Urlaub beantragen und genehmigen

Als Mitarbeitende: Urlaub beantragen

1. Öffnen Sie links Abwesenheiten. Rechts steht die Karte Neuer Antrag — sie ist immer offen, es gibt keinen Knopf, der sie erst aufklappt.
2. Wählen Sie unter Art den Eintrag Urlaub.
3. Tragen Sie Von und Bis ein.
4. Optional Kommentar („Flug ist gebucht", „Vertretung mit Ali abgesprochen").
5. Klicken Sie auf Antrag stellen.

Das Ergebnis: Der Antrag steht auf beantragt und ist bei der Führung sichtbar. Sobald entschieden wurde, schickt Zeitflex eine Push-Nachricht an die App — auch bei einer Ablehnung, dort mit dem Grund im Text. Diese Nachricht hängt am persönlichen Schalter Genehmigungen & Entscheidungen unter Benachrichtigungen; wer ihn abschaltet, sieht die Entscheidung nur noch in der Liste.

Beim Absenden prüft Zeitflex eine Sache: Haben Sie selbst für diesen Zeitraum schon einen offenen oder genehmigten Antrag? Dann erscheint „Für diesen Zeitraum existiert bereits ein Antrag" und der neue wird nicht angelegt. Wer einen Urlaub verlängern will, zieht den alten Antrag zurück (siehe unten) und stellt einen neuen über die volle Spanne.

Halbe Tage lassen sich im Antragsformular nicht auswählen. Wer nur den Freitagvormittag frei braucht, spricht das mit der Führung ab und schreibt es in die Bemerkung — gezählt wird der Tag dann als ganzer Tag.

Als Führung: entscheiden

1. Öffnen Sie Abwesenheiten. Auf dem Dashboard zeigt die Kachel Offene Anträge, wie viele es sind.
2. Suchen Sie den Antrag in der Liste. Die Liste zeigt das laufende Kalenderjahr, sortiert nach Beginn — der späteste Zeitraum steht oben, nicht der offenste Antrag. Jede Zeile nennt Person, Art, Zeitraum, Kommentar und den Status als Chip; es gibt nichts aufzuklappen.
3. Klicken Sie in derselben Zeile auf Genehmigen oder Ablehnen.

Bei einer Ablehnung ist der Grund Pflicht — mindestens drei Zeichen, ohne Text lässt sich der Antrag nicht ablehnen. Die Person sieht den Grund in ihrer Benachrichtigung. Das ist kein Hindernis, sondern eine Hilfe: Eine Absage ohne Begründung kostet mehr Vertrauen als die Absage selbst. Beim Genehmigen fragt Zeitflex nichts nach — ein Klick, fertig; ein Kommentarfeld gibt es dort nicht.

Zeitflex schickt der Führung keine eigene Nachricht, wenn ein neuer Antrag eingeht. Die offenen Anträge stehen in der Liste und auf dem Dashboard — ein Blick pro Tag genügt.

Diese Abwesenheitsarten gibt es

Genehmigte Urlaubs- und Krankheitstage laufen als Zählwerte in den Monatsabschluss und in den Lohn-Export. Ob und wie sie bezahlt werden, entscheidet das Lohnbüro — Zeitflex bereitet die Lohnabrechnung vor, es rechnet sie nicht ab.

Wie der Anspruch gerechnet wird

Der Jahresanspruch steht bei jeder Person unter Mitarbeiter im Feld Urlaubstage/Jahr. Beim Anlegen einer Person sind dort 20 Tage voreingestellt; erlaubt sind 0 bis 60. Diese Zahl ist die einzige Quelle — Zeitflex kennt keinen Tarifvertrag und keine Betriebsvereinbarung.

