Vergessene Stempelung korrigieren

Vergessenes Ausstempeln ist der häufigste Fall im Alltag. Er ist vorgesehen, und er ist kein Drama — solange die Korrektur nachvollziehbar bleibt.

Wer darf korrigieren?

Inhaber und Führung. Mitarbeitende können ihre eigenen Zeiten sehen, aber nicht ändern. Das ist Absicht: Eine Arbeitszeitaufzeichnung, die die erfassende Person selbst nachträglich anpassen kann, verliert ihren Beweiswert. Den Verlauf eines Eintrags sehen Inhaber, Führung und die eingeladene Steuerkanzlei.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie links Stundenzettel.
2. Blättern Sie mit Vorige Woche und Nächste Woche zur betreffenden Woche; die Tabelle zeigt die Einträge aller Mitarbeitenden.
3. Fehlt eine Gehen-Zeit von gestern oder früher — oder läuft ein Eintrag seit mehr als 16 Stunden —, steht oben eine rote Karte „Einträge ohne Gehen-Zeit" mit dem Knopf Gehen-Zeit nachtragen. Für jede andere Änderung klicken Sie die Zeile des Eintrags an.
4. Tragen Sie die richtige Zeit ein. Fehlt nur die Gehen-Zeit, steht unter dem Feld Auf Schichtende setzen mit einem Vorschlag: Kommen-Zeit plus tägliche Sollzeit. Prüfen Sie ihn gegen den tatsächlichen Feierabend, statt ihn ungesehen zu übernehmen.
5. Begründung eintragen. Das Feld ist Pflicht, mindestens fünf Zeichen. Ein Satz reicht: „Ausstempeln vergessen, Feierabend laut Schichtplan 17:00."
6. Speichern.

Das Ergebnis: Der Tag zeigt die korrigierte Zeit. Der ursprüngliche Eintrag ist nicht weg — er steht als frühere Fassung im Änderungsprotokoll, zusammen mit Zeitpunkt, Person und Begründung.

Nachtrag statt Korrektur

Eine Korrektur ändert einen Eintrag, der schon da ist. Hat jemand an einem Tag gar nicht gestempelt, gibt es nichts zu korrigieren — dafür ist der Nachtrag da.

1. Öffnen Sie Stundenzettel und klicken Sie oben auf Zeit nachtragen.
2. Wählen Sie die Person und die Art: Arbeitszeit oder Pause.
3. Tragen Sie Datum, Kommen und Gehen ein. Liegt die Gehen-Zeit vor der Kommen-Zeit, zählt sie als Nachtschicht auf den Folgetag.
4. Grund des Nachtrags — Pflichtfeld, mindestens fünf Zeichen.
5. Zeit nachtragen anklicken.

Was der Nachtrag bewusst anders macht als ein echter Stempel:

• Er sieht nie wie ein Stempel aus. Der Eintrag trägt die Quelle „manuell", die Person, die ihn angelegt hat, und den Grund — im Stundenzettel, im Verlauf und in der Prüfungsmappe.
• Er ist noch nicht genehmigt. Der Nachtrag entsteht wie jeder gestempelte Tag als offener Eintrag und läuft durch dieselbe Freigabe. Die betroffene Person wird über den Nachtrag benachrichtigt — mit Datum und Grund, sofern sie ihn nicht selbst angelegt hat.
• Er braucht immer ein Ende. Ein Nachtrag ohne Gehen-Zeit wäre ein „laufender" Eintrag in der Vergangenheit, der nirgends zählt und den Monatsabschluss blockiert.
• Er liegt nie in der Zukunft. Ein Nachtrag dokumentiert geleistete Arbeit. Für geplante Zeiten ist der Dienstplan zuständig.
• Ein einzelner Eintrag umfasst höchstens 24 Stunden. Die Grenze fängt Vertipper im Datum ab; sie ist keine Arbeitszeitprüfung — die läuft getrennt und meldet Verstöße gegen die Höchstarbeitszeit des § 3 ArbZG als eigene Warnung.
• Nach hinten gibt es keine Grenze, außer der Monatssperre: In einen gesperrten Monat lässt sich nichts nachtragen (siehe Korrekturen nach der Sperre).

Das Änderungsprotokoll ansehen

Klicken Sie beim Eintrag auf korrigiert · Verlauf (bei einem Nachtrag auf nachgetragen · Grund). Sie sehen je Fassung:

• Was vorher stand und was jetzt steht
• Wer geändert hat
• Wann geändert wurde
• Warum geändert wurde (die Begründung)

Genau diese Liste legen Sie bei einer Prüfung vor.

Gute und schlechte Begründungen

Die Begründung wird gelesen — von Ihnen selbst in vier Monaten, vom Steuerbüro, im Zweifel von einem Prüfer. Schreiben Sie sie für diese Leser.

