Dienstplan im eigenen Kalender (iPhone, Android, Outlook)

Was im Kalender landet — und was nicht

Zeitflex gibt Ihnen eine persönliche Kalender-Adresse. Ihr Kalenderprogramm ruft sie regelmäßig ab, und Ihre Schichten stehen neben Zahnarzt und Fußballtraining — ohne dass Sie die App öffnen. Verschobene Schichten wandern mit.

Im Abo enthalten:

• Ihre eigenen, veröffentlichten Schichten. Ein Entwurf der Führung ist keine Zusage und erscheint nicht.
• Optional Ihre genehmigten Abwesenheiten als ganztägige Einträge. Ein offener Antrag ist kein Urlaub und ein abgelehnter erst recht nicht.
• Als Titel der Schicht die Position (etwa „Frühdienst“), sonst der Branchenbegriff Ihres Betriebs. In der Beschreibung stehen Betriebsname, Projekt und Notiz.
• Bei Abwesenheiten steht nur die Art („Urlaub“, „Krank“, bei halben Tagen mit dem Zusatz „halbtags“). Kommentar, Attest und wer entschieden hat, bleiben in der App — der Kalender liegt oft auf einem Gerät, das auch andere sehen.

Nicht enthalten: Schichten von Kolleginnen und Kollegen, Löhne, Zuschläge, Nachweise. Der Feed hängt an einer Adresse; er darf nur enthalten, was im schlimmsten Fall verkraftbar ist.

Der Kalender reicht 60 Tage zurück und 180 Tage voraus, je höchstens 2.000 Schichten und Abwesenheiten. Er ist eine Arbeitsplanung, kein Archiv — die Nachweise stehen im Stundenzettel. Ein Urlaub blockiert den Tag im Kalender nicht als „beschäftigt“, damit Personen mit Kalenderfreigabe nicht einen belegten Tag sehen, wo Sie schlicht frei haben.

Zugang anlegen

Im Browser:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Reiter Kalender.
2. Klicken Sie auf + Kalender-Abo einrichten.
3. Geben Sie dem Zugang einen Namen (z. B. „iPhone“, höchstens 40 Zeichen; ohne Eingabe heißt er „Mein Kalender“). Der Name ist nur für Sie — damit Sie später wissen, welchen Zugang Sie widerrufen.
4. Wählen Sie, ob genehmigte Abwesenheiten mitgeschickt werden, und ob Sie eine Erinnerung vor Schichtbeginn wollen: keine, 15 oder 30 Minuten, 1, 2 oder 12 Stunden, 1 Tag vorher. Die Erinnerung setzt Ihr Kalender; sie hat nichts mit den Push-Nachrichten der App zu tun.
5. Nach dem Anlegen sehen Sie die Adresse und einen QR-Code — und zwar **nur dieses eine Mal**. Zeitflex speichert die Adresse nicht im Klartext, sondern nur einen Prüfwert. Verlieren Sie sie, legen Sie einen neuen Zugang an und widerrufen den alten.

In der Handy-App: Mehr → Schichten im Handy-Kalender. Die App führt direkt in den Kalender-Dialog des Handys.

Je Person sind höchstens fünf aktive Zugänge möglich — Handy, Tablet, Outlook am Rechner, Familienkalender. Pro Stunde lassen sich höchstens drei neue anlegen. Name, Abwesenheiten und Erinnerung eines bestehenden Zugangs ändern Sie später, ohne dass die Adresse sich ändert — das Abo im Handy bleibt bestehen.

Das Kalender-Abo ist kein Führungsrecht und hängt nicht am gebuchten Plan: Jede angemeldete Person kann es einrichten. In Betrieben ohne Dienstplan-Modul transportiert es dann nur die Abwesenheiten.

Einrichten auf iPhone, Android, Outlook und Mac

Die Kurzanleitungen stehen auch direkt neben dem QR-Code in der App. Scannen Sie ihn mit der Handy-Kamera: Er trägt die Adresse in der webcal://-Form, und damit öffnet iOS direkt den Abo-Dialog statt eine Datei herunterzuladen.

