GPS beim Stempeln: was gespeichert wird, wer es sieht, wann es weg ist

Worum es geht

Ein Trockenbauer stempelt morgens auf der Baustelle in Neuss ein, nicht im Büro. Der Betrieb möchte belegen können, dass die Stempelung dort stattfand, wo gearbeitet wurde. Dafür gibt es die GPS-Stempelung: Beim Ein- und Ausstempeln in der mobilen App wird einmalig der Standort mitgespeichert.

Das ist alles. Zeitflex ortet niemanden zwischen den Stempelungen, prüft keinen Radius um die Baustelle und zeichnet keine Route auf. Dieser Artikel erklärt, was genau passiert — für die Führung, die den Schalter umlegt, und für Beschäftigte, deren Standort es betrifft.

Zwei Schalter, beide müssen an sein

1. Der Plan. Die GPS-Stempelung ist nur im Plan Pro enthalten (auch in der Testphase). In den Plänen Kostenlos und Starter ist der Schalter ausgegraut, und die App fragt den Standort gar nicht ab.
2. Die Entscheidung des Betriebs. Öffnen Sie Einstellungen → GPS & Datenschutz und legen Sie GPS-Erfassung für den Betrieb aktivieren um. Das dürfen Inhaber und Führung.

Der Schalter ist in jedem neuen Betrieb aus. Keine Branchenvorlage belegt ihn vor — auch nicht Handwerk oder Gebäudereinigung; dort ist er in der Modulliste höchstens als „empfohlen" markiert, aber nicht eingeschaltet. Den Eintrag „GPS beim Stempeln" in der Modulliste unter Betrieb gibt es zusätzlich; maßgeblich für die App ist allein der Schalter unter GPS & Datenschutz.

Endet der Pro-Plan, erfasst die App keinen Standort mehr — der Schalter bleibt gespeichert, wirkt aber nicht. Zeitflex weist Sie vor dem Wechsel darauf hin. Siehe Plan wechseln.

Was genau gespeichert wird

Am Zeiteintrag stehen höchstens vier Zahlen: Breite und Länge beim Kommen, Breite und Länge beim Gehen. Sonst nichts — keine Adresse, keine Uhrzeit-Reihe, keine Genauigkeitsangabe.

• Nur die mobile App liefert den Standort. Die Stempeluhr im Browser und das Wand-Terminal senden nie Koordinaten, auch wenn der Schalter an ist.
• Die App fragt das Handy im Moment des Stempelns einmal nach der Position. Zwischen zwei Stempelungen läuft nichts.
• Verweigert die Person die Standortberechtigung am Handy oder liefert das Gerät keine Position, wird trotzdem gestempelt — der Eintrag hat dann einfach keinen Standort. Stempeln scheitert nie an GPS.
• Nachträglich angelegte oder korrigierte Einträge bekommen keinen Standort; bei einer Korrektur bleibt der ursprünglich erfasste Punkt am Eintrag.

Was Zeitflex nicht tut: keinen Umkreis um eine Baustelle prüfen, keine Warnung „außerhalb der Baustelle" erzeugen, keinen Bewegungsverlauf bilden, keine Karte anzeigen.

Derselbe Schalter gilt für Fotos in der Fotodokumentation: Nur wenn er an ist, wird zu einem hochgeladenen Foto ein Standortpunkt gespeichert, und die App fragt beim Foto zusätzlich, ob der Standort mitgehen soll. Anders als beim Zeiteintrag wird dieser Punkt in der Dokumentenvorschau angezeigt — siehe Dokumente und Nachweise ablegen.

Wer die Koordinaten sieht

Zeitflex zeigt die Koordinaten der Stempelungen in der Oberfläche nirgends an — weder im Stundenzettel noch in der App, auch nicht der Führung. Sie liegen am Zeiteintrag und erscheinen nur in der Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO (siehe Was Zeitflex über mich speichert). Die holt sich die Person selbst; Inhaber und Führung können sie für eine Person ebenfalls erstellen — das wird im Änderungsprotokoll festgehalten, und die Person bekommt eine Mitteilung darüber.

Wann sie weg sind

Der Standort ist nicht Teil des gesetzlichen Arbeitszeitnachweises: § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG verlangen Beginn, Ende und Dauer — keinen Ort. Deshalb gilt für die Koordinaten eine eigene, kurze Frist:

• Sechs Monate nach dem Stempelzeitpunkt entfernt ein täglicher Löschlauf die vier Zahlen aus dem Zeiteintrag. Der Eintrag selbst bleibt mit Kommen, Gehen und Dauer bestehen, solange die Arbeitszeitdaten aufzubewahren sind.
• Die Frist ist nicht einstellbar und nicht verlängerbar.
• Verlässt jemand den Betrieb, werden mit der Anonymisierung der Person auch ihre Standortpunkte gelöscht.
• Der Erklärkasten unter dem Schalter in den Einstellungen nennt derzeit noch „2 Jahre" und einen Stundenzettel-Hinweis. Das ist ein alter Text; maßgeblich ist der Löschlauf mit sechs Monaten, und im Stundenzettel erscheinen keine Koordinaten.

Was der Betrieb vorher klären muss

Rechtsgrundlage für die Erfassung ist das berechtigte Interesse an der Nachweisbarkeit des Arbeitsorts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das trägt nur, wenn der Eingriff so klein bleibt, wie er hier gebaut ist — ein Punkt je Stempelung, kurze Frist, kein Profil. Drei Pflichten bleiben beim Betrieb:

1. Informieren (Art. 13 DSGVO): Beschäftigte müssen vor dem Einschalten wissen, was erfasst wird, wozu und wie lange.
2. Mitbestimmung: Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig — siehe Betriebsrat und Mitbestimmung.
3. Abwägen: Wer den Arbeitsort auch ohne Koordinaten belegen kann — etwa über die Baustellenzuordnung am Eintrag —, braucht GPS nicht.

Für Beschäftigte: was Sie selbst sehen und tun können

• In der App zeigt die Seite Transparenz, ob Ihr Betrieb den GPS-Schnappschuss eingeschaltet hat oder nicht.
• Sie entscheiden am Handy, ob die App auf den Standort zugreifen darf. Lehnen Sie ab, stempeln Sie trotzdem — ohne Standort. Ob das arbeitsrechtlich in Ordnung ist, regelt Ihr Betrieb, nicht die Software.
• Ihre Datenauskunft listet jeden gespeicherten Standortpunkt auf. Sie holen sie sich selbst, ohne Umweg über den Betrieb.
• Widerspruch oder Fragen richten Sie an Ihren Betrieb — er ist der Verantwortliche für die Daten.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn der Schalter ausgegraut ist, liegt es am Plan; alles Weitere klärt der Support. Wie die drei Stempelwege zusammenspielen, steht unter Stempeln per Handy, Tablet oder Browser, was in eine Betriebsvereinbarung gehört, unter Betriebsrat und Mitbestimmung.