Krankmeldung erfassen

Krankmeldung eintragen

1. Öffnen Sie links Abwesenheiten.
2. Wählen Sie im Kasten Neuer Antrag unter Art den Eintrag Krankheit.
3. Von und Bis eintragen. Ist das Ende noch offen, tragen Sie zunächst den bekannten Zeitraum ein und legen Sie später einen Anschlusseintrag an.
4. Auf Antrag stellen.

Das Ergebnis: Die Krankmeldung gilt sofort. Sie muss nicht genehmigt werden — das wäre auch fachlich falsch, denn Arbeitsunfähigkeit ist eine Tatsache, keine Bitte. Schon unter der Auswahl Art steht deshalb der Satz: „Diese Meldung gilt sofort — ohne Genehmigungsschritt."

Geplante Schichten im Zeitraum werden im Dienstplan als Konflikt markiert, sodass die Führung nachbesetzen kann. Das setzt zweierlei voraus: Ihr Plan enthält den Dienstplan, und der Konflikthinweis erscheint nur bei den Personen, die planen dürfen.

Krankmeldung am Sonntag

Der häufigste Fall in Gastronomie, Pflege und Einzelhandel: Sonntagabend, die Schicht am Montag ist eingeplant, und die Mitarbeiterin merkt, dass es nicht geht. Sie trägt die Krankmeldung ein — Sonntag, 22 Uhr, vom Handy. Das ist in Ordnung: Es gibt keine Sperrzeiten, keinen Wochenendfilter, und der Eintrag wirkt in dem Moment, in dem er abgeschickt wird.

Was dabei passiert — und was nicht:

• Die Führung bekommt eine Nachricht. Inhaber und Schichtleitung erfahren von der neuen Krankmeldung als Push-Nachricht (Handy-App oder Browser) und als Meldung in der Glocke. Sie lautet „Neue Abwesenheit: Name" mit dem Zeitraum — ohne den Grund, denn eine Push-Nachricht erscheint auf dem Sperrbildschirm, den auch andere sehen. Die Art steht unter Abwesenheiten; dorthin führt der Klick in der Glocke und auf die Nachricht im Browser. In der Handy-App öffnet das Antippen die App selbst — die Liste mit der Art steht im Browser. Die Person, die sich krank meldet, bekommt keine Nachricht über sich selbst; meldet sich eine Schichtleitung krank, erfahren es der Inhaber und die übrige Führung. Trägt die Führung die Krankmeldung für jemanden ein, bekommt die übrige Führung die Nachricht, die eintragende Person nicht. Eine E-Mail gibt es nicht.
• Die Push-Nachricht lässt sich unter Benachrichtigungen mit dem Schalter Neue Abwesenheiten im Team abschalten, und in einer persönlichen Ruhezeit kommt sie nicht — die Meldung in der Glocke bleibt in beiden Fällen. Über dieselbe Person gehen höchstens drei Push-Nachrichten in 24 Stunden hinaus; weitere stehen nur in der Glocke.
• Ein ehrlicher Rest: Weil nur Krankmeldungen diese Nachricht auslösen, kann jemand, der das weiß und Ihren Sperrbildschirm sieht, aus „Neue Abwesenheit" auf eine Krankmeldung schließen. Sieht ein anderer Ihr Handy öfter, stellen Sie in den Geräteeinstellungen ein, dass der Inhalt von Mitteilungen auf dem Sperrbildschirm verborgen bleibt.
• Trotzdem bleibt der Anruf oder die Nachricht an die Führung Pflicht. Eine Push-Nachricht erreicht niemanden, der sie abgeschaltet oder kein Gerät eingerichtet hat, und die Meldepflicht aus § 5 EFZG erfüllt die Person gegenüber dem Betrieb, nicht gegenüber einer Software. Der Eintrag in Zeitflex sorgt dafür, dass die Abwesenheit im Stundenzettel, im Dienstplan und in der Lohnvorbereitung richtig steht — er ersetzt das Bescheidsagen nicht.
• Der Kanzlei-Zugang kann keine Krankmeldung eintragen. Das Steuerberater-Portal ist eine reine Leseansicht; Anträge und Meldungen kommen immer aus dem Betrieb.

