Stempeln per Handy, Tablet oder Browser

Es gibt drei Wege in dieselbe Aufzeichnung. Welcher passt, hängt vom Betrieb ab — nicht von der Technik.

Alle drei erzeugen denselben Zeiteintrag. Im Verlauf eines Eintrags im Stundenzettel steht, über welchen Weg gebucht wurde: „WEB" für eine Stempelung im Browser, „STEMPELUHR" für das Terminal, „MANUELL" für einen Nachtrag von Hand. Nachgelieferte Stempel aus der Offline-Warteschlange des Browsers und Stempelungen aus der eigentlichen Handy-App tragen „API", übernommene Altdaten „IMPORT". Über die Schnittstelle mit API-Schlüssel lässt sich nichts buchen — sie liest nur.

Weg 1: Browser

1. Bei Zeitflex anmelden.
2. Auf dem Dashboard auf Einstempeln klicken.
3. Am Feierabend auf Ausstempeln.

Die Stempeluhr steht auf dem Dashboard, und nur dort. Solange ein Eintrag läuft, zeigt sie die laufende Zeit; wer zwischendurch auf eine andere Seite wechselt, kommt über das Dashboard wieder an den Knopf.

Fällt das Netz kurz aus, geht der Stempel nicht verloren: Der Browser legt ihn in eine Warteschlange und liefert ihn nach, sobald wieder Verbindung besteht. Die Uhrzeit des Geräts im Moment des Klicks ist die Stempelzeit, nicht der Zeitpunkt der Nachlieferung. Wie das im Einzelnen läuft, steht unter Ohne Netz arbeiten.

Weg 2: Handy

Der Ablauf ist derselbe wie im Browser. Wenn Sie sich Zeitflex auf den Startbildschirm legen, ist es zwei Fingertipps entfernt — siehe Zeitflex aufs Handy holen.

Weg 3: Tablet-Terminal an der Wand

Das Terminal ist eine eigene Ansicht mit großen Kacheln, eine je Person. Es ist für ein Gerät gedacht, das im Betrieb hängt und das alle benutzen.

Einrichten (einmalig, durch Inhaber oder Führung):

1. Einstellungen → Terminal öffnen und prüfen, dass der Schalter **Terminal-Modus aktivieren** an ist.
2. Unter Terminal-Geräte ein neues Gerät anlegen. Zeitflex zeigt genau einmal einen Kopplungscode — als Text in der Form ABCD-EFGH und als QR-Code.
3. Am Tablet die Adresse /terminal öffnen und den Kopplungscode eintragen oder den QR-Code scannen.
4. Für jede Person, die am Terminal stempeln soll, unter Einstellungen → Terminal in der PIN-Liste eine 6-stellige PIN vergeben.

Der Kopplungscode ist 60 Minuten gültig und nur einmal einlösbar. Danach müssen Sie einen neuen erzeugen. Das Alphabet lässt die Zeichen I, O, 0 und 1 bewusst weg, weil sie beim Abtippen verwechselt werden.

Benutzen (durch die Belegschaft):

1. Eigene Kachel antippen.
2. PIN eingeben.
3. Der Stempelvorgang wird bestätigt, die Ansicht springt zurück zur Kachelübersicht.

