Korrekturen nach der Sperre

Ein gesperrter Monat ist absichtlich schwer zu ändern. Trotzdem gibt es Fälle, in denen es sein muss — eine vergessene Krankmeldung, eine falsch übernommene Zeit, ein Zuschlag, der gar nicht hätte gelten dürfen.

Erst die Frage: Ist der Lohn schon gelaufen?

Davon hängt alles ab.

Fall A — noch nicht abgerechnet

Der Monat ist gesperrt, aber das Lohnbüro hat noch nicht gerechnet. Dann ist der saubere Weg:

1. Sperre aufheben im Monatsabschluss (nur Inhaber).
2. Fehler korrigieren — mit Begründung, wie jede Korrektur.
3. Monat erneut sperren.
4. Neu exportieren und das Lohnbüro informieren, dass die alte Datei zu verwerfen ist.

Fall B — bereits abgerechnet und ausgezahlt

Dann wird der alte Monat nicht verändert. Die Aufzeichnung bleibt so, wie sie war, und die Korrektur läuft über den laufenden Monat:

1. Den Fehler im laufenden Monat als Korrekturbuchung nachtragen — etwa fehlende Stunden nacherfassen oder zu viel gebuchte Stunden abziehen.
2. In der Begründung den Bezug herstellen: „Nachtrag zu März: Baustelle Nord am 14.03. nicht erfasst."
3. Das Lohnbüro informieren, damit es die Differenz im laufenden Lauf berücksichtigt.

Das ist genau der Weg, den Lohnbüros auch sonst gehen. Er hat einen entscheidenden Vorteil: Die einmal ausgezahlte Abrechnung bleibt nachvollziehbar.

Was beim Entsperren protokolliert wird

Damit klar ist, dass nichts unbemerkt passiert:

• Wer die Sperre aufgehoben hat und wann
• Jede einzelne Korrektur mit Vorher-Wert, Nachher-Wert und Begründung
• Wer erneut gesperrt hat und wann
• Jeder erzeugte Export mit Zeitpunkt

Alles davon liegt im Änderungsprotokoll und ist im Kanzlei-Portal als „Änderungen seit dem letzten Export" sichtbar.

Wer darf entsperren?

Nur der Inhaber. Die Führung darf innerhalb offener Monate korrigieren, aber keine Sperre aufheben. Der Grund ist derselbe wie bei den Rollen insgesamt: Wer eine festgeschriebene Abrechnung wieder öffnen kann, trägt dafür die Verantwortung — und das ist im Betrieb genau eine Person.

Kommst du nicht weiter?

Bei mehreren betroffenen Monaten oder wenn schon Beiträge gemeldet sind, sprich zuerst mit deinem Steuerbüro und korrigiere danach in Stempo. Die Reihenfolge spart eine zweite Korrektur.