Konto kündigen und Daten mitnehmen

Wenn Sie gehen, sollen Sie alles mitnehmen können. Das ist keine Freundlichkeit, sondern die Voraussetzung dafür, dass Sie Ihre gesetzlichen Pflichten weiter erfüllen können.

Es gibt drei verschiedene Dinge, die oft in einen Topf geworfen werden: das Abo kündigen (Sie zahlen nicht mehr, der Betrieb läuft im kostenlosen Plan weiter), den Betrieb löschen (alles wird gesperrt und nach 30 Tagen endgültig gelöscht) und die Daten mitnehmen (das sollten Sie in beiden Fällen vorher tun). Dieser Artikel geht die drei in der richtigen Reihenfolge durch.

Zuerst: exportieren

Machen Sie das vor der Kündigung und erst recht vor der Löschung.

1. Alle abgeschlossenen Monate als CSV und PDF herunterladen (Monatsabschluss, Schritt 4). Das geht nur, solange Ihr Betrieb noch im Plan Starter oder Pro ist — im kostenlosen Plan gibt es weder Monatsabschluss noch CSV-Export.
2. Vollexport herunterladen: Einstellungen → Daten & Löschung → **Vollexport herunterladen (JSON)**. Sie bekommen eine einzige JSON-Datei mit Betriebsdaten, Mitarbeitenden, Zeiteinträgen, Abwesenheiten, Schichten, Zuschlagsregeln, Lohnperioden, Projekten, Änderungsprotokoll, Löschprotokoll und der Fristentabelle. Nicht enthalten sind Passwörter, PINs und die Inhalte hochgeladener Dokumente — von Dokumenten stehen nur die Metadaten drin.
3. Dokumente einzeln sichern: Atteste, Verträge und Fotos laden Sie unter Dokumente einzeln herunter. Sie sind bewusst nicht Teil der JSON-Datei, weil Atteste Gesundheitsdaten sind und jeder Zugriff darauf protokolliert wird.
4. Rechnungen unter Einstellungen → Abo & Abrechnung herunterladen.

Der Vollexport ist an keinen Plan gebunden. Nur der Inhaber kann ihn auslösen, und jeder Export wird im Änderungsprotokoll vermerkt.

So kündigen Sie das Abo

Kündigen kann nur die Rolle Inhaber. Der Knopf steht in Zeitflex selbst, nicht bei Stripe.

1. Einstellungen → Abo & Abrechnung öffnen.
2. Im Kasten mit der Laufzeit auf Zum Laufzeitende kündigen klicken.
3. Alternativ reicht nach den AGB, § 7, eine Kündigung in Textform, also eine E-Mail an uns.

Zeitflex merkt die Kündigung dann bei Stripe zum Ende der laufenden Laufzeit vor:

• Monatstarife laufen einen Monat und verlängern sich um jeweils einen weiteren Monat.
• Jahrestarife laufen zwölf Monate und verlängern sich um jeweils weitere zwölf Monate.
• In beiden Fällen endet das Abo zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums — Sie nutzen bis zum Schluss, was Sie bezahlt haben. Welche Kündigungsfrist vertraglich einzuhalten ist, steht in den AGB, § 7.

Solange die Laufzeit noch läuft, hebt Kündigung zurücknehmen im selben Kasten die Kündigung wieder auf.

Das Kundenportal von Stripe, das derselbe Reiter anbietet, ist etwas anderes: Dort ändern Sie Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zahlungsmethode. Die Zahlungsdaten liegen bei Stripe, Zeitflex bekommt sie nie zu sehen.

Sobald das Abo bei Stripe endet, stellt Zeitflex Ihren Betrieb automatisch auf den kostenlosen Plan um. Ihre Daten bleiben vollständig erhalten. Es wird nichts gelöscht, niemand deaktiviert, kein Zugang gesperrt.

Nur das Abo beenden

Wenn Sie die Daten behalten, aber nicht mehr zahlen wollen: Kündigen Sie das Abo oder stufen Sie auf den kostenlosen Plan herunter, statt den Betrieb zu löschen. Der Bestand bleibt vollständig erhalten, nur der Funktionsumfang schrumpft. Siehe Plan wechseln.

Das ist in den meisten Fällen der bessere Weg — besonders solange Aufbewahrungsfristen laufen. Ein gelöschter Betrieb lässt sich nach Ablauf der 30 Tage nicht wiederherstellen; ein Betrieb im kostenlosen Plan lässt sich jederzeit wieder hochstufen.

