Berichte: Überstunden, Soll/Ist, Lohnkosten, Krankheitsquote

Was die Berichte beantworten — und was nicht

Der Menüpunkt Berichte wertet aus, was Ihr Betrieb bereits erfasst hat. Er ändert nichts: Alle Berichte lesen nur, keine Zahl darin lässt sich anfassen. Korrigiert wird im Stundenzettel, abgeschlossen im Monatsabschluss.

Die Seite sehen ausschließlich Inhaber und Führung. Mitarbeitende und die Steuerkanzlei haben keinen Zugriff. Die Steuerkanzlei bekommt ihre Zahlen über den Lohnexport, nicht über die Berichte.

Berichte sind eine Funktion des Pro-Tarifs. In Free und Starter bleiben die Auswertungen leer; eine Hinweiskarte sagt das offen. Erfasst und aufbewahrt werden die Zeiten in jedem Tarif — die gesetzliche Aufzeichnungspflicht hängt an keinem Abo. Während der Testphase nach der Registrierung gilt der Pro-Umfang, die Berichte sind also von Anfang an sichtbar. Welcher Tarif was enthält, steht unter Pläne und Preise.

Zeitraum wählen

Über den Reitern liegt eine Zeitraumleiste mit drei Stufen: Monat, Quartal und Jahr. Mit den Pfeilen springen Sie einen Schritt zurück oder vor. Beim Öffnen steht die Leiste auf dem laufenden Quartal.

In alle Berichte gehen nur abgeschlossene Zeiteinträge ein: Wer gerade eingestempelt ist, zählt noch nicht. Berücksichtigt werden alle aktiven Mitarbeitenden; wer deaktiviert ist, erscheint nicht mehr.

Die fünf Reiter

Überstundenkonten

Je Person und Monat steht das kumulierte Saldo: Die Spalte eines Monats zeigt den Kontostand am Monatsende, nicht die Abweichung dieses einen Monats. Soll ist die vertragliche Wochenarbeitszeit mal 4,33 Wochen. Pausen sind abgezogen, die Rundungsregel des Betriebs ist tageweise angewandt.

Soll/Ist-Vergleich

Eine Zeile je Person über den ganzen Zeitraum: Soll, Ist, Differenz und Erfüllung in Prozent. Das Soll ist das Monatssoll mal Anzahl der Monate im Zeitraum. Die Summenzeile im PDF rechnet Ist geteilt durch Soll über alle Personen — nicht den Durchschnitt der Einzelwerte, damit eine Aushilfe mit vier Wochenstunden den Schnitt nicht so stark zieht wie eine Vollzeitstelle.

Geplant vs. Gearbeitet

Hier steht nicht der Vertrag, sondern der Dienstplan gegen die Ist-Zeit — die Zahl, über die im Betrieb gesprochen wird („Mittwoch war Frühdienst geplant, gestempelt hat niemand"). Gezählt werden nur veröffentlichte Schichten; ein Entwurf ist keine Zusage. Von der geplanten Zeit wird die gesetzliche Pause abgezogen, damit beide Seiten dasselbe messen. Je Tag steht ein Status: wie geplant, Abweichung, nicht gestempelt oder ohne Plan. Ein Tag gilt als „wie geplant", wenn Plan und Ist um höchstens 15 Minuten auseinanderliegen. Verpasste Dienste werden je Person gezählt.

Dieser Reiter braucht den Dienstplan, also ebenfalls den Pro-Tarif. Einen CSV- oder PDF-Export gibt es für ihn noch nicht; die Knöpfe sind auf diesem Reiter ausgegraut.

Lohnkosten

Zwei Tabellen, weil es zwei Fragen sind:

1. Nach Monat — Grundlohn, Zuschläge und Brutto aus den gesperrten oder exportierten Monaten. Ein offener Monat erscheint mit 0 €, bis er abgeschlossen ist. Diese Zahlen sind stabil: Sie ändern sich nicht mehr, auch wenn Sie später eine Zuschlagsregel ändern.
2. Nach Projekt — Arbeitsminuten mal Stundenlohn je Projekt oder Baustelle, als Näherung gekennzeichnet. Gerechnet wird mit den rohen Stempelminuten des gewählten Zeitraums, also ohne Pausenabzug und ohne Rundung, und auch für noch offene Monate. Zuschläge sind nicht projektbezogen gespeichert und werden hier nicht umgelegt. Die beiden Tabellen stimmen deshalb nicht überein. Zeiten ohne Zuordnung sammeln sich unter „Ohne Projekt". Für Personen ohne hinterlegten Stundenlohn — etwa mit Monatsgehalt — rechnet die Zeile mit 0 €.

Die eigentliche Nachkalkulation mit Budget und Deckungsbeitrag steht unter Hat sich der Auftrag gelohnt?.

Krankheitsquote

Drei Kennzahlen und ein Monatsverlauf: Kranktage gesamt, betroffene Mitarbeitende, aktive Mitarbeitende und die Quote. Gezählt werden genehmigte Abwesenheiten der Arten Krankheit und Kind krank; halbe Tage zählen halb. Gezählt werden die Kalendertage der Abwesenheit — eine Krankmeldung von Freitag bis Montag ergibt vier Kranktage, nicht zwei.

Diagnosen werden in Zeitflex nicht erfasst und stehen in keinem Bericht. Der Krankheitsbericht nennt keine Namen — nur Summen und die Anzahl der Betroffenen. Eine Untergrenze, ab der die Zahl erst gezeigt wird, gibt es dagegen nicht: Auch bei einer einzigen betroffenen Person steht dort „1 von 10". In kleinen Teams ist die Quote damit einer Person zuzuordnen. Ob und wie Ihr Betrieb solche Auswertungen nutzt, ist in Betrieben mit Betriebsrat eine Frage der Mitbestimmung — siehe Betriebsrat und Mitbestimmung.

Exportieren

1. Reiter wählen und Zeitraum einstellen.
2. Oben rechts CSV-Export oder PDF-Export.
3. Die Datei landet im Download-Ordner des Browsers.

Die CSV ist für deutsches Excel gemacht: Semikolon als Trenner, Komma als Dezimalzeichen, Umlaute werden korrekt erkannt. Das PDF trägt Firmenname und Zeitraum im Kopf und nummerierte Fußnoten mit den Rechengrundlagen. CSV und PDF desselben Berichts bekommen denselben Dateinamen — nur die Endung unterscheidet sich, so liegen sie im Ordner nebeneinander.

Kommen Sie nicht weiter?

Fragen zu einer einzelnen Zahl beantwortet der Support; wie das Überstundenkonto rechnet, steht unter Gleitzeit und Überstunden, die Nachkalkulation je Auftrag unter Hat sich der Auftrag gelohnt?.