Plan wechseln

Den Plan wechselt ausschließlich der Inhaber. Jede Abrechnungsfunktion — Plan wählen, kündigen, Rechnungen lesen — lehnt jede andere Rolle ab. Mitarbeitende sehen auch keine Aufforderung, den Tarif zu ändern.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Einstellungen → Abo & Abrechnung. Auf einer gesperrten Seite, etwa Berichte, öffnet Zum Upgrade dieselbe Auswahl direkt an Ort und Stelle.
2. Wählen Sie die Zahlweise: Monatlich oder Jährlich — 2 Monate gratis.
3. Stellen Sie unter Wie viele Mitarbeitende? die Zahl ein. Der Betrag je Tarif rechnet beim Tippen mit.
4. Klicken Sie auf Starter wählen oder Pro wählen.
5. Beim ersten kostenpflichtigen Plan werden Sie zur gesicherten Bezahlseite von Stripe geführt. Gebucht wird die eingestellte Zahl, mindestens aber die Zahl der Mitarbeitenden, die heute schon aktiv sind — mit ihr startet Ihre erste Rechnung. Besteht bereits ein Abo, wird es direkt umgestellt — ohne zweite Bezahlseite und ohne zweite Abbuchung.

Das Ergebnis: Beim Höherstufen ist der Wechsel sofort wirksam. Freigeschaltete Funktionen stehen ohne Neuanmeldung zur Verfügung. Der gebuchte Plan in der Datenbank wird nicht vom Klick gesetzt, sondern von der Rückmeldung, die Stripe an Zeitflex schickt — das dauert in der Regel wenige Sekunden. Klicken Sie in dieser Zeit nicht ein zweites Mal auf einen Plan.

Höherstufen

Beim Höherstufen auf einen höheren Plan mit gleicher Zahlweise wird die Differenz für den Rest der laufenden Laufzeit anteilig berechnet. Sie erscheint als eigene Position auf Ihrer nächsten regulären Rechnung — es wird jetzt nichts abgebucht, und es entsteht keine Zwischenrechnung.

Wechselt dabei die Zahlweise (zum Beispiel von Monats- auf Jahreszahlung), verrechnet Stripe die Differenz ebenfalls; Betrag und Zeitpunkt sehen Sie auf der Rechnung.

Wer bei der Registrierung Starter oder Pro gewählt hat, ist bereits im Bezahlvorgang mit Testphase gelandet. Wer erst später vom kostenlosen Plan wechselt, bekommt die Testphase anteilig: Sie läuft 14 Tage ab Anlage des Betriebs, nicht ab dem Wechsel. Wer am zehnten Tag wechselt, testet noch vier Tage ohne Abbuchung; wer nach dem 14. Tag wechselt, zahlt ab sofort.

Wer über einen Empfehlungslink gekommen ist, hat 30 Tage statt 14 — gerechnet wird genauso, ab Anlage des Betriebs. Wer am zehnten Tag wechselt, testet dann noch zwanzig Tage.

Herunterstufen

Beim Herunterstufen bleiben alle Daten erhalten. Was wegfällt, ist der Zugriff auf die jeweiligen Funktionen — nicht das, was Sie damit erzeugt haben.

Der Wechsel auf Kostenlos ist technisch eine Kündigung: Das Abo läuft bis zum Ende der bezahlten Laufzeit weiter und wird danach nicht verlängert. Der Weg dorthin ist derselbe Knopf wie beim Kündigen — siehe Zahlung und Rechnungen.

Vor dem Herunterstufen exportieren

Laden Sie sich vorher herunter, was Sie im kleineren Plan nicht mehr erzeugen können:

• CSV und PDF der abgeschlossenen Monate
• DATEV-Dateien, falls Sie von Pro herunterstufen
• die Auswertungen aus den Berichten, die Sie regelmäßig brauchen

Zeitpunkt des Wechsels

• Höherstufen wirkt sofort. Bei gleicher Zahlweise steht die anteilige Differenz auf der nächsten Rechnung; beim Wechsel der Zahlweise sehen Sie Betrag und Zeitpunkt auf der Rechnung.
• Herunterstufen wirkt zum Ende der bezahlten Laufzeit. Bis dahin behalten Sie die Funktionen, für die Sie bezahlt haben, und zahlen unverändert weiter.
• Jahreszahlung → Monatszahlung gilt als Herunterstufen und wirkt ebenfalls erst zum Laufzeitende.
• Der Plan sticht die Zahlweise: „Starter jährlich" → „Pro monatlich" ist ein Höherstufen und wirkt sofort; „Pro jährlich" → „Starter monatlich" wirkt zum Laufzeitende.

