Aufzeichnungspflicht — verständlich erklärt

Die Kurzfassung

Arbeitszeit muss erfasst werden. Für alle Beschäftigten. Seit 2022.

Die Pflicht kommt nicht aus einem neuen Gesetz, sondern aus zwei Entscheidungen:

• Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten.
• Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt — abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Es braucht dafür kein neues Gesetz.

Wer bis heute auf „das Gesetz kommt ja erst noch" wartet, wartet auf die Ausgestaltung — nicht auf die Pflicht.

Was aufgezeichnet werden muss

Nicht ausreichend ist die reine Stundensumme am Monatsende. „160 Stunden im März" sagt nichts darüber, ob die Höchstarbeitszeit oder die Ruhezeit eingehalten wurde.

Für wen gilt das?

Für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, unabhängig von Betriebsgröße und Branche. Auch für Minijobber, Aushilfen, Werkstudenten und Auszubildende.

Zusätzlich gibt es die strengere Pflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Sie trifft:

• alle Minijobber (geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV) — nicht aber Minijobs im Privathaushalt (§ 8a SGB IV)
• die Beschäftigten in den elf Wirtschaftsbereichen des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ausgenommen sind nach § 1 Abs. 1 der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro übersteigt, oder 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Stand: 28. September 2026) — Minijobber erreichen diese Grenzen nicht. Nach § 1 Abs. 2 MiLoDokV entfällt die Pflicht außerdem für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, die im Betrieb arbeiten. Diese Ausnahmen betreffen nur § 17 MiLoG; die allgemeine Erfassungspflicht oben gilt weiter.

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG gilt: Aufzeichnung binnen sieben Tagen, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre. Eine fehlende, falsche oder verspätete Aufzeichnung kann mit einem Bußgeld bis 50.000 € geahndet werden (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Geprüft wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls — unangekündigt.

Die geplante Gesetzesänderung

Was Zeitflex dafür tut

• Beginn, Ende und Dauer werden im Moment des Stempelns festgehalten, nicht nachträglich geschätzt.
• Jede Änderung erzeugt eine neue Fassung und behält die alte, mit Person, Zeitpunkt und Begründung.
• Die Pausenregeln nach § 4 ArbZG werden angewandt.
• Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit werden erkannt und gemeldet (ab Starter).
• Die Aufbewahrungsfristen werden produktseitig eingehalten — siehe Aufbewahrungsfristen.

Darf ich die Erfassung delegieren?

Ja. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten übertragen werden — die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Praktisch heißt das: Der Betrieb muss stichprobenartig prüfen und eingreifen, wenn jemand systematisch nicht stempelt.

Kommen Sie nicht weiter?

Die Grenzen von Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit stehen unter Pausen- und Ruhezeitregeln.