Hat sich der Auftrag gelohnt? Nachkalkulation mit Budget und Deckungsbeitrag

Was Sie brauchen

Zeiten einem Projekt, einer Baustelle oder einer Kostenstelle zuzuordnen geht in jedem Tarif — auch im kostenlosen. Wie das läuft, steht unter Zeiten Projekten oder Baustellen zuordnen.

Die Auswertung darauf — Ampel, Budget, Deckungsbeitrag, Rangliste, Export — ist die Pro-Funktion. Der Menüpunkt Projekte erscheint deshalb erst im Tarif Pro; in den anderen Tarifen wird er gar nicht angezeigt, damit niemand vor einer gesperrten Seite steht. Außerdem muss das Modul Projekt-/Kostenstellenzeiten unter Einstellungen → Betrieb → Module eingeschaltet sein. In fast allen Branchenvorlagen — von Handwerk & Bau über Gastronomie bis Büro & Agentur — ist es von Anfang an eingeschaltet; nur die Vorlage „Arztpraxis & Therapie" lässt es aus und empfiehlt es lediglich.

Sehen dürfen die Auswertung nur der Inhaber und die Schichtleitung. Mitarbeitende sehen weder Lohnkosten noch Budgets — auch nicht die eigenen.

Die Seite hat oben eine Zeitraumleiste: Monat, Quartal oder Jahr (Vorgabe: Quartal). Alles darunter bezieht sich auf diesen Zeitraum.

Welche Stunden gezählt werden

Die Iststunden eines Projekts sind Nettostunden, tagesweise gerechnet — dieselbe Zahl, die auch der Monatsabschluss bezahlt. Je Person und Kalendertag zieht Zeitflex zuerst die gestempelten Pausen und, je nach Pausenmodus des Betriebs, die gesetzliche Pause nach § 4 ArbZG ab und wendet die Rundung an. Die so ermittelte Nettozeit wird dann im Verhältnis der Bruttozeiten auf die Projekte des Tages verteilt.

Das heißt konkret: Wer vormittags fünf Stunden auf Baustelle A und nachmittags drei Stunden auf Baustelle B war, bekommt die 30 Minuten Pause anteilig von beiden abgezogen — nicht komplett von der einen. Die Summe der Projektstunden ist immer exakt die Nettoarbeitszeit, ohne Rundungsrest. Eine gestempelte Pause zählt nie als Projektzeit, auch wenn am Eintrag ein Projekt hängt.

Nicht mitgezählt werden Einträge, die noch laufen (kein Ausstempeln). Mitgezählt werden dagegen auch Einträge, die noch nicht genehmigt sind — die Auswertung wartet nicht auf den Monatsabschluss. Für belastbare Zahlen gilt deshalb: erst Zeiten prüfen, dann auswerten.

Zeit ohne Zuordnung erscheint als eigene Zeile Ohne Zuordnung. Sie ist nicht falsch — Werkstatt, Material holen, Büro — aber sie zeigt, wie viel Ihrer Arbeitszeit überhaupt auf Aufträge entfällt.

Was in den Lohnkosten steckt — und was nicht

Lohnkosten je Projekt sind Grundlohn plus Zuschläge. Ein Nachtzuschlag gehört dem Projekt, an dem er entstanden ist: Wer um 23 Uhr auf Baustelle A steht und um 0:30 Uhr auf Baustelle B, erzeugt zwei getrennte Zuschlagsposten. Gerechnet wird mit den Zuschlagsregeln Ihres Betriebs — wer keinen Nachtzuschlag zahlt, sieht in der Nachkalkulation auch keinen.

Für Gehaltsempfänger leitet Zeitflex einen Stundensatz ab: Monatsgehalt geteilt durch (Wochensoll × 4,33) — dieselbe Formel wie in der Lohnvorbereitung. Ohne sie hätte jedes Projekt, an dem nur Angestellte arbeiten, Kosten von 0 € — die verlockendste aller falschen Zahlen. Fehlt bei einer Person jeder Lohn, stehen ihre Kosten auf 0 — ihre Stunden zählen trotzdem, und die Seite meldet, für wie viele Personen kein Lohn hinterlegt ist.

Budget hinterlegen und die Ampel lesen

Am Projekt gibt es unter Kalkulation (optional) vier Felder — alle freiwillig, alle jederzeit nachtragbar:

Dazu Beginn und Ende (geplant). Budget und Auftragssumme wirken sofort auf die Ampel, rückwirkend für den gesamten Zeitraum — gerechnet wird bei jedem Aufruf neu.