Solange ein Wechsel vorgemerkt ist, steht das unter Abo & Abrechnung als Satz mit Datum: „Ein Planwechsel ist zum … vorgemerkt. Bis dahin behalten Sie Ihren jetzigen Plan und zahlen unverändert weiter; die Umstellung erfolgt automatisch mit der nächsten Rechnung."

Was Sie nach dem Wechsel im Menü sehen

Nach einem Herunterstufen verschwinden die Menüpunkte der weggefallenen Funktionen nicht — für Sie als Inhaber bleiben sie stehen und tragen ein Schloss mit dem Namen des Plans, ab dem sie enthalten sind (zum Beispiel „Berichte · PRO"). Fahren Sie mit der Maus darüber, nennt die Sprechblase den Preis je aktivem Mitarbeiter und Monat. Die Seite dahinter öffnet sich weiterhin und erklärt mit einer Karte, ab welchem Plan die Funktion dazugehört — und dass Ihre Daten in jedem Fall vollständig erhalten bleiben.

So sieht das für die einzelnen Punkte aus:

• Monatsabschluss, Berichte, Arbeitszeit-Prüfung sind feste Punkte und tragen das Schloss, sobald der Plan sie nicht enthält.
• Dienstplan und Projekte sind Module. Ist das Modul in Ihrem Betrieb eingeschaltet, steht der Punkt mit Schloss im Menü. Ist das Modul ausgeschaltet, fehlt der Punkt ganz — dann geht es nicht um den Plan, sondern um die Einstellung im Bereich „Module".
• Minijob trägt nie ein Schloss: Der Minijob-Wächter ist in jedem Plan enthalten.

Das Schloss sehen nur Sie als Inhaber. Manager und Mitarbeitende bekommen die gesperrten Punkte gar nicht angezeigt — wer den Tarif nicht wechseln darf, soll auch keine Kaufaufforderung sehen. Ungefragte Tarif-Hinweise auf arbeitenden Seiten lassen sich wegklicken; danach schweigt Zeitflex zu diesem Anlass 14 Tage. Erfundene Fristen gibt es nicht: Die einzige Frist, die ein solcher Hinweis nennen darf, ist das Ende der Testphase, weil dieses Datum tatsächlich gespeichert ist.

Der Rechnungstag bleibt

Ein Planwechsel bei gleicher Zahlweise verschiebt Ihren Abrechnungstag nicht. Wer am 1. abgeschlossen hat und am 17. höherstuft, bekommt die nächste Rechnung weiterhin am 1. — mit der anteiligen Differenz für die Tage seit dem Wechsel als eigener Position. Zeitflex übergibt Stripe den Wechsel ausdrücklich mit der Anweisung, den Abrechnungszyklus unverändert zu lassen.

Beim Wechsel der Zahlweise sagen wir das nicht zu: Wie Stripe einen Wechsel von Monats- auf Jahreszahlung abrechnet, sehen Sie mit Betrag und Datum auf der Rechnung.

Beim Herunterstufen läuft es anders: Die laufende Laufzeit bleibt vollständig so, wie sie bezahlt ist, und der kleinere Plan beginnt mit dem Tag, an dem die nächste Laufzeit ohnehin anfängt. Es entsteht dabei keine Gutschrift und kein Guthaben — Sie haben die Laufzeit bezahlt und nutzen sie zu Ende.

Die Zahl der abgerechneten Sitze ist vom Planwechsel unabhängig: Sie folgt der Zahl Ihrer aktiven Mitarbeitenden und wird täglich abgeglichen. Beim Höherstufen bleibt sie im Moment des Wechsels, wie sie ist — sind gerade weniger Mitarbeitende aktiv als Sitze gebucht, entsteht dadurch keine Gutschrift, und die kleinere Zahl gilt ab der nächsten Rechnung; sind mehr aktiv als gebucht, übernimmt der nächste tägliche Abgleich die höhere Zahl. Beim Herunterstufen übernimmt der vorgemerkte kleinere Plan die Sitzzahl, die am Tag Ihres Klicks gebucht ist — also das Ergebnis des letzten täglichen Abgleichs davor, nicht die Zahl der in diesem Moment aktiven Mitarbeitenden. Mit dieser Sitzzahl beginnt der kleinere Plan; ändert sich Ihre Belegschaft zwischen Klick und Umstellung, wirkt das erst ab der Rechnung danach. Bei Jahreszahlung heißt das: erst ab der Jahresrechnung danach — die erste Jahresrechnung im kleineren Plan richtet sich nach der Sitzzahl vom Tag Ihres Klicks. Während der Testphase ist die gebuchte Zahl nie kleiner als die zum Start gewählte. Mehr dazu unter Zahlung und Rechnungen.