PIN-Regeln

• Sechs Stellen, nur Ziffern. Vierstellige PINs aus der Anfangszeit funktionieren noch, sollten aber ersetzt werden — das Terminal weist nach dem Stempeln darauf hin, und die PIN-Liste in den Einstellungen markiert sie zur Erneuerung.
• Die PIN vergibt die Führung, nicht die Person selbst: Inhaber und Manager setzen, ändern und entfernen PINs unter Einstellungen → Terminal. Die PIN wird verschlüsselt gespeichert; auch die Führung sieht nur, ob eine PIN gesetzt ist und wie viele Stellen sie hat — nie die PIN selbst.
• Ohne PIN und ohne Badge kein Terminal. Wer weder eine PIN noch ein Badge hat, kann dort nicht stempeln. Wird eine PIN entfernt, geht es für diese Person am Terminal nur noch mit Badge — oder, ohne Badge, gar nicht mehr. Ist Badge nur zusammen mit PIN eingeschaltet, hilft ihr auch das Badge nicht (siehe unten).
• Fünf Fehlversuche innerhalb von fünf Minuten sperren für fünf Minuten. Die Sperre gilt für die Kombination aus diesem Tablet und dieser Person: Ein Tablet, an dem jemand herumprobiert, sperrt nicht die Kollegin am Nachbarterminal, und eine gesperrte Person blockiert nicht das ganze Tablet. Eine richtige PIN setzt den Zähler zurück. Falsche PINs und ungültige Badges zählen zusammen.
• Keine Geburtsdaten, keine 123456. Die PIN wird an einem Tablet eingegeben, dem andere zusehen.
• Die Kanzlei stempelt nie. Konten mit der Rolle Steuerkanzlei erscheinen weder auf den Kacheln noch in der PIN-Liste.

Mit Badge statt PIN

Statt die PIN zu tippen, kann eine Person am Terminal ihr Badge vorzeigen — eine gedruckte Karte mit QR-Code. Das Tablet liest sie mit seiner Kamera.

Ausstellen (Inhaber oder Führung):

1. Einstellungen → Terminal öffnen und in der PIN-Liste bei der Person auf Badge ausstellen klicken.
2. Im Dialog Jetzt drucken wählen, am besten auf festes Papier, laminiert oder in einer Kartenhülle. Der Code wird nur in diesem Moment angezeigt: Zeitflex speichert davon nur einen Prüfwert. Im Druckdialog geht auch „Als PDF speichern" — die Datei ist dann selbst das Zugangsmittel.
3. Nachdrucken heißt Neu ausstellen. Das bisherige Badge gilt ab diesem Moment nicht mehr.
4. Ist ein Badge verloren, klicken Sie in derselben Zeile auf Widerrufen — die Karte ist sofort wertlos.

Benutzen (durch die Belegschaft):

1. Am Tablet unter den Kacheln Mit Badge stempeln antippen.
2. Das Badge in etwa 15–25 cm Abstand vor die Kamera halten, mit dem Code im Rahmen.
3. Die Begrüßung bestätigt die Stempelung wie bei der PIN.

Gut zu wissen:

• Die Kamera läuft nur nach dem Antippen, höchstens 30 Sekunden, und geht nach dem Lesen sofort aus. Das Bild wird nur im Tablet ausgewertet; Zeitflex speichert und überträgt es nicht.
• Nur mit Netz. Ohne Verbindung ist der Knopf gesperrt und sagt „Ohne Netz nur per PIN – sonst Uhrzeit notieren und im Büro melden". Wer nur ein Badge und keine PIN hat, notiert in dem Fall die Uhrzeit und meldet sie im Büro; die Führung trägt sie nach. Vergeben Sie deshalb am besten zusätzlich eine PIN — die Ausgabe weist darauf hin.
• Ein Badge ist ein Zugangsmittel wie eine bekannte PIN: Wer es in der Hand hat — auch als Foto oder Kopie —, kann damit für diese Person stempeln. Nicht offen tragen, Verlust sofort melden. Wer das nicht hinnehmen will, schaltet Badge nur zusammen mit PIN ein (nächster Abschnitt).
• Scheidet jemand aus, verliert das Badge seine Gültigkeit. Kommt die Person zurück, stellen Sie ein neues aus.
• iPad: Fragt das Tablet nach der Kamera, „Erlauben" wählen. Steht die Kamera auf „Ablehnen", öffnen Sie am iPad die System-App „Einstellungen", dort „Safari", dann „Kamera", und wählen „Erlauben".
• Ein Badge aus der Vorschau auf zeitflex.de gilt nur dort; das Terminal sagt das beim Lesen.