Attest hochladen

Wenn Ihr Betrieb das Attest über Zeitflex entgegennimmt:

1. Beim Eintragen der Krankmeldung erscheint das Feld AU-Bescheinigung (optional).
2. Foto oder PDF auswählen. Am Handy geht das direkt aus der Kamera.
3. Zusammen mit der Meldung absenden.

Erlaubt sind JPG, PNG und PDF bis 10 MB. Zeitflex prüft dabei nicht nur die Endung, sondern den Inhalt der Datei — ein umbenanntes Dokument wird abgewiesen.

In der Mobile-App darf die Datei auch später nachgereicht werden, etwa wenn beim Eintragen kein Netz da war: Die Meldung geht sofort raus, das Foto folgt, sobald die Verbindung steht. Das Nachreichen gilt nur für den eigenen Eintrag; in der Weboberfläche hängt die Datei am Formular beim Eintragen. Zu einer Krankmeldung gehört dabei genau ein Nachweis. Liegt schon einer vor, wird ein zweiter abgewiesen („Zu diesem Antrag liegt bereits ein Nachweis vor.") — ein stilles Überschreiben eines Gesundheitsdokuments gibt es nicht.

Wer darf was sehen?

Die Zeile für Kolleginnen und Kollegen ist bewusst dreimal „nein": Auch im Dienstplan erscheint der Abwesenheitskonflikt nur bei den Personen, die planen dürfen. Wer nur den Plan liest, sieht schlicht keine Schicht — nicht den Grund dafür.

Vertippt? So ziehen Sie eine Krankmeldung zurück

Weil die Krankmeldung sofort gilt, gibt es keinen offenen Antrag, den man einfach löscht. Trotzdem ist ein Vertipper — falscher Monat, falsche Art — kein Fall für den Support. Zeitflex unterscheidet zwei Wege:

Am Tag der Eintragung: selbst zurückziehen. Bis zum Ende desselben Kalendertages (Ortszeit Berlin, nicht Weltzeit) sehen Sie an Ihrem eigenen Eintrag den Knopf Zurückziehen. Er braucht keine Begründung. Der Eintrag wird als storniert markiert und bleibt mit Vermerk im Änderungsprotokoll — er verschwindet nicht spurlos. Vier Bedingungen müssen zusammenkommen: Es ist Ihr eigener Eintrag, niemand hat ihn entschieden, es ist eine Krankmeldung oder eine Kind-krank-Meldung, und es ist noch derselbe Tag.

Ab dem nächsten Tag: die Führung nimmt zurück. Dann heißt der Knopf Zurücknehmen, er steht nur Inhaber und Führung zur Verfügung, und er verlangt eine Begründung. Der Grund wird an den Eintrag angehängt und im Änderungsprotokoll festgehalten. Die betroffene Person bekommt eine Push-Nachricht mit dem Grund — niemand soll am Monatsende rätseln, warum ein Tag fehlt.

Was mit der Nachricht an die Führung geschieht: Auf beiden Wegen verschwindet die Zeile „Neue Abwesenheit" aus den Glocken der Führung — dort steht danach nur, was wirklich gilt. Eine Push-Nachricht, die schon auf einem Handy angekommen ist, holt Zeitflex dagegen nicht zurück; sie bleibt dort, bis sie weggewischt wird. Wer sich vertippt hat, sagt der Führung deshalb kurz Bescheid, welcher Zeitraum stimmt.

Warum das Fenster so kurz ist: Ein genehmigter Tag wirkt in Dienstplan und Lohnvorbereitung. Könnte jede Person ihre Krankmeldung beliebig lange selbst löschen, wäre die Aufzeichnung als Nachweis nichts mehr wert.

Nicht in den Chat

Der Team-Chat ist für Absprachen gedacht — „Wer übernimmt Samstag?", nicht „Bin krank, Rücken wieder". Der zweite Satz ist ein Gesundheitsdatum, und er entsteht beiläufig. Deshalb steht über jeder Chat-Gruppe der Hinweis: Keine Angaben zu Krankheiten, Diagnosen oder anderen sensiblen Daten. Eine Krankmeldung läuft über die Abwesenheiten, nicht über den Chat.

