Zuschläge verstehen

Zuschläge sind ab dem Starter-Plan enthalten. Sie werden aus den erfassten Zeiten berechnet — Sie tragen nichts von Hand ein.

Was Zeitflex rechnet

Die Sätze sind Vorschläge aus der Branchenvorlage. Ändern Sie sie unter Einstellungen → Zuschläge auf das, was in Ihrem Betrieb oder Tarif gilt.

Für einzelne Kalendertage — etwa einen erhöhten Satz an Heiligabend oder am 1. Mai — gibt es keine eigene Zuschlagsart. Wer so etwas braucht, legt dort eine eigene Zulage mit Zeitfenster an und trägt die betroffenen Tage im Dienstplan gesondert nach.

Eigene Zulagen: Baustelle, Schmutz, Erschwernis

Alles, was der Betrieb über die drei gesetzlichen Zuschlagsarten hinaus zahlt, legen Sie unter Einstellungen → Zuschläge in der Karte Eigene Zulagen an. Drei Formen:

Jede Zulage lässt sich auf eine Baustelle begrenzen. Dann greift sie nur auf Zeiten, bei denen genau diese Baustelle mitgestempelt wurde — Zeiten ohne Zuordnung bekommen sie nicht.

Eigene Zulagen kommen zusätzlich zu Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen; sie verdrängen einander nicht. Wer zwei eigene Zulagen anlegt, die auf dieselbe Zeit passen, bekommt beide.

Entfernen: löschen oder deaktivieren

Steht eine Zulage schon in einem abgeschlossenen Monat oder in der Lohnarten-Zuordnung, wird sie beim Entfernen nur deaktiviert, nicht gelöscht. Sonst ließe sich der Lohnexport für diesen Monat nicht mehr erzeugen. Zeitflex sagt vor dem Klick, welcher der beiden Fälle vorliegt.

Im Lohnexport

Eigene Zulagen bekommen im DATEV-Export die Lohnart 330 („Sonstige Bezüge“), solange Sie unter Einstellungen → Lohn & Export keine eigene Nummer eintragen. Haben Sie mehrere eigene Zulagen, stehen sie damit im Lohnprogramm als eine Summe — Zeitflex weist darauf hin. Die Nummern vergibt Ihre Kanzlei; Zeitflex erfindet keine.

Wie sich Zuschläge überlagern

Die Regel, die am häufigsten falsch verstanden wird:

Ein Beispiel:

Feiertage kommen automatisch

Zeitflex berechnet die gesetzlichen Feiertage aller 16 Bundesländer selbst — inklusive der beweglichen Feiertage über die Osterformel. Sie pflegen keine Feiertagsliste.

Maßgeblich ist das Bundesland, das unter Einstellungen → Betrieb eingetragen ist.

Steuerfrei ist nicht dasselbe wie gezahlt

Das ist die zweite Stelle, an der es regelmäßig klemmt. Zuschläge sind bis zu bestimmten Sätzen und Grenzen steuerfrei (§ 3b EStG). Was darüber liegt, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn — gezahlt wird es trotzdem.

Zeitflex berechnet beides und weist es getrennt aus:

• den Zuschlag insgesamt
• den steuerfreien Anteil nach § 3b EStG

Die Einzelheiten — die Sätze, die 50-€- und die 25-€-Grenze beim Grundlohn — stehen unter § 3b: steuerfreie Zuschläge.

Wo Sie die Zuschläge sehen

• Im Stundenzettel, je Tag, mit Aufschlüsselung
• In der Vorschau des Monatsabschlusses, je Person
• Im CSV- und DATEV-Export, als eigene Lohnarten
• In der PDF-Lohnübersicht

Häufige Fragen

Warum bekommt die Aushilfe keinen Zuschlag angerechnet? Prüfen Sie, ob ein Stundenlohn hinterlegt ist. Ohne Grundlohn kann kein prozentualer Zuschlag gerechnet werden.

Wir zahlen pauschal, nicht je Stunde. Legen Sie eine eigene Zulage mit festem Betrag je Stunde oder je Arbeitstag an (siehe oben). Wenn Sie die Pauschale lieber in Ihrem Lohnprogramm führen, tragen Sie die Zuschlagssätze auf 0 — Zeitflex zwingt Ihnen keine Systematik auf und liefert dann nur die Stunden.

Zählt der Zuschlag bei der Minijob-Grenze mit? Der steuerfreie Anteil zählt nicht mit. Genau das ist der Fehler, den viele Werkzeuge machen. Siehe Die Minijob-Grenze. Eigene Zulagen sind nicht steuerfrei und zählen deshalb vollständig mit.

Warum kann ich unsere Baustellenzulage nicht steuerfrei stellen? Weil § 3b EStG nur Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit begünstigt. Eine Zulage für den Einsatzort ist gewöhnlicher Arbeitslohn — unabhängig davon, wie sie im Betrieb heißt.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn eine Zahl nicht plausibel ist, öffnen Sie im Stundenzettel den Tagesdetail. Dort ist die Rechnung Schritt für Schritt aufgeschlüsselt.