Badge nur zusammen mit PIN

Ein Badge lässt sich kopieren — ein Foto genügt, und jemand könnte für eine Kollegin stempeln, die gar nicht da ist. Dagegen gibt es unter Einstellungen → Terminal in der Karte „Terminal-PINs und Badges" den Schalter Badge nur zusammen mit PIN. Ihn legen Inhaber und Führung um; jede Änderung steht im Änderungsprotokoll.

• Vorgabe: aus. Dann ersetzt das Badge die PIN, wie oben beschrieben.
• Eingeschaltet fragt das Tablet nach dem Scan zusätzlich die PIN der Person. Gestempelt wird erst, wenn Badge und PIN stimmen. Eine fotografierte Karte allein reicht dann nicht mehr. Das prüft der Server, nicht nur das Tablet.
• Falsche PIN nach dem Scan zählt wie eine falsche PIN an der Kachel: Nach fünf Fehlversuchen ist die Person an diesem Tablet fünf Minuten gesperrt. Es ist dieselbe PIN-Prüfung mit demselben Zähler.
• Wer keine PIN hat, kann bei eingeschaltetem Schalter nicht per Badge stempeln. Das Tablet sagt das nach dem Scan und nennt den Rückweg: Uhrzeit notieren und im Büro melden. Die Führung sieht diese Personen vorher. Unter dem Schalter steht, wie viele es sind, in der Zeile der Person ein Hinweis, und vor dem Einschalten fragt Zeitflex mit dieser Zahl nach. Vergeben Sie diesen Personen eine PIN, bevor Sie einschalten.
• Die PIN allein bleibt ein voller Weg. Wer seine Kachel antippt und die PIN eingibt, stempelt wie bisher, auch ohne Netz.
• Ohne Netz geht ein Badge ohnehin nicht. Daran ändert der Schalter nichts.

Personen ohne E-Mail-Adresse

Nicht jede Person hat ein eigenes Postfach — der Bauhelfer, die Saisonkraft, der Minijobber mit Zweitjob. Solche Personen legen Sie in der Mitarbeiterverwaltung ohne E-Mail-Adresse an. Sie können sich dann nicht im Browser oder am Handy anmelden, denn dafür braucht es Konto und Passwort. Ihr Weg ist das Terminal mit PIN: Kachel, sechs Ziffern, fertig. Alles Weitere — Stundenzettel prüfen, Korrekturen, Urlaubsanträge — erledigt die Führung für sie. Siehe Mitarbeiter einladen.

Terminal ohne Netz

Wand-Terminals hängen dort, wo es kein Netz gibt: Keller, Halle, Baustellencontainer. Das Terminal arbeitet deshalb auch offline weiter — mit klaren Grenzen.

Was offline geht:

• Die Kachelübersicht kommt aus dem letzten bekannten Stand auf dem Tablet. Ab 12 Stunden Alter zeigt die Statuszeile einen Hinweis, wie alt die Liste ist. Nach 72 Stunden ohne Netz zeigt das Terminal keine Kacheln mehr, sondern die Anweisung, die Zeiten von Hand zu notieren. Ein Wochenende plus Feiertag überbrückt das Tablet also; wer länger kein Netz hat, hat ein Infrastrukturproblem, das das Tablet nicht verstecken soll.
• Kommen und Gehen wandern in eine Warteschlange und werden nachgeliefert, sobald wieder Netz da ist. Die Gerätezeit im Moment des Antippens ist die Stempelzeit.
• Die PIN wird auf dem Tablet nicht geprüft und nicht gespeichert, sondern mit einem Schlüssel des Servers versiegelt und erst beim Nachliefern geprüft. Auf dem Tablet liegt weder die PIN noch ein Abbild davon.
• Die Statuszeile sagt jederzeit die Wahrheit: offline, wie viele Stempel warten, wann zuletzt synchronisiert wurde.