In welcher Einheit steht diese Zahl? Zeitflex speichert die Zahl ohne Einheit; verbraucht wird sie so, wie Zeitflex zählt — heute in Kalendertagen, nach der Umstellung (siehe unten) in Arbeitstagen nach dem hinterlegten Arbeitszeitmodell. Steht im Arbeitsvertrag ein Anspruch in Werktagen — § 3 Abs. 1 BUrlG nennt 24 Werktage als gesetzliches Mindestmaß —, rechnen Sie ihn vor dem Eintragen um: Werktage × Arbeitstage pro Woche ÷ 6. Aus 24 Werktagen werden bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage, bei einer Vier-Tage-Woche 16. Prüfen Sie diesen Wert, bevor der Stichtag der Umstellung gesetzt wird: Die gespeicherte Zahl bleibt gleich, ihre Bedeutung ändert sich.

Aus dem Jahresanspruch rechnet Zeitflex den Anspruch für das laufende Kalenderjahr. Der Regelfall ist der volle Anspruch, nicht der anteilige (§ 4 BUrlG): Wer die Wartezeit von sechs Monaten im Kalenderjahr erfüllt, hat den vollen Jahresanspruch — auch wenn er erst im Laufe des Jahres eingetreten ist.

Nur in drei Fällen wird gezwölftelt (Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 BUrlG):

• Die Wartezeit wird im Kalenderjahr nicht mehr erfüllt — der Eintritt liegt so spät, dass die sechs Monate erst im Folgejahr voll werden.
• Die Person scheidet vor Ablauf der Wartezeit aus.
• Die Person scheidet in der ersten Jahreshälfte aus, also bis einschließlich 30. Juni.

Wer in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet und die Wartezeit erfüllt hat, behält den vollen Jahresanspruch.

So wird der Teilurlaub gerechnet:

• Es zählen nur volle Beschäftigungsmonate. Ein Monat ist voll, wenn der Eintritt spätestens am 1. dieses Monats liegt und der Austritt (falls eingetragen) frühestens am letzten Tag des Monats.
• Anteil = Jahresanspruch × volle Monate ÷ 12.
• Bruchteile ab einem halben Tag werden auf einen vollen Tag aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Kleinere Bruchteile bleiben stehen — das Gesetz lässt sie ausdrücklich nicht wegfallen, und Zeitflex rundet sie deshalb auch nicht weg.

Genommen sind alle genehmigten Tage der Arten Urlaub und Sonderurlaub im Kalenderjahr. Resturlaub ist Anspruch minus genommen — ohne weitere Rundung, damit die drei Zahlen einer Zeile sich immer aufaddieren. Die Person sieht ihren Resturlaub in der Mobile-App im Reiter Zeiten als Ring neben dem Überstundenkonto. Im Browser steht dieselbe Rechnung für Inhaber und Führung in der Karte Urlaubskonten unter Abwesenheiten: je Person Anspruch, genommene Tage, Rest und das Verfallsdatum. Mitarbeitende finden dort die Liste ihrer eigenen Anträge, ihren Resturlaub aber weiterhin nur in der Mobile-App.

Ob genehmigte Urlaubstage das Stundensoll mindern, stellt Ihr Betrieb selbst ein — unter Einstellungen → Zeiterfassung & Regeln, je Abwesenheitsart. Ab Werk mindert nur Freizeitausgleich; das Überstundenkonto rechnet für Urlaub also Ist minus unverändertes Soll — eine Urlaubswoche ohne Stempelung erscheint im Konto dann als Minus. Wie diese Tage bezahlt werden, bleibt in jedem Fall beim Lohnbüro — Zeitflex liefert die Tageszahl dafür. Was der Schalter im Konto bewirkt, steht unter Gleitzeit und Überstunden.

Antrag zurückziehen oder zurücknehmen

Ein Antrag wird nie gelöscht. Er wechselt auf den Status storniert und bleibt in der Liste stehen — mit dem ursprünglichen Kommentar und einem angehängten Vermerk. Dafür gibt es zwei Wege, und wer welchen gehen darf, hängt vom Status des Antrags ab:

So ziehen Sie den eigenen offenen Antrag zurück:

1. Öffnen Sie Abwesenheiten.
2. Klicken Sie beim Antrag auf Zurückziehen.
3. Bestätigen. Der Vermerk „Vom Antragsteller zurückgezogen." wird angehängt.