Was im kostenlosen Plan fehlt

Der kostenlose Plan ist für eine einzelne Person gebaut. Damit Sie wissen, was nach der Kündigung nicht mehr geht:

Konkret heißt das nach einer Kündigung:

• Kein CSV-Export mehr. Der CSV-Export der Lohn-Bewegungsdaten, die Exportprofile für Lexware, Stotax, ADDISON oder Sage und die Saldy-Datei hängen alle am Merkmal „CSV-Export", und das hat der kostenlose Plan nicht. Deshalb: **erst exportieren, dann kündigen.**
• Kein Monatsabschluss mehr. Auch das PDF des Monatsabschlusses gehört dazu.
• Nur eine aktive Person. Bestehende Personen bleiben in der Datenbank erhalten. Neue aktive Personen lassen sich erst wieder anlegen oder einladen, wenn ein bezahlter Plan aktiv ist.
• Der Vollexport bleibt. Er ist an keinen Plan gebunden. Sie kommen also auch im kostenlosen Plan jederzeit an Ihre Daten — nur eben als JSON, nicht als CSV.

Betrieb wirklich löschen

1. Einstellungen → Daten & Löschung öffnen.
2. Ganz unten Betrieb löschen wählen.
3. Zur Bestätigung den exakten Betriebsnamen eintippen. Ein Tippfehler bricht ab.
4. Der Betrieb wird zur Löschung vorgemerkt und sofort für alle gesperrt.
5. Nach 30 Tagen wird beim nächsten nächtlichen Löschlauf endgültig gelöscht.

Was in dem Moment passiert, in dem Sie bestätigen:

• Der Zugang wird für alle Beschäftigten sofort gesperrt. Auch das Wand-Terminal meldet „Dieser Betrieb ist gesperrt".
• Ein laufendes Abonnement wird sofort gekündigt; angefangene Zeiträume werden anteilig gutgeschrieben. Das Ergebnis der Kündigung steht in der Bestätigungsmail und im Löschprotokoll. Konnte das Abo nicht automatisch gekündigt werden, steht das dort ebenfalls — dann melden Sie sich bitte bei uns.
• Alle aktiven Inhaber und Manager mit hinterlegter E-Mail-Adresse bekommen eine E-Mail mit dem Datum der endgültigen Löschung und einem Widerrufslink. Wer keine Adresse hinterlegt hat, bekommt sie nicht — sagen Sie es dieser Person selbst.

Innerhalb dieser 30 Tage können Sie den Vorgang unter Einstellungen → Daten & Löschung widerrufen. Danach ist nichts mehr wiederherstellbar.

Das Ergebnis nach 30 Tagen: Gelöscht werden Dokumente samt Dateien, Dienstpläne und Tauschanfragen, Projekte, Einladungen, API-Schlüssel, Webhooks, Zuschlagsregeln, Chat-Gruppen mit allen Nachrichten und sämtliche Betriebseinstellungen. Nicht gelöscht, sondern anonymisiert und gesperrt werden die Daten, die Sie per Gesetz aufbewahren müssen: Arbeitszeitaufzeichnungen und Abwesenheiten (2 Jahre), Lohnperioden und Lohnpositionen (6 Jahre) und das Änderungsprotokoll (3 Jahre). Namen, E-Mail-Adressen, Personalnummern, Zugangsdaten, GPS-Koordinaten und Freitexte werden durch Platzhalter ersetzt oder entfernt; die Zeit- und Lohnwerte selbst bleiben unverändert. Nach Ablauf auch dieser Fristen verschwinden die Reste automatisch. Sie bekommen dazu eine Bestätigungsmail, die aufzählt, was aus welchem Grund aufbewahrt wurde.

Die 30 Tage: Was noch geht und was nicht

Die Sperre ist echt. Wer sich in dieser Zeit anmeldet, bekommt bei fast jeder Aktion die Meldung, dass der Betrieb zur Löschung vorgemerkt ist. Weiter funktioniert nur, was funktionieren muss:

• der Widerruf der Löschung,
• der Vollexport (JSON) durch den Inhaber,
• die Datenauskunft jeder einzelnen Person über sich selbst und die Auskunft der Betriebsleitung über eine Person,
• die Anzeige von Löschstatus, Löschprotokoll und Aufbewahrungsfristen,
• die Anzeige der eigenen Stammdaten und der Betriebsdaten.