Drei Gründe, den Hinweis ernst zu nehmen:

• Chat-Nachrichten werden nach der Frist der Gruppe gelöscht und sind kein Nachweis. Eine Krankmeldung, die nur im Chat steht, fehlt im Stundenzettel und im Monatsabschluss.
• Im Chat lesen alle Mitglieder der Gruppe mit — auch Kolleginnen und Kollegen, die die Art der Abwesenheit sonst nie sehen würden.
• Verhindern lässt sich ein solcher Satz technisch nicht. Zeitflex filtert keine Nachrichten und liest nicht mit. Der Schutz besteht darin, den Weg zu kennen.

Die Steuerkanzlei ist übrigens nie Mitglied einer Chat-Gruppe — auch dann nicht, wenn die Führung sie versehentlich hinzufügen möchte. Mehr dazu unter Team-Chat: Zuruf, kein Archiv.

Die elektronische AU (eAU)

Seit 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse elektronisch ab. Zeitflex ersetzt diesen Abruf nicht und hat keine Anbindung an das Kassenverfahren. Der Upload hier ist eine betriebsinterne Erleichterung — für die Führung, die den Ausfall einplanen muss, und für Fälle, in denen kein eAU-Abruf möglich ist (Privatversicherte, Attest aus dem Ausland, Kind-krank-Bescheinigungen).

Die Meldepflicht der beschäftigten Person gegenüber dem Betrieb bleibt bestehen: Die Krankmeldung selbst — der Anruf am Morgen — ersetzt keine Software.

Kind krank

Dafür gibt es eine eigene Abwesenheitsart: Kind krank. Sie verhält sich genau wie die Krankmeldung — sie gilt sofort, braucht keine Genehmigung, erlaubt das Anhängen eines Nachweises, und am Tag der Eintragung darf die betroffene Person sie selbst zurückziehen. In der Lohnvorbereitung zählen Kind-krank-Tage zu den Krankheitstagen.

Schreiben Sie in das Feld Kommentar nichts über das Kind, was über den Zeitraum hinausgeht. Auch hier gilt: Die Diagnose geht den Betrieb nichts an.

Häufige Fragen

Ich habe die Krankmeldung um 23:50 Uhr eingetragen und um 0:10 Uhr den Fehler bemerkt. Warum fehlt der Knopf „Zurückziehen"?

Weil der Kalendertag gewechselt hat. Die Frist endet um Mitternacht Ortszeit, nicht 24 Stunden nach dem Eintrag — „heute noch" ist die Regel, die jeder ohne Rechnen versteht. Sagen Sie Ihrer Führungskraft Bescheid; sie nimmt den Eintrag mit einer kurzen Begründung zurück, und Sie tragen die richtige Meldung neu ein.

Die Krankheit dauert länger als gedacht. Verlängere ich den Eintrag oder lege ich einen neuen an?

Legen Sie für den Anschlusszeitraum einen neuen Eintrag an, der am Tag nach dem bisherigen Ende beginnt. Zeitflex weist überlappende Zeiträume ab („Für diesen Zeitraum existiert bereits ein Antrag"), lückenlos aneinandergereihte Einträge sind aber genau richtig. Ein Folgeattest hängen Sie an den neuen Eintrag.

Kann die Führung sehen, was auf dem Attest steht?

Sie sieht die Datei, also das, was Sie hochgeladen haben. Auf dem Arbeitgeber-Exemplar steht keine Diagnose. Laden Sie deshalb nur dieses Exemplar hoch — nie den Teil für die Krankenkasse und keine Arztbriefe. Jeder Aufruf der Datei durch Inhaber oder Führung wird protokolliert.

Wir nehmen Atteste nur auf Papier an. Muss ich trotzdem etwas hochladen?

Nein. Das Feld ist optional. Die Krankmeldung ohne Datei ist vollständig; das Papierattest legen Sie wie bisher in der Personalakte ab. Nur die Angabe „krank von — bis" muss in Zeitflex stehen, damit Stundenzettel und Monatsabschluss stimmen.

Kommen Sie nicht weiter?

Wie lange Krankmeldungen und Atteste aufbewahrt werden, steht unter Aufbewahrungsfristen; was bei einem bereits gesperrten Monat zu tun ist, unter Korrektur nach der Sperre. Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, schreiben Sie dem Support.