste nicht, und Sie bestätigen erneut. Wollen Sie die einzelne Zeile sehen, öffnen Sie vorher den Stundenzettel der Person.
• Berichtigen hebt den Vorbehalt nicht auf. Stimmt die Zeit nicht, korrigieren Sie sie mit Begründung. Die Kennzeichnung bleibt danach stehen, auch wenn die Korrektur eine neue Notiz mitbringt: Eine Korrektur sagt, wann gearbeitet wurde — die PIN sagt, wer gestempelt hat, und diese Frage ist damit noch offen.
• Stimmt nur die Uhrzeit nicht? Dann ist die Korrektur mit Begründung der Weg: Bringen Sie die Zeile auf die tatsächlich gearbeitete Zeit. Die Begründung bleibt als Beleg an der Zeile, die alte Fassung ebenso. Vor dem Sperren müssen Sie die Zeile trotzdem genehmigen oder beim Monatsabschluss bestätigen, sonst schließt der Monat nicht; die Bestätigung heißt „ich habe hingesehen", nicht „die Stunden sind geleistet".
• Hat die Person gar nicht gearbeitet? Wissen Sie sicher, dass diese Zeit nie gearbeitet wurde — jemand hat am Tablet für eine andere Person gestempelt —, dann kürzen Sie die Zeile bitte nicht auf eine Minute. Das behauptete im Nachweis, es sei eine Minute gearbeitet worden; eine Fälschung ist schlechter als ein sauberes „nicht anerkannt". Für diesen Fall steht an der gekennzeichneten Zeile im Stundenzettel der Weg „Zeit nicht anerkennen". Er ist absichtlich eng, und jede Schranke hat ihren Grund:
• Nur, wenn schon das KOMMEN ohne bestätigte PIN gebucht wurde. Er erscheint ausschließlich an Zeilen, deren Beginn ohne bestätigte PIN entstanden ist — und nicht an jeder Zeile, die das Zeichen „Ohne PIN" trägt. Der Unterschied ist keine Feinheit: Dieses Zeichen setzt auch ein Gehen ohne bestätigte PIN, und zwar an der bereits laufenden Zeile. Ist geklärt, wer gekommen ist, fehlt der Weg.
• Zeiten von vor der Umstellung bleiben außen vor. Bis September 2026 hat Zeitflex nicht getrennt festgehalten, welche der beiden Hälften ohne bestätigte PIN gebucht wurde. Für ältere Zeilen lässt sich das rückwirkend nicht sicher sagen, und geraten wird hier nicht: Diese Zeilen sind ausschließlich korrigierbar, der Weg „nicht anerkennen" erscheint an ihnen nicht. Lieber kein Weg als ein missbrauchbarer.
• Nur an einer Arbeitszeit, nie an einer Pause. Eine Pause ist unbezahlte Zeit; sie aus der Zeile zu nehmen würde die bezahlte Arbeitszeit verlängern statt sie zu kürzen — die Wirkung stünde auf dem Kopf. Stimmt eine Pause nicht, ist die Korrektur mit Begründung der Weg.
• Nie auf der eigenen Zeile. Vier Augen, ausdrücklich auch für das Inhaber-Konto — dieselbe Regel wie beim Aufheben des Vorbehalts: Über sich selbst ist niemand Zeuge.
• Nur mit Begründung, und vollständig protokolliert. Wer, wann, warum und welche Zeile steht im Prüfprotokoll. Ohne Begründung geht es nicht weiter.
• Nur im offenen Monat. In einem gesperrten Monat ist der Abschluss gelaufen; dort erscheint der Weg nicht.
• Nur an einer beendeten Zeit. Für eine noch laufende Stempelung ist es zu früh — sie geht ohnehin in keine Abrechnung, solange sie offen ist. Warten Sie das Ausstempeln ab, oder die betroffene Person verwirft ihre laufende Zeit selbst.
• Die Aufzeichnung bleibt lesbar. Gelöscht wird nichts. Die ursprüngliche Fassung wird nur außer Kraft gesetzt; was sie aufgezeichnet hat, steht weiter im Prüfprotokoll und im Nachweis — die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG endet nicht damit, dass jemand eine Zeit bestreitet.
• Im Nachweis sichtbar. In Monatsblatt und Prüfungsmappe steht die Zeile weiter, als „nicht anerkannt" mit Ihrer Begründung. Eine fehlende Stunde ohne Spur ist bei einer Prüfung schlimmer als eine benannte.
• Die betroffene Person erfährt es — zweimal, und unterschiedlich lange. Sie bekommt eine Meldung in Zeitflex, dieselbe Glocke, über die auch Urlaubs- und Korrekturentscheidungen kommen, mit Ihrer Begründung; zusätzlich geht eine Push-Nachricht auf ihr Gerät, sofern sie Push eingeschaltet hat und gerade keine persönliche Ruhezeit läuft. Beides ist die schnelle Kenntnis, nicht der Nachweis: Eine Meldung wird 90 Tage nach ihrer Entstehung gelöscht — gelesen oder nicht —, und die Glocke zeigt nur die 20 jüngsten. Der Nachweis ist die Zeile: Sie bleibt im Stundenzettel der Person stehen, durchgestrichen und als „nicht anerkannt am … von … — …" gekennzeichnet, ohne Stundenwert in der Summe, mit dem Widerspruchsweg daneben.
• Und was diese Schranken NICHT leisten. Sie halten den Weg eng — Missbrauch verhindern sie nicht, und wir behaupten das hier auch nicht. Das Merkmal, an dem der Weg hängt, heißt nicht „ungeklärt, wer gearbeitet hat", sondern „die PIN des Kommens wurde nicht bestätigt", und dafür gibt es fünf Gründe, von denen nur einer eine falsche PIN ist; die anderen vier sind: eine Sperre nach dem sechsten Fehlversuch, ein Tablet ohne sicheren Kontext oder Serverschlüssel, ein nicht zu öffnender PIN-Nachweis, und eine Person, für die gar keine PIN hinterlegt ist. Wer Zugang zum Wand-Tablet hat, kann das Merkmal also selbst herstellen — sechsmal falsch tippen genügt, und danach trägt die ehrlich mit richtiger PIN gestempelte Schicht den Vorbehalt. Und wer Arbeitszeit verschwinden lassen will, braucht diesen Weg ohnehin nicht: **Jede Führungskraft kann jede Zeit im offenen Monat per Korrektur auf eine Minute kürzen** — ohne PIN-Merkmal und ohne das zweite Paar Augen. Was Missbrauch aufdeckt, ist deshalb nicht die Enge der Tür, sondern die Sichtbarkeit: Die Zeile bleibt stehen, die betroffene Person wird benachrichtigt, der Vorgang steht mit Namen, Zeitpunkt und Begründung im Nachweis und im Prüfprotokoll.