Die Ampel kennt vier Zustände:

Die Hochrechnung ist bewusst einfach: bisheriges Tempo auf die geplante Laufzeit verlängert. Alles Klügere setzt Daten voraus, die eine Zeiterfassung nicht hat. Ohne Ende (geplant) gibt es keine Hochrechnung — nur den Ist-Stand, keine geratene Zahl.

Die Projektliste ist standardmäßig nach Dringlichkeit sortiert: Überschritten zuerst, dann Gefährdet. Das ist die Arbeitsliste für den Montagmorgen.

Der Deckungsbeitrag: Auftragssumme minus Lohnkosten

Im Reiter Nachkalkulation wählen Sie ein Projekt und sehen:

• Deckungsbeitrag = Auftragssumme − Lohnkosten aus der Zeiterfassung, dazu die Marge in Prozent.
• Erlös je Stunde = Auftragssumme geteilt durch geleistete Stunden — die Kernzahl. Erst der Vergleich mit dem kalkulierten Stundensatz macht daraus eine Aussage: 85 % Realisierung heißt, Sie haben 15 % unter Angebot gearbeitet.
• Bewertung: Deckt die Kosten, Knapp kalkuliert (Deckungsbeitrag unter 10 % der Auftragssumme), Zuschussgeschäft (Lohnkosten über der Auftragssumme) oder *Kein Erlös hinterlegt*.

Mit Auftragssumme probeweise (€) rechnen Sie ein Angebot durch, ohne den Wert am Projekt zu ändern: „Was wäre, wenn ich 14.000 statt 12.000 verlangt hätte?" Der Probewert wird nicht gespeichert.

Rangliste, Vergleich, Produktivität

Rangliste stellt alle Projekte des Zeitraums nebeneinander: profitabelste zuerst, verlustreichste zuletzt. Projekte ohne hinterlegte Auftragssumme stehen am Ende — sie sind nicht schlecht, sondern unbewertet, und dürfen die Spitze nicht verstellen.

Vergleich stellt den gewählten Zeitraum dem unmittelbar davorliegenden Zeitraum gleicher Länge gegenüber — nicht dem Vorjahr, denn ein Betrieb, der seit acht Monaten erfasst, hat keins. Projekte, die nur in einem der beiden Zeiträume vorkommen, stehen mit 0 auf der anderen Seite; das ist der interessante Fall.

Produktivität zeigt, welcher Anteil der erfassten Zeit auf Projekte gebucht wurde — für das Team und je Person. Bei weniger als drei Personen ist der Teamwert als nicht aussagekräftig gekennzeichnet: Der Durchschnitt von zwei Personen ist keine Anonymisierung. Mitarbeitende haben zu dieser Seite keinen Zugang; die Regel, dass sie nur ihre eigene Zeile sehen dürften, ist in der Rechenlogik festgelegt, kommt aber in der Oberfläche derzeit nicht zum Tragen.

Zeiten nachträglich umhängen

Im Reiter Zuordnung hängen Inhaber und Schichtleitung Einträge gesammelt auf ein anderes Projekt um — bis zu 200 Einträge auf einmal, mit Grund (optional). Jede Umhängung ist eine Korrektur mit Versionskette wie im Stundenzettel; der alte Eintrag bleibt als Vorgänger erhalten. Einträge in einem bereits abgeschlossenen Monat werden übersprungen und gezählt gemeldet — im gesperrten Monat ändert sich nichts mehr. Auf ein archiviertes Projekt lässt sich nicht umhängen.

Export: für Excel und für die Rechnung

Der Knopf CSV-Export liefert eine CSV-Datei für Excel (Semikolon, Komma als Dezimaltrennzeichen) in drei Umfängen, die Sie daneben wählen:

Für die Ausgangsrechnung gibt es einen zweiten Weg, der nichts mit dieser Auswertung zu tun hat: die Datei „Zeiten für die Buchhaltung (Saldy)" im Stundenzettel, unten nach der Tabelle. Sie enthält je Person, Tag und Projekt die Dauer in Minuten und Dezimalstunden, Kostenstelle, Notiz und — falls am Projekt hinterlegt — den kalkulierten Stundensatz. Voraussetzungen: Tarif ab Starter und ein abgeschlossener Monat, denn eine Rechnung darf nicht auf Zahlen stehen, die sich danach noch ändern. Die Datei laden Sie herunter und in Saldy unter „Zeiterfassung" hoch; eine Direktübertragung gibt es derzeit nicht. Sie ist die Grundlage für die Rechnung an den Kunden, nicht für den Lohn.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn die Ampel nicht rechnet oder ein Projekt in der Rangliste fehlt, hilft der Support. Wie Zeiten überhaupt auf ein Projekt kommen, steht unter Zeiten Projekten oder Baustellen zuordnen; die übrigen Auswertungen unter Berichte für die Führung.