Schichten planen

Der Dienstplan ist im Pro-Plan enthalten. Im Starter- und im kostenlosen Plan wird gestempelt, aber nicht geplant.

Das Wochenraster

Öffnen Sie links Dienstplan. Sie sehen eine Woche: Zeilen sind Personen, Spalten sind Tage. Oben wechseln Sie die Kalenderwoche.

Eine Schicht anlegen

1. Klicken Sie in die leere Zelle bei der Person und dem Tag.
2. Wählen Sie oben eine Vorlage (Früh, Spät, Nacht — je nach Arbeitszeitmodell Ihrer Branche), oder tippen Sie Beginn und Ende von Hand.
3. Optional: Bezeichnung (zum Beispiel „Theke", „Frühdienst", „Kran"), Projekt und eine Notiz.
4. Speichern.

Das Ergebnis: Die Schicht steht als Entwurf im Plan. Sichtbar ist sie für die Person noch nicht — dafür braucht es das Veröffentlichen.

Offene Schichten

Ganz oben im Raster steht eine eigene Zeile Offene Schichten („niemandem zugewiesen"). Ein Klick auf das + in der Tageszelle legt dort eine Schicht an, die noch niemandem gehört. Zuweisen können Sie sie später über das kleine Auswahlfeld zuweisen … an der Karte; umgekehrt macht Freigeben im Schichtfenster aus einer vergebenen Schicht wieder eine offene. Praktisch, wenn Sie wissen, dass Samstag jemand an der Theke stehen muss, aber noch nicht wer.

Für offene Schichten läuft keine Konfliktvorschau — ohne Person gibt es keine Ruhezeit und keine Abwesenheit zu prüfen. Geprüft wird erst in dem Moment, in dem Sie zuweisen.

Konfliktprüfung — das eigentliche Werkzeug

Zeitflex prüft vor dem Speichern und weist auf Probleme hin, statt sie erst im Monatsabschluss auffallen zu lassen:

Arbeitet der Betrieb mit Vertrauensarbeitszeit, entfallen die lagebezogenen Meldungen (Überschneidung, Tages- und Wochenplanung). Ruhezeit, Abwesenheit und Minijob-Grenze bleiben — das ist Gesetz beziehungsweise Geld und hängt nicht am Arbeitszeitmodell.

Dieselbe Prüfung läuft beim Kopieren einer Woche — nicht nur beim Anlegen einer einzelnen Schicht. Die Kopien entstehen, und darunter steht, was dabei aufgefallen ist.

Die Minijob-Prüfung ist der Punkt, der im Alltag am meisten Geld spart: Wer im Dezember die Aushilfe eine Schicht zu viel einplant, reißt die Jahresgrenze — und das merkt man sonst erst beim Lohnlauf. Siehe Die Minijob-Grenze.

Plan veröffentlichen

Solange ein Plan Entwurf ist, sieht ihn nur die Führung. Mit Veröffentlichen:

1. Klicken Sie oben auf Veröffentlichen. Der Knopf zeigt in Klammern, wie viele Entwürfe die angezeigte Woche enthält.
2. Zeitflex fragt nach: „N Schichten veröffentlichen?"
3. Bestätigen.

Veröffentlicht werden alle Entwürfe der angezeigten Woche — nicht einzelne Schichten. Danach meldet Zeitflex, wie viele Schichten veröffentlicht und wie viele Personen benachrichtigt wurden.

Was nach dem Veröffentlichen passiert

Das Veröffentlichen ist der eigentliche Akt. Bis dahin ist eine Schicht eine Überlegung der Führung; ab dann ist sie eine Zusage. Konkret löst es fünf Dinge aus:

1. Die Person sieht ihre Schichten. Mitarbeitende sehen im Dienstplan und in der App nur veröffentlichte Schichten. Entwürfe bleiben für sie unsichtbar — auch Entwürfe, die sie selbst betreffen.

2. Eine Nachricht je Person. Jede eingeplante Person bekommt genau eine Push-Nachricht für die Woche, nicht eine je Schicht: „Dienstplan veröffentlicht — Für die Woche ab 09.03. sind 4 Schichten für Sie eingeplant – die erste am Di., 10.03. um 07:00 Uhr." Für offene Schichten ohne Person geht keine Nachricht raus. Die Nachricht hängt am persönlichen Schalter Dienstplan & Schichtbeginn unter Benachrichtigungen; wer dort eine Ruhezeit eingestellt hat, bekommt sie in dieser Zeit nicht — und auch nicht nachgeholt. Die Schicht steht trotzdem in der App. Siehe Benachrichtigungen und Ruhezeiten.

3. Erinnerung 45 Minuten vor Beginn. Zeitflex prüft alle 15 Minuten, welche veröffentlichten Schichten in den nächsten 45 Minuten beginnen, und schickt der Person „Ihre Schicht beginnt bald — Um 07:00 Uhr geht es los · Theke (bis 15:00)." Offene Schichten und deaktivierte Personen werden nicht erinnert. Auch diese Nachricht hängt am Schalter Dienstplan & Schichtbeginn. Je Schicht erinnert Zeitflex genau einmal — der 15-Minuten-Takt erzeugt keine zweite Nachricht.