Was offline nicht geht — und dem Bediener am Tablet auch so gesagt wird:

• Eine Person stempeln, die nach dem letzten Stand neu eingestellt wurde. Sie fehlt in der Liste. Ihre Zeit muss die Führung nachtragen.
• Eine sofortige Rückmeldung, ob die PIN stimmte. Wer sich offline vertippt, merkt es erst später.

Was beim Nachliefern passiert:

• Stimmt die PIN, wird der Eintrag ganz normal angelegt.
• Stimmt die PIN nicht oder fehlt sie, wird die Zeit trotzdem angelegt — aber als ungeprüft gekennzeichnet, mit dem Vermerk „[Offline am Terminal erfasst – PIN nicht bestätigt]" in der Notiz. Sie wird aufgezeichnet und abgerechnet, steht aber unter Vorbehalt, bis die Führung sie genehmigt oder beim Monatsabschluss ausdrücklich bestätigt; eine Korrektur hebt die Kennzeichnung nicht auf. Weiß die Führung sicher, dass gar nicht gearbeitet wurde, kann sie genau solche Zeilen mit Begründung „nicht anerkennen" — nur dort, wo schon das Kommen ohne bestätigte PIN gebucht wurde, nie an einer Pause, nie auf der eigenen Zeile, und ohne die Aufzeichnung zu löschen. An Zeilen, bei denen nur das Gehen ohne PIN kam, erscheint der Weg nicht. Zeilen aus der Zeit vor September 2026 bleiben ebenfalls außen vor — für sie hat Zeitflex die beiden Hälften nicht getrennt festgehalten, und rückwirkend wird nicht geraten. Diese Schranken halten den Weg eng; Missbrauch verhindern sie nicht — wer Zugang zum Wand-Tablet hat, kann das Merkmal herstellen, und eine Kürzung auf eine Minute steht jeder Führungskraft ohnehin offen. Was Missbrauch aufdeckt, ist die Sichtbarkeit: Stundenzettel, Monatsblatt und Prüfungsmappe führen eine solche Zeile weiter als „nicht anerkannt" mit der Begründung, und die betroffene Person bekommt eine Meldung in der Glocke. Die Zeit ist zu wertvoll zum Wegwerfen und zu unsicher zum Durchwinken. Was Führung und Belegschaft dann tun, steht unter Ohne Netz arbeiten.
• Stempel für eine Person, die inzwischen deaktiviert wurde, lehnt der Server ab.
• Stempel, die älter als 14 Tage sind, werden nicht mehr automatisch übernommen — dort liegen unter Umständen schon abgeschlossene Lohnmonate. Sie laufen über den Nachtrag mit Begründung. Stempel, deren Uhrzeit mehr als 24 Stunden in der Zukunft liegt, werden ebenfalls abgelehnt; dann stimmt die Uhr des Tablets nicht.

GPS beim Stempeln

Wenn Ihr Betrieb im Pro-Plan ist und GPS eingeschaltet hat, wird beim Stempeln einmalig der Standort mitgespeichert — im Moment des Stempelns, nicht laufend. Ein Bewegungsprofil entsteht dabei nicht. Nach sechs Monaten entfernt Zeitflex die Koordinaten automatisch aus dem Eintrag; der Eintrag selbst bleibt.

Der ehrliche Stand dazu: Den Standort liefern die Stempeluhr im Browser und die Handy-App. Der Browser fragt beim ersten Mal, ob er den Standort verwenden darf. Lehnt die Person ab oder kommt keine Position, wird ohne Standort gestempelt. Das Terminal sendet keinen Standort, und Stempelungen, die der Browser ohne Netz zwischenspeichert, auch nicht.

Die Einstellung liegt unter Einstellungen → GPS & Datenschutz und ist standardmäßig aus. Wenn ein Betriebsrat existiert, gehört sie in die Betriebsvereinbarung — siehe Betriebsrat und Mitbestimmung und Standort beim Stempeln.

Häufige Fragen

Die Köchin hat sich mehrfach vertippt und jetzt geht ihre Kachel nicht mehr. Was tun?