Die nicht anerkannte Zeit fällt damit aus der Lohnberechnung und aus der Menge, die Sie genehmigen oder beim Monatsabschluss bestätigen müssen — sie hält den Abschluss also nicht mehr auf. Aus dem Stundenzettel fällt sie nicht: Dort steht sie weiter, durchgestrichen und mit Ihrer Begründung, für die betroffene Person wie für Sie. Endgültig ist die Entscheidung nicht: Stellt sich heraus, dass doch gearbeitet wurde, wird die Aberkennung an der Zeile selbst zurückgenommen — dieselbe Zeile gilt dann wieder, es entsteht keine zweite Fassung. Dafür gibt es zwei Wege, und welcher gilt, entscheidet sich daran, wem die Zeile gehört, nicht daran, wer entschieden hat. Haben Sie eine fremde Zeile aberkannt und merken den Fehler selbst, nehmen Sie Ihre eigene Entscheidung an derselben Zeile zurück — ohne Antrag und ohne zweites Augenpaar, aber mit Pflichtbegründung; der Vorgang steht mit Ihrem Namen, dem Zeitpunkt und diesem Grund im Prüfprotokoll, und die betroffene Person bekommt eine Meldung. Denselben Knopf benutzen Sie, wenn Sie einem Widerspruch recht geben. Wurde die eigene Zeit einer Führungskraft aberkannt, nimmt eine andere Führungskraft die Aberkennung an der Zeile selbst zurück: Auf der eigenen Zeile steht der Knopf nie — über sich selbst ist niemand Zeuge, dieselbe Regel wie beim Aberkennen. Das zweite Augenpaar hängt hier also an der Zeile, nicht an der Entscheidung. Tragen Sie die Zeit dafür nicht vorher neu ein. Steht über derselben Spanne erst einmal ein Nachtrag, ist die Rücknahme dauerhaft versperrt — sonst stünde dieselbe Stunde zweimal im Nachweis und würde doppelt bezahlt. Und was das in einem Betrieb mit nur einem Führungskonto bedeutet: Die Zeiten der Belegschaft bleiben rücknehmbar — dasselbe Konto, das aberkannt hat, nimmt die Aberkennung an der Zeile auch wieder zurück. Ein zweites Augenpaar gibt es dabei nicht, und Zeitflex verspricht dort auch keines; was bleibt, ist die Sichtbarkeit: Pflichtbegründung, Meldung an die betroffene Person, Name und Zeitpunkt im Prüfprotokoll. Die eigene Zeit dieses Kontos kann dort gar nicht erst aberkannt werden (auf der eigenen Zeile steht der Weg nie); ist sie es noch aus einer Zeit mit zwei Führungskonten, bleibt die Rücknahme versperrt. Offen bleibt dann der Neueintrag mit Begründung (siehe Vergessene Stempelung korrigieren); die aberkannte Zeile bleibt daneben stehen, beide Vorgänge sind im Nachweis lesbar. Auch sonst wird die Zeit nur dann neu eingetragen, wenn die Rücknahme nicht mehr geht, etwa weil die Zeile inzwischen eine neuere Fassung hat — im gesperrten Monat über Korrektur nach der Sperre. Entscheiden Sie also vor dem Sperren, und nur, wenn Sie es wirklich wissen.