So nimmt die Führung einen genehmigten Antrag zurück:

1. Öffnen Sie Abwesenheiten und den Antrag.
2. Klicken Sie auf Zurücknehmen und tragen Sie den Grund ein („Urlaub auf Wunsch verschoben", „falscher Zeitraum eingetragen").
3. Bestätigen. Die betroffene Person bekommt die Nachricht „Eintrag zurückgenommen" mit dem Grund — sonst fehlt am Monatsende ein Tag im Konto und niemand weiß, warum.

Ist der berührte Monat bereits für die Lohnabrechnung gesperrt oder exportiert, lässt sich ein genehmigter Tag daraus nicht mehr zurücknehmen — auch nicht durch den Inhaber. Zeitflex zeigt dann den Hinweis, dass der Monat abgeschlossen ist. Die Berichtigung läuft in diesem Fall über das Lohnbüro und wirkt im Folgemonat; siehe Korrektur nach der Sperre. Ein Antrag, der zwei Monate berührt (28. März bis 3. April), ist gesperrt, sobald einer der beiden Monate gesperrt ist.

Eine Ausnahme gilt für Krankmeldungen und Kind-krank-Meldungen: Weil sie ohne Entscheidung sofort als genehmigt gelten, darf die Person sie am Tag der Eintragung selbst zurückziehen — ein Vertipper im Datum ist damit in zehn Sekunden erledigt. Ab dem nächsten Kalendertag nimmt nur noch die Führung zurück, mit Begründung.

Die Steuerkanzlei sieht Abwesenheiten nur — sie kann weder entscheiden noch zurücknehmen.

Was Zeitflex bei Urlaub kann — und was nicht

Kann:

• Antrag, Genehmigung, Ablehnung mit Benachrichtigung an die Person
• Prüfung, ob die Person selbst für den Zeitraum schon einen Antrag hat
• Konfliktanzeige gegen den Dienstplan — beim genehmigten Urlaub als Verstoß, beim noch offenen Antrag als Warnung
• Urlaubsanspruch je Person hinterlegen — voll nach § 4 BUrlG, gezwölftelt nur beim Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 BUrlG
• Anspruch und Resturlaub je Person in der Mobile-App (Reiter Zeiten)
• Team-Kalender über das ganze Jahr als erste Karte unter Abwesenheiten: eine Zeile je Person, Balken für Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheit, dazu die gesetzlichen Feiertage — Mitarbeitende sehen darin ihre eigene Zeile
• Karte Urlaubskonten im Browser für Inhaber und Führung: Anspruch, genommene Tage, Rest und Verfallsdatum je Person, mit Warnung bei knappem Rest
• Zurückziehen und Rücknahme mit Vermerk statt Löschen
• Genehmigte Abwesenheiten auf Wunsch im eigenen Kalender-Abo (siehe Dienstplan im eigenen Kalender)

Kann nicht:

• Keine Sperrzeiten („in der Inventurwoche kein Urlaub")
• Kein automatischer Übertrag ins Folgejahr mit Verfallsdatum
• Keine Mindestbesetzungsregel („höchstens zwei gleichzeitig weg")
• Noch keine Arbeitstagszählung — gezählt werden Kalendertage, bis die Umstellung einen angekündigten Stichtag hat (siehe „Wie der Anspruch gerechnet wird")
• Keine Zählung in Werktagen nach § 3 BUrlG — auch nach der Umstellung zählt Zeitflex Arbeitstage nach dem Arbeitszeitmodell, nicht Werktage (Montag bis Samstag)
• Keine halben Tage im Antragsformular

Die Entscheidung trifft der Betrieb; Zeitflex hält sie fest.

Häufige Fragen

Ich habe versehentlich zwei Wochen statt einer beantragt. Was jetzt?