Nach fünf Fehlversuchen ist die Kachel für diese Person an diesem Tablet fünf Minuten gesperrt; die Anzeige nennt die Wartezeit. Danach geht es wieder. Wenn sie ihre PIN vergessen hat, vergibt die Führung unter Einstellungen → Terminal eine neue — die alte lässt sich nicht anzeigen, nur ersetzen.

Das WLAN in der Halle war das ganze Wochenende weg. Sind die Stempel verloren?

Nein. Das Tablet hat sie in der Warteschlange behalten und liefert sie nach, sobald wieder Netz da ist — mit der Uhrzeit, zu der tatsächlich angetippt wurde. Sehen Sie am Montag die roten Meldungen oben am Tablet an: Meldet es dort, dass die PIN nicht bestätigt werden konnte, ist die Zeit ungeprüft angelegt. Solche Einträge sehen Sie sich an und genehmigen sie im Stundenzettel oder bestätigen sie beim Monatsabschluss, der sie vor dem Sperren auflistet. Nach 72 Stunden ohne Netz hätte das Tablet keine Kacheln mehr gezeigt — dann helfen nur Zettel und Nachtrag.

Ein Aushilfskellner hat keine E-Mail. Kann er trotzdem stempeln?

Ja, am Terminal. Legen Sie ihn in der Mitarbeiterverwaltung ohne E-Mail-Adresse an und vergeben Sie unter Einstellungen → Terminal eine PIN. Browser und Handy bleiben ihm verschlossen, weil es dort ein Konto mit Passwort braucht.

Wir haben zwei Tablets. Reicht ein Kopplungscode?

Nein. Jedes Tablet ist ein eigenes Gerät mit eigenem Code. Legen Sie unter Einstellungen → Terminal für jedes Gerät einen eigenen Eintrag an und koppeln Sie es einzeln. Dann können Sie ein verlorenes Tablet auch einzeln entziehen, ohne das andere zu stören.

Wir haben mehrere Standorte. Zeigt jedes Tablet nur seine Leute?

Weitgehend, wenn Sie es zuordnen. Unter Einstellungen → Terminal wählen Sie bei jedem Gerät, wo es hängt. Ein zugeordnetes Tablet zeigt dann nur die Personen dieses Standorts und alle Personen ohne Standort — wer noch keinem zugeordnet ist, verschwindet also von keinem Tablet. Ein Tablet ohne Zuordnung zeigt wie bisher alle. Den Standort einer Person legen Sie in der Mitarbeiterverwaltung im Abschnitt „Zuordnung" fest.

Wer seine Schicht an einem Tablet begonnen hat, steht bis zum Gehen auf jedem Tablet — auch auf dem eines anderen Standorts. So kann niemand eingestempelt festsitzen, weil Sie mitten in der Schicht seinen Standort oder die Zuordnung eines Tablets geändert haben. Wer per App oder im Browser eingestempelt hat, geht auch dort und erscheint dafür nicht auf fremden Tablets. Ein archivierter Standort zählt wie keiner: Ein Tablet, das noch daran hängt, zeigt wieder alle.

Die Zuordnung blendet Kacheln aus, sie ist aber keine Sperre: Wer einem anderen Standort zugeordnet ist und nicht eingestempelt hat, findet sich an diesem Tablet nicht. Kommt trotzdem ein Stempel von so einer Person an — etwa weil das Tablet nach einem Wechsel noch den alten Stand zeigt oder im Funkloch hing —, wird die Stempelung angenommen und zählt. Sie geht also nicht verloren; das Änderungsprotokoll vermerkt sie als „Am Tablet eines anderen Standorts gestempelt" mit dem Namen des Geräts.

Kommen Sie nicht weiter?

Schreiben Sie uns über Support; wenn eine Buchung fehlt oder doppelt ist, hilft Vergessene Stempelung korrigieren, und für Funklöcher Ohne Netz arbeiten.