Die Erinnerung nach 14 Stunden — an die Führung

Läuft eine Stempelung länger als 14 Stunden, ist das praktisch immer ein Versehen. Zeitflex prüft das stündlich und verschickt dann Push-Nachrichten — je offene Stempelung genau einmal.

An Inhaber und Führung geht die Nachricht „Offene Stempelung — bitte nachtragen": Wer seit wann eingestempelt ist, wie viele Stunden das sind, und die Bitte, den tatsächlichen Feierabend nachzutragen. Der Grund für diesen Adressaten ist einfach: Nur die Führung darf korrigieren.

An die betroffene Person geht — sofern sie nicht selbst zur Führung gehört — die Nachricht „Noch eingestempelt?" mit der Bitte, der Betriebsleitung den tatsächlichen Feierabend zu sagen. Sie wird ausdrücklich nicht aufgefordert, jetzt auszustempeln: Das würde einen Feierabend 14 Stunden nach dem echten aufzeichnen — eine falsche Aufzeichnung und obendrein ein Arbeitszeitverstoß, den es nie gegeben hat.

In der Nachricht selbst steht keine vorgeschlagene Uhrzeit, und automatisch nachgetragen wird nichts. Einen Vorschlag gibt es erst im Korrekturfeld, und nur dort: Auf Schichtende setzen füllt die Gehen-Zeit mit Kommen plus täglicher Sollzeit — ein Wert, den die Führung prüft, ändert oder mit Begründung bestätigt. Gespeichert wird er nur durch einen Klick eines Menschen, nie von selbst.

Die Erinnerung hält sich an die persönlichen Benachrichtigungseinstellungen: Wer den Schalter „Erinnerungen" aus hat, bekommt sie nicht; wer gerade in seiner Ruhezeit ist, bekommt sie in diesem Moment nicht. Die Gruppenregel dahinter: Sobald mindestens eine Person erreicht wurde, gilt die Erinnerung für diese Stempelung als zugestellt — wer in dem Moment in der Ruhezeit war, bekommt sie nicht nachgeliefert. Wurde niemand erreicht und war mindestens eine Person nur in der Ruhezeit, versucht Zeitflex es in der nächsten Stunde erneut. Ein Betrieb, in dem nachts alle schlafen, bekommt die Meldung also am Morgen; sie geht nicht verloren.

Was nach dem Monatsabschluss gilt

Sobald ein Monat gesperrt ist, sind seine Zeiten nicht mehr direkt änderbar. Der Weg dahin steht unter Korrekturen nach der Sperre.

Wenn gerade gar nichts geht

Fällt Zeitflex aus, erfassen Sie weiter auf Papier: Name, Datum, Beginn, Ende, Pause. Sobald das System wieder da ist, tragen Sie die Tage über Zeit nachtragen ein — mit dem Grund „Nacherfassung Papierliste [Datum]". Wurde an dem Tag zwar eingestempelt, aber nicht ausgestempelt, nehmen Sie stattdessen Gehen-Zeit nachtragen. Die Aufzeichnungspflicht kennt keine Störung, aber sie schreibt kein Werkzeug vor. Was ohne Netz von selbst funktioniert, steht unter Ohne Netz arbeiten.

Häufige Fragen

Eine Mitarbeiterin hat gestern gar nicht gestempelt. Korrigieren oder nachtragen?

Nachtragen. Eine Korrektur setzt einen vorhandenen Eintrag voraus. Über Zeit nachtragen legen Sie den Tag mit Kommen, Gehen und Grund neu an; der Eintrag ist danach als manuell erfasst erkennbar.

Ich bin selbst Inhaber und habe vergessen auszustempeln. Bekomme ich zwei Nachrichten?

Nein. Wer zur Führung gehört, bekommt nur die Führungsnachricht mit der Bitte, den Feierabend nachzutragen. Zwei Meldungen zu derselben Sache wären Lärm.

Darf ich für eine Nachtschicht 22:00 bis 06:00 nachtragen?

Ja. Liegt die Gehen-Zeit vor der Kommen-Zeit, zählt der Nachtrag automatisch auf den Folgetag. Die Grenze von 24 Stunden je Eintrag ist damit nicht berührt.

Kann ich einen Nachtrag für nächste Woche anlegen, weil ich die Schicht schon kenne?

Nein. Ein Nachtrag dokumentiert geleistete Arbeit und darf nicht in der Zukunft liegen. Planen Sie die Schicht im Dienstplan; gestempelt wird, wenn sie stattfindet.

Kommen Sie nicht weiter?

Ob gerade eine Störung vorliegt, sehen Sie auf unserer Statusseite; für alles andere erreichen Sie uns über Support. Korrekturen in bereits gesperrten Monaten erklärt Korrekturen nach der Sperre, die Erinnerungseinstellungen Benachrichtigungen und Ruhezeiten.