Korrekturen nach der Sperre

Ein gesperrter Monat ist nicht bloß schwer zu ändern — er ist gar nicht mehr zu ändern. Trotzdem fällt mancher Fehler erst danach auf: eine vergessene Krankmeldung, eine falsch übernommene Zeit, ein Zuschlag, der nie hätte gelten dürfen. Dieser Artikel sagt, was dann wirklich geht — und was nicht.

Die Sperre ist eine Einbahnstraße

Zeitflex hat keine Funktion, die eine gesperrte Lohnperiode wieder freigibt. Weder für die Führung noch für den Inhaber, weder im Monatsabschluss noch an einer anderen Stelle. Es gibt keinen Knopf dafür und keine Prozedur, die es im Hintergrund täte.

Das ist keine Einstellung, sondern die Bauart: Der Abschluss schreibt die Zahlen des Monats fest, und genau darin liegt sein Zweck. Wäre er umkehrbar, könnte sich eine bereits ausgezahlte Abrechnung nachträglich ändern, ohne dass jemand es merkt.

Was Zeitflex ab dem Abschluss abweist — die Meldungen stehen wörtlich so in der Anwendung:

Eine Krankmeldung in einem gesperrten Monat lässt sich ebenfalls weder zurückziehen noch zurücknehmen (Krankmeldung), und ein Import lädt in einen gesperrten Monat nichts mehr nach.

Der eine Weg, den es gibt: Nachtrag im laufenden Monat

Der gesperrte Monat bleibt, wie er ist. Die Korrektur läuft über den laufenden, noch offenen Monat:

1. Den Fehler im laufenden Monat nachtragen oder korrigieren — fehlende Stunden nacherfassen, zu viel gebuchte Stunden abziehen. Das geht im Stundenzettel und ist der Führung vorbehalten (Inhaber oder Manager).
2. In der Begründung den Bezug herstellen. Die Begründung ist Pflicht (mindestens fünf Zeichen) und landet im Änderungsprotokoll. Schreiben Sie hinein, worauf sich der Nachtrag bezieht: „Nachtrag zu März: Baustelle Nord am 14.03. nicht erfasst."
3. Das Lohnbüro informieren, damit es die Differenz berücksichtigt. Diesen Schritt macht die Anwendung nicht für Sie.

Das ist genau der Weg, den Lohnbüros auch sonst gehen. Er hat einen entscheidenden Vorteil: Die einmal ausgezahlte Abrechnung bleibt nachvollziehbar.

Ändert es etwas, ob der Lohn schon gelaufen ist?

In Zeitflex nicht. Der Weg ist in beiden Fällen derselbe, weil der gesperrte Monat in beiden Fällen zubleibt. Ist der Lohn für den Monat noch nicht gerechnet, kann Ihr Lohnbüro die Differenz möglicherweise noch im selben Lauf berücksichtigen — das entscheidet es, nicht die Anwendung. Rufen Sie deshalb früh an, nicht erst zum nächsten Monatsende.

Ein genehmigter Widerspruch, der nicht mehr eingelöst werden konnte

Ein eigener Abschnitt, weil dieser Fall aus der anderen Richtung kommt: Nicht die Führung merkt den Fehler, sondern die betroffene Person hat ihn gemeldet — und die Anwendung selbst verweist von dort hierher.

Die Lage: Jemand hat einer Aberkennung widersprochen („Ich habe diese Zeit gearbeitet"), die Führung hat ihm recht gegeben — und bevor die Aberkennung an der Zeile zurückgenommen war, wurde der Monat abgeschlossen. Ab da weist Zeitflex die Rücknahme ab, wie jede andere Änderung in einem gesperrten Monat.

Zeitflex lässt den Antrag dann nicht als „genehmigt" liegen, sondern schließt ihn mit dem Ausgang „Monat inzwischen gesperrt": Der Vorgang wird protokolliert, und die betroffene Person bekommt eine Meldung, die den Grund nennt und ausdrücklich keine Erledigung behauptet. Die Zeile bleibt aberkannt und durchgestrichen im Stundenzettel stehen.

Was dann zu tun ist, steht oben — es ist derselbe und einzige Weg wie bei jedem anderen Fehler: Die Stunde im laufenden Monat nacherfassen, in der Begründung den Bezug herstellen („Nachtrag zu März: Zeit vom 14.03. war zu Unrecht nicht anerkannt"), und das Lohnbüro informieren.

Die aberkannte Zeile im gesperrten Monat bleibt dabei aberkannt. Sie zurückzunehmen ist nicht mehr möglich — auch nicht für den Inhaber, auch dann nicht, wenn der Lohn noch nicht gelaufen ist. Der Nachtrag im laufenden Monat ersetzt sie nicht, er gleicht sie aus.

Sagen Sie der Person Bescheid, dass der Nachtrag läuft. Sie sieht am geschlossenen Antrag nur, dass der Monat gesperrt war — nicht, was daraufhin geschieht.

Die beiden anderen benannten Ausgänge gehören nicht hierher. Bei „Zeit inzwischen nachgetragen" ist die Stunde schon wieder da, nur über einen neuen Eintrag statt über die Rücknahme; der Antrag ist damit erfüllt, und es bleibt nichts zu tun außer der Frage, ob die nachgetragene Zeit inhaltlich stimmt. Bei „Zeit inzwischen teilweise nachgetragen" deckt die neue Zeile nur einen Teil der Spanne: Der Antrag bleibt dann sichtbar offen, und über den Rest entscheiden Sie am Tag selbst. Beschrieben sind beide in Ohne Netz arbeiten.

Was protokolliert ist

Damit klar ist, dass nichts unbemerkt passiert — und damit Sie wissen, worauf Sie sich bei einer Prüfung berufen können:

• Der Abschluss selbst: wer den Monat gesperrt hat und wann.
• Jeder Export mit Zeitpunkt, Format und Dateiname — im Exportprotokoll der Periode.
• Jeder Nachtrag und jede Korrektur im laufenden Monat mit Vorher-Wert, Nachher-Wert und der Pflichtbegründung.

Alles davon liegt im Änderungsprotokoll und ist im Kanzlei-Portal als „Änderungen seit dem letzten Export" sichtbar.

Nicht protokolliert wird, wer eine Sperre zurückgenommen hat — dazu gibt es nichts zu protokollieren, weil es den Vorgang nicht gibt.

Wer darf was?

Der Inhaber kann hier nichts mehr als ein Manager. Das ist der Unterschied zu fast allen anderen Stellen in Zeitflex, und er ist Absicht: Wer eine festgeschriebene Abrechnung wieder aufmachen könnte, könnte sie auch unbemerkt verändern.

Kommen Sie nicht weiter?

Bei mehreren betroffenen Monaten oder wenn schon Beiträge gemeldet sind, sprechen Sie zuerst mit Ihrem Steuerbüro und korrigieren Sie danach in Zeitflex. Die Reihenfolge spart eine zweite Korrektur.