Was Zeitflex über mich speichert — die Datenauskunft

Warum Sie dafür niemanden fragen müssen

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO ist ein persönliches Recht. Wer als Küchenhilfe, Pflegekraft oder Geselle wissen will, was über ihn gespeichert ist, soll dafür nicht den Chef bitten müssen — also genau die Person, vor deren Neugier das Recht auch schützt.

Deshalb kann in Zeitflex jedes Konto die eigene Auskunft selbst auslösen, unabhängig von der Rolle. Verantwortlich für Ihre Beschäftigtendaten bleibt Ihr Arbeitgeber; Zeitflex verarbeitet sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Die Auskunft ist die technische Unterstützung, zu der sich Zeitflex im Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtet hat — nachzulesen unter AVV.

So holen Sie sich Ihre Auskunft

Im Browser:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Reiter Daten & Löschung.
2. In der Karte Meine Datenauskunft (Art. 15 DSGVO) klicken Sie auf Datenauskunft herunterladen.
3. Der Browser speichert zwei Dateien: eine lesbare Fassung zum Ausdrucken (Markdown) und eine JSON-Datei zur Weiterverarbeitung.

In der Handy-App:

1. Öffnen Sie Mehr → Meine Daten.
2. Tippen Sie auf Auskunft erstellen.
3. Die App öffnet den Teilen-Dialog des Handys mit der lesbaren Fassung. So schicken Sie sich den Text selbst per E-Mail oder legen ihn in Ihren Dateien ab. Die JSON-Datei gibt es nur im Browser.

Beides ist auf drei Auskünfte pro Stunde begrenzt; danach wartet Zeitflex 30 Minuten. Der Aufbau liest den kompletten Datenbestand zu Ihrer Person — das ist kein Knopf für den Dauerbetrieb. Jede Auskunft wird im Änderungsprotokoll vermerkt, denn sie enthält alles zu einer Person an einem Ort.

Was in der Auskunft steht

Die Auskunft ist in elf Abschnitte gegliedert. Zu jedem stehen Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer dabei — das verlangt Art. 15 Abs. 1 lit. a und d DSGVO.

Korrekturen an Arbeitszeiten ersetzen einen Eintrag nie, sondern erzeugen eine neue Version mit Begründung. In der JSON-Datei stehen beide Versionen — das ist der gesetzlich geforderte Manipulationsschutz, und er schützt auch Sie.

Was bewusst nicht drinsteht

• Passwort und Terminal-PIN. Beides liegt nur als nicht umkehrbarer Hash vor. Auch der Betreiber kann den Wert nicht lesen.
• Die Dateien selbst. Ein Attest wird nicht an die Auskunft angehängt. Eine Auskunft wandert erfahrungsgemäß per E-Mail weiter; ein Gesundheitsdokument soll das nicht. Die Datei bleibt verschlüsselt gespeichert und ist nur über den protokollierten Download erreichbar.
• Nachrichten anderer Personen aus dem Team-Chat. Aufgeführt sind ausschließlich Ihre eigenen Zeilen — auch dann, wenn der Betrieb die Auskunft angefordert hat.
• Eine Lohnabrechnung. Zeitflex bereitet die Lohnabrechnung vor und exportiert die Bewegungsdaten; die endgültige Abrechnung erstellt der Arbeitgeber oder sein Lohnbüro, und dort gelten eigene Aufbewahrungsfristen.

Wer Ihre Daten bekommt

Art. 15 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt, dass die Empfänger genannt werden. In jeder Auskunft stehen dieselben vier Gruppen:

1. Betriebsleitung und Führungskräfte des eigenen Betriebs, rollenbasiert.
2. Steuerberatung bzw. Lohnbüro des Betriebs — ausschließlich Lohn- und Zeitdaten, keine Dokumente und keine Gesundheitsdaten.
3. Hosting- und Infrastrukturdienstleister als Auftragsverarbeiter (Anlage 2 des AVV).
4. Behörden, soweit gesetzlich verpflichtet — zum Beispiel die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls nach § 17 MiLoG.

Wer hat mein Attest angesehen?

Das ist die interessanteste Zeile der ganzen Auskunft, und Sie müssen dafür keine Datei herunterladen. In der Karte Meine Daten im Überblick (Browser) bzw. unter Mehr → Meine Daten → Wer hat meine Dokumente angesehen? (App) sehen Sie die letzten Zugriffe auf Ihre Dokumente: Zeitpunkt, Name, Rolle und ob das Dokument angesehen, der Zugriff abgewiesen oder das Dokument gelöscht wurde.

Das funktioniert, weil jeder Aufruf einer AU-Bescheinigung protokolliert wird — der erfolgreiche wie der abgewiesene. Sehen dürfen Ihre Atteste nur Sie selbst, der Inhaber und die Führung. Die Steuerkanzlei hat keinen Zugriff auf Dokumente.

Berichtigen, löschen, Konto löschen

Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO) richten Sie an Ihren Arbeitgeber — er ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wo einer Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Arbeitszeiten nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG, Lohnunterlagen nach § 41 EStG), werden die Daten stattdessen anonymisiert und gesperrt. Die Fristen im Einzelnen stehen unter Aufbewahrungsfristen.

Konto löschen beantragen Sie in der Handy-App unter Mehr → Konto löschen. Der Antrag bekommt eine Vorgangsnummer und geht an Zeitflex und Ihren Betrieb. Zugesagt ist eine Rückmeldung innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Sofort gelöscht wird nicht — Arbeitszeitnachweise muss der Betrieb aufbewahren; Name, E-Mail und Zugang werden nach den Fristen anonymisiert. Im Browser gibt es diesen Antrag nicht; dort finden Sie stattdessen die Löschung des ganzen Betriebs, die nur der Inhaber auslösen kann.

Weitere Rechte, die in jeder Auskunft aufgeführt sind: Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Widerspruch (Art. 21) und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Wenn der Betrieb die Auskunft für Sie erstellt

Stellt eine Person den Antrag außerhalb der App — etwa nach dem Austritt, wenn der Zugang schon deaktiviert ist — muss der Arbeitgeber trotzdem antworten können. Inhaber und Führung können deshalb unter Mitarbeiter dieselbe Auskunft für eine Person auslösen. Das wird protokolliert, und die betroffene Person bekommt eine Push-Nachricht „Datenauskunft erstellt“, die sich nicht abschalten lässt. Die Steuerkanzlei kann keine Auskünfte erstellen.

Kommen Sie nicht weiter?

Fragen zum Inhalt Ihrer Daten klärt Ihr Betrieb; bei technischen Problemen hilft der Support. Wie lange welche Daten bleiben, steht unter Aufbewahrungsfristen; was beim Austritt passiert, unter Ein Mitarbeiter geht.