Gleitzeit und Überstunden: Wie das Zeitkonto rechnet

Woher das Soll kommt

Jede Person hat in Zeitflex genau eine Zahl, gegen die gerechnet wird: die Wochenstunden (Soll). Inhaber und Führung tragen sie unter Mitarbeiter beim Anlegen oder Bearbeiten ein, etwa „10" für eine Aushilfe oder „38,5" für eine Vollzeitkraft. Steht dort 0, gibt es kein Soll — und jede gestempelte Minute wird zur Plusstunde.

Die Arbeitszeitmodelle unter Einstellungen → Arbeitszeitmodelle sind Vorlagen für diese Zahl: Name, Stunden je Woche, Tage je Woche und die Art der Arbeitszeit. Die Vorlagen kommen aus der Branche Ihres Betriebs. Eine feste Zuweisung „Person X arbeitet nach Modell Y" gibt es derzeit nicht; was zählt, ist die Wochenstundenzahl an der Person. Die Grundeinstellungen je Person sind unter Sollstunden, Arbeitszeitmodell, Rundung beschrieben.

Wie das Überstundenkonto rechnet

Das Konto ist eine einfache Kette:

1. Je Kalenderwoche wird die Ist-Zeit ermittelt — gestempelte Zeit ohne Pausen, mit der Rundungsregel des Betriebs.
2. Davon wird das Wochensoll abgezogen.
3. Die Differenzen werden Woche für Woche aufsummiert. Das Ergebnis ist das Saldo.

In der App unter Meine Zeiten sehen Mitarbeitende ihr Überstundenkonto als Jahressaldo: gezählt wird ab dem 1. Januar oder ab dem Eintrittsdatum, wenn es später liegt. Darunter steht der Trend des laufenden Monats — Ist minus das anteilige Soll bis heute. Im Browser gibt es diese persönliche Kachel derzeit nicht; dort zeigt der Stundenzettel die Woche.

Inhaber und Führung sehen die Konten aller Personen im Reiter Überstundenkonten unter Berichte — dort monatsweise kumuliert, mit Soll = Wochenstunden mal 4,33. Das ist eine Pro-Funktion, siehe Berichte.

Was mit Überstunden beim Lohn passiert

Zeitflex bereitet die Lohnabrechnung vor, es rechnet keinen Lohn ab. Für das Konto heißt das:

• Der Monatsabschluss rechnet je Person die Differenz Ist minus Monatssoll. Auf dem Bildschirm steht sie nicht als eigene Spalte; sie erscheint als Spalte Überstunden in der Lohnübersicht (PDF) und im CSV-Export. Positive Überstunden gehen im DATEV-Export als eigene Lohnart mit, damit das Lohnbüro sie erkennt.
• Der Grundlohn ist immer gestempelte Zeit mal Stundenlohn — jede Stunde zum Grundlohn. Einen Überstundenzuschlag kennt Zeitflex nicht: Die Zuschlagsregeln hängen an Uhrzeit und Kalendertag (Nacht, Sonntag, Feiertag, betriebseigene Zeitfenster), nie an der Zahl der Stunden über dem Soll, siehe Zuschläge verstehen.
• Ob Überstunden ausgezahlt, in Freizeit ausgeglichen werden oder verfallen, **entscheidet der Betrieb** — im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Zeitflex zahlt nichts aus, kappt nichts und lässt nichts verfallen. Es sagt nur, wie hoch das Saldo ist.

Das Gleitzeitkonto: dasselbe Saldo mit Grenzen

Ein Gleitzeitkonto ist in Zeitflex kein zweites Konto. Es ist dasselbe Saldo, nur mit einer vereinbarten Ober- und Untergrenze davor — so, wie es in üblichen Betriebsvereinbarungen steht („bis +40 h werden übertragen, darüber verfällt").

Die Grenzen hängen am Arbeitszeitmodell. Die Branchenvorlage Gleitzeit (40 h, Kernzeit 10–15 Uhr) bringt +40 h und −10 h mit, die Vorlage Teilzeit Gleitzeit (30 h) +30 h und −10 h. In der Liste der Modelle steht dann „Gleitzeitkonto max. ±40 h". Im Formular für ein eigenes Modell gibt es derzeit keine Felder für diese Grenzen; sie kommen mit der Vorlage. Gilt in mehreren Modellen eine Grenze, nimmt Zeitflex das erste Modell mit Grenzen für den ganzen Betrieb.

Gegen diese Grenzen prüft die Engine das Saldo in vier Stufen:

Diese Gleitzeitprüfung läuft im Hintergrund mit dem persönlichen Konto. Eine eigene Anzeige der Warnstufe in App oder Browser gibt es derzeit noch nicht — sichtbar ist das Saldo selbst.

Vier Arten von Arbeitszeit

Die Art im Arbeitszeitmodell steuert, welche Prüfungen für den Betrieb sinnvoll sind:

Die Kernzeit gibt es nur bei Gleitzeit; ein neues Gleitzeitmodell bekommt 10–15 Uhr vorbelegt. Deckt ein Arbeitstag die Kernzeit nicht ab, ist das ein Hinweis, kein Gesetzesverstoß. Bei Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit meldet die Prüfung keine verpassten Dienste — dort bestimmt die Person die Lage ihrer Arbeitszeit selbst, und der Dienstplan zeigt statt eines Schichtrasters den Kernzeitbalken und die vertragliche Wochenzeit.

Welche Art für die Prüfung Ihres Betriebs gilt, legt Zeitflex bei der Registrierung aus der Branche fest — es ist die Art des ersten Modells der Branchenvorlage. Eine Einstellung, um sie später umzustellen, gibt es in der Oberfläche derzeit nicht; auch ein neu angelegtes Modell mit anderer Art ändert die Prüfung nicht.

Kommen Sie nicht weiter?

Bei Fragen zu einem konkreten Saldo hilft der Support; die Grundeinstellungen je Person stehen unter Sollstunden, Arbeitszeitmodell, Rundung, die Auswertung aller Konten unter Berichte.