4. Der Kalender-Abo zieht nach. Wer seinen Dienstplan im eigenen Handy-Kalender abonniert hat, bekommt dort nur die eigenen veröffentlichten Schichten — Entwürfe nie, Schichten anderer nie. Der Kalender fragt den Feed nach seiner eigenen Taktung ab; Zeitflex empfiehlt ihm eine Aktualisierung pro Stunde. Siehe Dienstplan im eigenen Kalender.

5. Soll gegen Ist beginnt. Erst veröffentlichte Schichten zählen im Soll/Ist-Vergleich und lösen die Meldung „Schicht verpasst" aus, wenn niemand stempelt. Wer ein Fremdsystem angebunden hat (Kasse, Personaleinsatzplanung), erhält das Ereignis „Dienstplan veröffentlicht" mit Woche, Anzahl der Schichten und Anzahl der offenen Schichten — siehe Zeitflex an andere Systeme anbinden.

Änderungen nach dem Veröffentlichen fallen nicht auf Entwurf zurück. Wer eine veröffentlichte Schicht verschiebt, ändert sie sofort gültig; die Person bekommt „Dienstplan geändert — Ihre Schicht am Di., 10.03. wurde auf 09:00–17:00 geändert." Wird die Schicht gelöscht, kommt „Schicht entfällt — Ihre Schicht am Di., 10.03. (07:00–15:00) wurde gestrichen." Im Kalender-Abo verschwindet eine gelöschte Schicht beim nächsten Abruf ohne eigenen Absagevermerk — Zeitflex bewahrt gelöschte Schichten nicht auf.

Jede Veröffentlichung steht mit Woche, Anzahl und benachrichtigten Personen im Protokoll des Betriebs.

Geplant gegen gearbeitet

Nach der Woche zeigt Zeitflex je Tag und Person, was geplant war und was tatsächlich gestempelt wurde — inklusive verpasster Dienste. Sie finden das im Stundenzettel und in den Berichten.

Was der Dienstplan (noch) nicht kann

• Kein automatischer Besetzungsvorschlag. Die Schichten legen Sie selbst an; kopieren geht (siehe Woche kopieren).
• Keine Verfügbarkeiten als Stammdaten. „Zofia kann montags nie" steht nirgends hinterlegt.
• Keine Soll-Besetzung je Position. Zeitflex sagt nicht, dass samstags zwei Leute an der Theke fehlen.
• Keine Bewerbung auf offene Schichten durch die Belegschaft.
• Kein Veröffentlichen einzelner Schichten. Es geht immer die ganze Woche.

Fehlt Ihnen einer dieser Punkte, schreiben Sie es unter Feedback. Die Rückmeldung geht an den Betreiber; eine öffentliche Ideenliste mit Abstimmung gibt es in Zeitflex nicht.

Häufige Fragen

Ich habe die Woche veröffentlicht und dann eine Schicht vergessen. Muss ich alles neu veröffentlichen?

Nein. Legen Sie die Schicht an — sie entsteht als Entwurf — und klicken Sie erneut auf Veröffentlichen. Veröffentlicht wird nur, was noch Entwurf ist; die bereits veröffentlichten Schichten bleiben unberührt, und nur die neu betroffene Person bekommt eine Nachricht.

Eine Mitarbeiterin sagt, sie habe keine Nachricht bekommen.

Drei Stellen prüfen: Ist bei ihr unter Benachrichtigungen der Schalter Dienstplan & Schichtbeginn an? Lag der Zeitpunkt des Veröffentlichens in ihrer Ruhezeit — dann wurde die Nachricht unterdrückt, nicht verschoben. Ist die App auf dem Handy angemeldet? Die Schicht selbst steht in jedem Fall in ihrem Dienstplan; die Nachricht ist nur der Hinweis darauf.

Kann ich eine Woche für alle veröffentlichen, aber eine Person noch zurückhalten?

Nicht direkt. Veröffentlicht wird die ganze Woche. Der Umweg: Legen Sie die Schichten der zurückgehaltenen Person erst an, wenn sie feststehen, und veröffentlichen Sie dann ein zweites Mal — es gehen nur die neuen Entwürfe raus.

Wozu die Erinnerung 45 Minuten vorher, wenn die Schicht ohnehin im Plan steht?

Weil der Plan gelesen wird, wenn er veröffentlicht wird — und dann zwei Wochen lang nicht mehr. Die Erinnerung trifft die Person auf dem Weg. Wer sie nicht will, schaltet Dienstplan & Schichtbeginn unter Benachrichtigungen ab; damit entfallen allerdings auch die Nachrichten zu Veröffentlichung, Änderungen und Schichttausch.

Kommen Sie nicht weiter?

Schreiben Sie dem Support. Wenn Sie jede Woche fast dasselbe planen, sparen Sie sich die Arbeit: Woche kopieren. Wenn jemand kurzfristig nicht kann: Schichttausch.