Was Sie heute außerdem tun können

Für Baustellen und Touren ohne Empfang:

1. Am Betriebshof stempeln lassen, wo Netz ist. Ob der Weg vom Betrieb zur Baustelle als Arbeitszeit zählt, regeln Arbeits- oder Tarifvertrag — Zeitflex entscheidet das nicht.
2. Oder: Die Stempelseite im Handy-Browser vor der Abfahrt öffnen und offen lassen. Dann stempeln alle im Funkloch, und die Übertragung geschieht auf der Rückfahrt.
3. Oder: Zeiten auf einem Zettel notieren und durch die Führung nachtragen lassen. Der Weg steht unter Vergessene Stempelung korrigieren.

Für Betriebe mit wackligem WLAN:

Stellen Sie das Tablet-Terminal per LAN-Adapter fest ans Netz oder geben Sie ihm eine eigene SIM-Karte. Die 72 Stunden sind ein Sicherheitsnetz für den Ausfall, kein Dauerbetrieb: Ohne Netz veraltet die Personenliste, und die PIN-Prüfung wird auf später verschoben.

Wenn Zeitflex selbst gestört ist

Sehen Sie auf der Statusseite nach. Dort steht in Klartext, welche Bereiche betroffen sind und seit wann. Bei einer Störung des Stempelns gilt: Wer die Stempelseite offen hat, stempelt weiter in die Warteschlange; alle anderen erfassen auf Papier (Name, Datum, Beginn, Ende, Pause) und tragen nach, sobald es wieder läuft.

Häufige Fragen

Ich habe im Funkloch eingestempelt, dann am Rechner ausgestempelt. Was zählt?

Beides zählt, in aller Regel. Widerspricht der Server beim Ausstempeln („kein laufender Eintrag"), lädt die Seite zuerst alles Wartende hoch — Ihr Offline-Kommen geht dabei mit und wird übernommen, danach wirkt der zweite Druck auf Ausstempeln. Nur wenn der Widerspruch danach bestehen bleibt, wird genau die eine widersprechende Stempelung als nicht zustellbar markiert und Ihnen angezeigt; die Führung trägt die Zeit dann nach.

Mein Kommen war quittiert und wird später doch als abgelehnt angezeigt. Wieso?

Weil das Gehen derselben Sendung abgewiesen wurde. Ein Kommen ohne Gehen bliebe sonst als laufender Eintrag stehen — und ein laufender Eintrag hält den Monatsabschluss des ganzen Betriebs an. Deshalb nimmt der Server das Kommen zurück, das er in derselben Sendung angelegt hat, und zieht seine Antwort darauf von „übernommen" auf abgelehnt. Das Gerät zeigt dann „Die zugehörige Ausstempelung wurde nicht übernommen – diese Einstempelung wurde deshalb ebenfalls zurückgenommen." Die Arbeitszeit ist damit nirgends verbucht: Lassen Sie Kommen und Gehen zusammen im Büro als Nachtrag mit Begründung erfassen.

Das greift innerhalb einer Sendung. Kam das Kommen schon früher an und wird erst das Gehen einer späteren Sendung abgewiesen, bleibt das Kommen als laufender Eintrag stehen und wird im Büro aufgelöst.

Das Terminal zeigt „Stand zu alt". Was tun?

Das Terminal hatte mehr als 72 Stunden kein Netz, und die Namensliste ist damit nicht mehr verlässlich — es könnte jemand ausgeschieden sein. Notieren Sie Kommen- und Gehen-Zeiten von Hand, lassen Sie sie im Büro nachtragen und bringen Sie das Tablet wieder ans Netz — danach holt es sich die aktuelle Liste und lädt alle wartenden Stempelungen hoch.

Muss ich das Handy nach der Rückkehr extra öffnen?

Auf Android nicht — der Browser lädt die Warteschlange im Hintergrund hoch. Auf dem iPhone ja: Öffnen Sie die Stempelseite einmal, sobald Sie wieder Empfang haben. Die Statuszeile zeigt, ob noch etwas wartet.

Ich habe die PIN am Terminal ohne Netz falsch eingegeben. Ist die Zeit weg?

Nein. Die Stempelung wird beim Hochladen angelegt und als ungeprüft gekennzeichnet. Melden Sie sich im Büro — die Führung genehmigt den Eintrag, korrigiert ihn mit Begründung oder bestätigt ihn beim Monatsabschluss. Mehr unter „Wenn das Tablet ‚PIN nicht bestätigt‘ meldet" weiter oben.

Kommen Sie nicht weiter?

Melden Sie sich über Support und beschreiben Sie, wo genau das Netz fehlt. Für manche Fälle (Betriebshof ohne Empfang, Keller, Tiefgarage) gibt es Lösungen, die nichts mit Software zu tun haben. Welche Stempelwege es gibt, steht unter Stempeln — die Wege; das Nachtragen unter Vergessene Stempelung korrigieren.