Alles andere ist gesperrt: kein Stempeln, kein Stundenzettel, kein Dienstplan, kein Monatsabschluss, kein CSV-Export. Das ist der Grund, warum der CSV-Export vor der Löschung erledigt sein muss — in den 30 Tagen ist nur noch der JSON-Vollexport erreichbar.

Unsere Datenbanksicherungen werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Sie dienen der Wiederherstellung des Gesamtsystems nach einem Ausfall, nicht der Rettung einzelner gelöschter Betriebe. Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass „irgendwo noch eine Kopie" liegt.

Was mit den Beschäftigten passiert

Mit der Löschbestellung verlieren alle Nutzerkonten dieses Betriebs sofort den Zugang zu allem, was Arbeit ist. Wer seine eigenen Daten behalten will, kann sie auch in den 30 Tagen noch selbst anfordern: Einstellungen → Daten & Löschung → Datenauskunft herunterladen. Das ist die Auskunft nach Art. 15 DSGVO und steht jeder Person zu — auch ohne Führungsrolle, ohne Umweg über Sie. Sie bekommt zwei Dateien: eine lesbare Fassung zum Ausdrucken und eine JSON-Datei zur Weiterverarbeitung. Mehr dazu unter Was Zeitflex über mich speichert.

Sagen Sie es Ihrem Team rechtzeitig. Wer erst am Tag der Löschung davon erfährt, hat keine 30 Tage mehr, sondern null.

Zu einem anderen Anbieter wechseln

Der Vollexport liefert JSON — ein offenes, strukturiertes Format. Ob ein bestimmter anderer Anbieter es einlesen kann, wissen wir nicht und behaupten es deshalb auch nicht; fragen Sie dort nach, bevor Sie wechseln. Wer lieber CSV hat, nimmt die Dateien aus dem Monatsabschluss, solange der bezahlte Plan noch läuft. Eine direkte Übergabe an einen bestimmten Wettbewerber gibt es nicht — in keine Richtung. Auch bei uns läuft der Import über eine Datei, siehe Daten importieren.

Häufige Fragen

Ich habe das Abo gekündigt — sind meine Daten jetzt weg?

Nein. Eine Kündigung beendet nur die Zahlung. Sobald das Abo bei Stripe endet, stellt Zeitflex den Betrieb auf den kostenlosen Plan um. Alle Zeiten, Personen und Dokumente bleiben erhalten. Gelöscht wird nur, wenn Sie unter Einstellungen → Daten & Löschung ausdrücklich „Betrieb löschen" wählen und den Betriebsnamen eintippen.

Ich habe versehentlich „Betrieb löschen" bestätigt. Was jetzt?

Melden Sie sich an, öffnen Sie Einstellungen → Daten & Löschung und widerrufen Sie die Löschung. Das geht 30 Tage lang. Das Abo wurde in dem Moment allerdings bereits gekündigt — nach dem Widerruf läuft der Betrieb im kostenlosen Plan weiter, und Sie wählen unter Abo & Abrechnung bei Bedarf wieder einen bezahlten Plan.

Der Zoll kommt drei Monate nach der Löschung. Was zeige ich vor?

Ihren Export. Bei Zeitflex liegen zu dem Zeitpunkt nur noch anonymisierte, gesperrte Reste, an die weder Sie noch wir für eine Prüfung herankommen. Die Pflicht nach § 17 MiLoG, die Aufzeichnungen zwei Jahre bereitzuhalten, trifft Sie als Arbeitgeber. Deshalb steht der Export in diesem Artikel ganz oben — siehe auch Zoll prüft — was jetzt?.

Kann mein Manager den Betrieb löschen oder das Abo kündigen?

Nein. Beides ist der Rolle Inhaber vorbehalten: die Kündigung und das Kundenportal ebenso wie „Betrieb löschen" und der Vollexport. Den Reiter Abo & Abrechnung sieht ein Manager zwar, die Kündigung selbst lehnt der Server bei ihm aber ab. Die Bestätigungsmail zur bestellten Löschung bekommt er dagegen.

Bevor Sie gehen

Wenn etwas nicht funktioniert hat, sagen Sie es uns über Support oder als Idee unter Feedback. Wir lesen jede Meldung, und eine Kündigung mit Begründung hilft mehr als eine ohne — auch Ihnen, falls Sie es sich anders überlegen.

Kommen Sie nicht weiter?

Schreiben Sie uns über Support; welche Fristen konkret gelten, steht unter Aufbewahrungsfristen, und was beim Herunterstufen passiert, unter Plan wechseln.