Aufbewahrungsfristen

Zwei Pflichten ziehen in entgegengesetzte Richtungen: Aufbewahren, solange es das Gesetz verlangt — löschen, sobald der Zweck entfallen ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Wer nur eine der beiden kennt, macht einen Fehler.

Die Fristen im Überblick

Die Fristen laufen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Was Stempo automatisch tut

Stempo hat eine hinterlegte Fristen-Matrix und einen täglichen Löschlauf. Konkret:

• Atteste und AU-Nachweise werden nach 2 Jahren automatisch gelöscht — Datei und Datensatz.
• Beschäftigte, die den Betrieb verlassen haben, werden nach Ablauf der Frist anonymisiert, nicht gelöscht: Die Zeiten bleiben als Aufzeichnung bestehen, der Personenbezug fällt weg. Das ist der einzige Weg, beide Pflichten gleichzeitig zu erfüllen.
• Jede Löschung wird protokolliert. Das Protokoll ist dein Nachweis, dass gelöscht wurde — ohne es müsstest du das Fehlen von Daten beweisen.

Betriebslöschung

Wenn du deinen Betrieb bei Stempo löschst, läuft das zweistufig:

1. Der Betrieb wird zur Löschung vorgemerkt und gesperrt.
2. Nach 30 Tagen wird endgültig gelöscht. Innerhalb dieser Frist kannst du widerrufen.

Diese 30 Tage sind ein Sicherheitsnetz gegen den Klick um 23 Uhr. Exportiere in dieser Zeit alles, was du behalten musst — siehe Konto kündigen und Daten mitnehmen.

Deine Pflicht bleibt

Auskunft an Beschäftigte

Jede beschäftigte Person kann nach Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre Daten verlangen. In Stempo kann sie diese Auskunft selbst anfordern — ohne Umweg über dich. Das entlastet dich und erfüllt die Frist von einem Monat zuverlässiger als jeder manuelle Prozess.

Kommst du nicht weiter?

Bei laufenden Verfahren — Arbeitsgericht, Betriebsprüfung, Zollprüfung — gilt eine Aufbewahrungspflicht über die Regelfrist hinaus. Lösche in solchen Fällen nichts, ohne Rücksprache.