Sollstunden, Arbeitszeitmodell, Rundung: die Grundeinstellungen je Person

Bevor die erste Stempelung etwas wert ist, braucht Zeitflex fünf Angaben: die Branche des Betriebs, mindestens ein Arbeitszeitmodell, die Vertragsdaten jeder Person, die Rundungsregel und das Bundesland. Jede spätere Zahl — Soll/Ist, Überstunden, Zuschläge, Lohnvorbereitung — rechnet mit genau diesen Werten. Dieser Artikel zeigt, wo sie stehen, welche Grenzen gelten und was Zeitflex mit ihnen tut. Und was nicht.

Was die Branche vorbelegt

Bei der Registrierung wählen Sie eine von 13 Branchen (Handwerk & Bau, Gastronomie, Pflege & Soziales, Einzelhandel, Sicherheitsdienst …). Die Branche steuert ausschließlich Voreinstellungen, kein Verhalten: Sie bestimmt, welche Zuschlagsregeln, Arbeitszeitmodelle und Module angelegt werden, wie Projekte heißen („Baustelle", „Auftrag", „Tour") und welche Tagesgrenze die Arbeitszeit-Prüfung nimmt. Zwei Betriebe mit gleichem Bedarf bekommen dieselbe Vorlage, auch wenn die Gewerbeanmeldung anders lautet.

Ändern lässt sich die Branche später unter Einstellungen → Betrieb. Ein Häkchen entscheidet, ob Begriffe und Module der neuen Branche übernommen werden — mit ihnen wechselt dann auch die Tagesgrenze der Arbeitszeit-Prüfung auf den Wert der neuen Vorlage. Zuschläge und Arbeitszeitmodelle bleiben dabei in jedem Fall so, wie Sie sie eingerichtet haben.

Arbeitszeitmodelle anlegen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Arbeitszeitmodelle.
2. Oben stehen die Vorlagen Ihrer Branche — ein Klick übernimmt eine davon.
3. Oder legen Sie unten ein eigenes Modell an: Neues Modell (Name), Std./Woche, Tage/Woche, Art.
4. Anlegen.

Für ein Modell gelten diese Grenzen: Der Name braucht mindestens 2 Zeichen, die Wochenstunden liegen zwischen 0 und 80, die Tage zwischen 1 und 7. Als Art stehen vier Formen zur Wahl:

Eine Kernzeit nimmt der Server nur bei Gleitzeit an; bei jeder anderen Art lehnt er sie mit einer Meldung ab. Ein Gleitzeitmodell kann zusätzlich Kappungsgrenzen für das Gleitzeitkonto tragen — die Gleitzeit-Vorlagen der Büro-Branche bringen sie mit (etwa +40 und −10 Stunden). Im Formular für ein eigenes Modell gibt es dafür kein Feld; die Grenzen kommen nur über eine Vorlage ins Modell. Wie damit gerechnet wird, steht unter Gleitzeit und Überstundenkonto.

Die Vertragsdaten je Person

Öffnen Sie Mitarbeiter → Neuer Mitarbeiter (oder Bearbeiten an einer bestehenden Person). In den Abschnitten Beschäftigung & Rolle und Vergütung stehen die Felder, die jede Rechnung bestimmen:

Die Wochenstunden geben Sie mit Komma ein („38,5"). Zeitflex rechnet daraus das Soll eines Durchschnittsmonats: Wochenstunden × 4,33, kaufmännisch gerundet. Bei 40 Stunden sind das 10.392 Minuten, also 173 Stunden und 12 Minuten. Feiertage mindern dieses Monatssoll nicht — es ist ein Durchschnittswert, kein Kalender.

Änderungen an Lohn und Soll-Zeit wirken ab sofort; bereits abgeschlossene Monate bleiben unberührt. Eintrittsdatum und Urlaubstage erfassen Sie beim Anlegen der Person — im Bearbeiten-Formular stehen diese beiden Felder nicht mehr.

Rundung: betriebsweit und immer aufgerundet

Unter Einstellungen → Rundung wählen Sie zwischen Keine Rundung, 5 Minuten und 15 Minuten. Die Regel gilt für den ganzen Betrieb; eine Rundung je Person gibt es nicht.

Zeitflex rundet nicht die einzelne Stempelung — also nicht „Kommen aufrunden, Gehen abrunden". Gerundet wird die Netto-Arbeitszeit des Tages: Erst wird alle Arbeitszeit des Tages summiert, dann werden die gestempelten Pausen abgezogen, dann eine fehlende gesetzliche Pause, und erst das Ergebnis wird auf das nächste volle 5- oder 15-Minuten-Raster aufgerundet. Abgerundet wird nie.

Die gerundete Zeit fließt in die Lohnvorbereitung (Monatsabschluss und Vorschau), in die Prämien und in die Projektauswertung. Der Stundenzettel zeigt dagegen die Dauer jedes Eintrags von Kommen bis Gehen; die Wochenzeile Gestempelt summiert dort die Arbeitseinträge und weist die gestempelten Pausen daneben aus — ohne Rundung und ohne den automatischen Abzug einer fehlenden gesetzlichen Pause. Auch die Berichte und die Minijob-Hochrechnung auf dem Dashboard rechnen ohne Rundung. Weichen Stundenzettel und Monatsabschluss um wenige Minuten je Tag voneinander ab, ist das der Grund — maßgeblich für den Lohn ist der Monatsabschluss.

Pausenabzug: automatisch, ohne Schalter

Nach § 4 ArbZG sind ab mehr als 6 Stunden Arbeit 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Fehlt am Ende eines Arbeitstages ein Teil davon in den Stempelungen, zieht Zeitflex die Differenz automatisch ab — je Arbeitstag, vor der Rundung — und vermerkt das als Warnung in der Tagesrechnung. Grundlage ist die Netto-Arbeitszeit nach Abzug der gestempelten Pausen.

Einen Schalter, der diesen Abzug abstellt, gibt es in der Oberfläche nicht. Zeitflex rechnet immer mit dem automatischen Abzug. Wie Pausen richtig gestempelt werden, damit der Abzug gar nicht greifen muss, steht unter Pausen richtig erfassen.

Bundesland und Feiertage

Unter Einstellungen → Betrieb → Bundesland wählen Sie eines der 16 Länder. Zeitflex kennt die landesweiten gesetzlichen Feiertage jedes Landes — die beweglichen nach der Osterformel, den Buß- und Bettag in Sachsen, Fronleichnam, Reformationstag, Heilige Drei Könige und die übrigen. Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten (etwa Mariä Himmelfahrt in Teilen Bayerns oder Fronleichnam in Teilen Sachsens und Thüringens), kennt Zeitflex nicht.

Was das Bundesland bewirkt: An einem Feiertag greift der Feiertagszuschlag aus Ihren Zuschlagsregeln, und der Tag steht als Feiertag in der Prüfungsmappe. Was es nicht bewirkt: Das Monatssoll einer Person wird durch Feiertage nicht kleiner (siehe oben). Mehr zu den Sätzen unter Zuschläge verstehen.

Den Feiertagskalender legt Zeitflex bei der Registrierung für das laufende und das folgende Jahr an. Ein späterer Wechsel des Bundeslands wird gespeichert, erzeugt aber keinen neuen Feiertagskalender — wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.

Kommen Sie nicht weiter?

Die übrigen Stammdaten des Betriebs stehen unter Betrieb einrichten; wie Plus- und Minusstunden aus Soll und Ist entstehen, unter Gleitzeit und Überstundenkonto. Für alles andere ist der Support da.