Warum die Adresse ein Schlüssel ist

Kalenderprogramme rufen die Adresse im Hintergrund ab und melden sich dabei nicht an. Das Geheimnis muss deshalb in der Adresse selbst stecken. Daraus folgt:

Was Zeitflex zum Schutz tut:

• Die Adresse enthält 256 Bit Zufall und ist nicht zu erraten. In der Datenbank liegt nur ein Prüfwert — wie bei API-Schlüsseln und Terminal-Token. Ein Datenbank-Leck gibt niemandem Zugriff auf einen Dienstplan.
• Wer die Adresse hat, kann genau eines: Ihre eigenen Schichten lesen. Nichts schreiben, nichts von anderen sehen, nichts kosten.
• Ein unbekannter, widerrufener oder zu einem ausgeschiedenen Konto gehörender Zugang bekommt immer dieselbe Antwort „nicht (mehr) verfügbar“ — nie den Hinweis, dass es den Zugang gibt und nur die Berechtigung fehlt.
• Der Abruf ist gedrosselt: mehr als 60 Abrufe pro Stunde von derselben Adresse und IP-Adresse werden zehn Minuten lang abgewiesen.
• Der Inhalt darf in keinem gemeinsamen Zwischenspeicher (Firmen-Proxy) landen.

Zeitflex protokolliert nicht jeden einzelnen Abruf — ein Kalender fragt bis zu 96-mal am Tag, das wäre Rauschen. Protokolliert werden das Anlegen und das Widerrufen eines Zugangs; bei jedem aktiven Zugang sehen Sie außerdem, wann zuletzt abgerufen wurde (auf die Stunde genau), bei widerrufenen Zugängen die Zahl der Abrufe.

Wie aktuell ist der Kalender?

Zeitflex empfiehlt den Kalenderprogrammen einen Abgleich alle 60 Minuten. Ob sie sich daran halten, entscheidet das Programm: Apple fragt teils stündlich oder alle 15 Minuten, Google eher alle paar Stunden, Outlook nur alle paar Stunden — das ist eine Eigenheit von Outlook, kein Fehler von Zeitflex. Unverändert bleibt der Kalender bis zu 15 Minuten im Zwischenspeicher des Programms.

Wer einen frisch veröffentlichten Plan sofort sehen will, öffnet die App — dafür ist sie da. Für „Ihre Schicht beginnt bald“ ist nicht der Kalender zuständig, sondern die Push-Nachricht, siehe Benachrichtigungen.

Handy verloren, Adresse verschickt: widerrufen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Kalender.
2. Klicken Sie beim betroffenen Zugang auf Zugang widerrufen.
3. Für den Notfall „Adresse steht im falschen Gruppenchat“ gibt es **Alle Zugänge widerrufen**.

Ein widerrufener Zugang wird nicht gelöscht, sondern bleibt mit Datum in der Liste Widerrufene Zugänge stehen — samt der Zahl der Abrufe. Wer sein Handy verloren hat, will genau das wissen: ob danach noch jemand abgerufen hat. Die Adresse selbst antwortet nur noch mit dem Hinweis, dass dieser Kalender nicht mehr verfügbar ist; ob und wie das Kalenderprogramm diesen Hinweis anzeigt, entscheidet das Programm.

Eine einzelne Schicht ohne Abo

Nicht jeder will dauerhaft etwas abonnieren — wer einmal im Monat einspringt, will die eine Schicht im Kalender. Wer im Dienstplan Schichten planen darf, findet im Browser beim Öffnen einer Schicht den Knopf In meinen Kalender und lädt sie damit als Kalenderdatei herunter. Das hilft auch dort, wo ein Firmen-Outlook Internet-Kalender sperrt.

Diesen Knopf gibt es nur im Schicht-Editor, also nur für Inhaber und Führung mit Planungsrecht — sie können auch Schichten anderer Personen als Datei herunterladen. Mitarbeitende haben im Browser keinen solchen Knopf; für sie ist das Abo der Weg.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn Ihr Kalenderprogramm die Adresse nicht annimmt, hilft der Support — bitte nennen Sie das Programm und die Fehlermeldung, nie die Adresse selbst. Wie Schichten entstehen und veröffentlicht werden, steht unter Schichten planen; wie Sie eine Schicht abgeben, unter Schichttausch.