Wechsel zurücknehmen oder ändern

• Vorgemerktes Herunterstufen aufheben: Dafür gibt es keinen eigenen Knopf, und der bisherige Plan lässt sich nicht noch einmal anklicken — er steht in der Auswahl als Aktiv. Ein Klick auf einen höheren Plan oder auf die Jahreszahlung hebt die Vormerkung dagegen mit auf: Vor jedem Höherstufen gibt Zeitflex den vorgemerkten Zeitplan bei Stripe frei, sonst würde er am Laufzeitende den frisch gebuchten Plan wieder herunterstufen. Wollen Sie ohne Höherstufen einfach beim jetzigen Plan bleiben, melden Sie sich über den Support — geflossen ist bis dahin kein Geld.
• Kündigung zurücknehmen: Solange die bezahlte Laufzeit noch läuft, gibt es unter Abo & Abrechnung den Knopf Kündigung zurücknehmen. Das Abo läuft dann normal weiter. Ist die Laufzeit bereits abgelaufen, hilft nur ein Neuabschluss über die Planauswahl.
• Erneut wechseln: Ein Höherstufen während einer vorgemerkten Kündigung hebt die Kündigung mit auf.

Häufige Fragen

Ich habe auf Pro geklickt, aber im Menü steht noch Starter — was ist los?

Der Plan wird nicht vom Klick gesetzt, sondern von der Rückmeldung, die Stripe an Zeitflex schickt. Das dauert meist wenige Sekunden; nach der Rückkehr aus dem Bezahlvorgang holt die Seite den Stand zweimal von selbst nach. Bleibt es länger so, laden Sie die Seite neu. Kommt die Rückmeldung gar nicht an, liest ein täglicher Abgleich den Stand direkt bei Stripe und korrigiert ihn — aus einem Dauerzustand wird so höchstens ein Tag. War Stripe im Moment des Klicks nicht erreichbar, hat Zeitflex nichts gebucht und sagt das auch: „Es wurde nichts gebucht und nichts geändert — bitte versuchen Sie es in einer Minute erneut."

Wir haben 120 Beschäftigte und wollen von Starter auf Pro — warum geht das nicht?

Die Planauswahl in der App ist auf 100 aktive Mitarbeitende begrenzt. Darüber gilt Enterprise mit individuellen Konditionen; die Meldung nennt die Kontaktadresse. Ihr laufendes Abo bleibt davon unberührt, und die Zeiterfassung läuft weiter.

Wir stufen zur Saisonpause auf Kostenlos herunter — was passiert mit den Saisonkräften?

Nichts, was Sie befürchten: Alle angelegten Personen bleiben aktiv, ihre Zeiten bleiben, und sie stempeln weiter. Zeitflex setzt niemanden inaktiv. Nur neue Personen lassen sich im kostenlosen Plan nicht anlegen, solange der eine Sitz belegt ist. Abgeschlossene Monate bleiben abgeschlossen; die Exportdateien dazu erzeugt der kostenlose Plan aber nicht mehr — laden Sie sie vor dem Herunterstufen herunter.

Ich möchte von Monatszahlung auf Jahreszahlung — ab wann gilt der Jahrespreis?

Sofort. Der Wechsel auf Jahreszahlung gilt als Höherstufen und wird wie ein Upgrade behandelt: Das Abo wird umgestellt. Stripe verrechnet die Differenz; Betrag und Zeitpunkt sehen Sie auf der Rechnung. Der Jahrespreis ist das Zehnfache des Monatspreises — zwei Monate sind geschenkt.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn Sie ganz aufhören wollen, ist der Weg ein anderer: Konto kündigen und Daten mitnehmen. Bei Fragen zu einem konkreten Wechsel melden Sie sich über den Support — nennen Sie Datum und Uhrzeit des Klicks, dann finden wir den Vorgang im Protokoll. Was die Pläne im Einzelnen enthalten, steht unter Pläne und Preise.