Solange der Antrag auf beantragt steht, ziehen Sie ihn selbst zurück und stellen ihn neu. Ist er schon genehmigt, bitten Sie die Führung um die Rücknahme — sie braucht dafür einen Grund, „Zeitraum falsch eingetragen" reicht.

Warum zeigt das Urlaubskonto weniger Tage als im Vertrag steht?

Drei mögliche Ursachen. Erstens: Die Person ist im laufenden Jahr eingetreten; dann zählt Zeitflex nur volle Beschäftigungsmonate. Zweitens: Ein genehmigter Antrag lief über ein Wochenende oder über einen Feiertag, und Zeitflex hat die Kalendertage gezählt. Drittens: Der Vertrag rechnet in Werktagen (mit Samstag), das Feld Urlaubstage/Jahr aber in Arbeitstagen — 24 Werktage sind bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Alle drei sind im Abschnitt „Wie der Anspruch gerechnet wird" beschrieben — dort steht auch, was sich mit der Umstellung auf Arbeitstage ändert.

Unsere Arbeitsverträge rechnen in Werktagen (Montag bis Samstag). Was müssen wir tun?

Zeitflex führt je Person genau eine Zahl: das Feld Urlaubstage/Jahr. Verbraucht wird sie so, wie Zeitflex zählt — heute in Kalendertagen, nach der Umstellung in Arbeitstagen nach dem Arbeitszeitmodell. Eine Zählung in Werktagen nach § 3 BUrlG steht weder heute noch danach zur Verfügung; der Weg ist das Umrechnen, und zwar in drei Schritten:

1. Vor dem Eintragen umrechnen: Werktage × Arbeitstage pro Woche ÷ 6. Aus 24 Werktagen werden bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage, bei einer Vier-Tage-Woche 16. Wer die 24 unverändert einträgt, gewährt nach der Umstellung bei einer Fünf-Tage-Woche ein Fünftel mehr Urlaub, als der Vertrag zusagt — und merkt es nie, weil im Feld ja die Zahl aus dem Vertrag steht.
2. Festhalten, in welcher Einheit die Zahl steht — im Vertrag, in einem Nachtrag oder in der Personalakte. Die gespeicherte Zahl trägt ihre Einheit nicht mit sich, und beim nächsten Wechsel in der Verwaltung ist sie sonst wieder unklar.
3. Für Auskünfte zurückrechnen: Arbeitstage × 6 ÷ Arbeitstage pro Woche. Verlangt eine Prüfung oder ein Zeugnis den Wert in Werktagen, ist das der Weg; Zeitflex liefert die Tageszahl in der Einheit, in der sie geführt wird.

Ändert sich das Arbeitszeitmodell einer Person (etwa von fünf auf vier Tage), ändert sich damit auch die Umrechnung. Der gespeicherte Jahresanspruch bleibt stehen — er gehört dann neu gerechnet und neu eingetragen.

Zwei Kollegen haben denselben Zeitraum beantragt. Warnt mich Zeitflex?

Nein. Die Überschneidungsprüfung gilt nur für Anträge derselben Person. Ob zwei Personen gleichzeitig fehlen dürfen, sehen Sie in der Liste der Abwesenheiten — und im Dienstplan, sobald eine Schicht auf einem Tag mit Abwesenheit liegt.

Der Monat ist abgeschlossen, aber der Urlaub wurde doch nicht genommen.

Der genehmigte Tag steckt im exportierten Monat und lässt sich in Zeitflex nicht mehr zurücknehmen. Melden Sie die Änderung dem Lohnbüro; es berichtigt im Folgemonat. Der Antrag bleibt als Nachweis stehen.

Kommen Sie nicht weiter?

Schreiben Sie dem Support. Fällt jemand kurzfristig aus, ist der geordnete Weg für die Schicht der Schichttausch; Krankheitstage laufen anders als Urlaub, siehe Krankmeldung.