Zeiten Projekten oder Baustellen zuordnen

Wer wissen will, ob sich ein Auftrag gerechnet hat, braucht die Stunden am Auftrag — nicht nur am Monat.

Wie das Feld bei Ihnen heißt

Zeitflex nennt es je nach Branche unterschiedlich, meint aber dasselbe:

Die Bezeichnung kommt aus der Branchenvorlage, die Sie bei der Einrichtung gewählt haben. Passt sie nicht, ändern Sie sie unter Einstellungen → Betrieb — der Begriff erscheint dann überall, auch in der App und im Export. In diesem Artikel steht der Einfachheit halber „Projekt".

Schritt für Schritt

1. Projekt anlegen. Öffnen Sie Projekte und klicken Sie oben rechts auf Neues Projekt — je nach Branchenvorlage steht dort Neue Baustelle, Neue Tour oder Neues Objekt. Pflicht ist nur der Name (mindestens zwei Zeichen); optional sind Kunde, Farbe, Stundenbudget, Kostenbudget, Auftragssumme netto, kalkulierter Stundensatz, Beginn und Ende (geplant) sowie eine Notiz. Anlegen dürfen Inhaber und Manager, in jedem Tarif.
2. Beim Stempeln zuordnen. An der Stempeluhr im Browser und in der Mobile-App wählt die Person das Projekt über dem Stempelknopf aus: Dort stehen die zuletzt genutzten Projekte als Knöpfe, höchstens fünf; alle übrigen liegen hinter Andere Projekte …. Hat der Betrieb kein einziges Projekt, erscheint über dem Knopf gar nichts. Die Auswahl gilt für die laufende Buchung. Am Terminal gibt es keine Projektwahl — dort gestempelte Zeiten ordnen Sie nachträglich zu.
3. Wechsel am selben Tag: Ausstempeln, Projekt wechseln, wieder einstempeln. So entstehen zwei saubere Abschnitte mit je eigener Zuordnung.
4. Nachträglich zuordnen: Einzeln im Stundenzettel, indem Sie die Zeile anklicken, oder gesammelt über Projekte → Zuordnung — beides beschrieben im nächsten Abschnitt.

Das Ergebnis: Jeder Zeiteintrag trägt sein Projekt. In der Projektauswertung sehen Sie Stunden und Lohnkosten je Projekt, nicht nur je Person.

Ein Projekt ist beim Stempeln nie Pflicht. Ein Betrieb ohne Projekte stempelt mit einem einzigen Tipp wie bisher; Zeit ohne Zuordnung zählt als allgemeine Arbeitszeit.

Nachträglich zuordnen

Es gibt zwei Wege, und beide stehen nur Inhabern und Managern offen. Mitarbeitende ändern die Zuordnung an einem gespeicherten Eintrag nicht selbst — sie wählen das Projekt beim Stempeln.

Einzelner Eintrag — im Stundenzettel. Öffnen Sie den Eintrag mit einem Klick auf seine Zeile, ändern Sie das Projekt und tragen Sie einen Grund ein (mindestens 5 Zeichen). Das ist eine Korrektur wie jede andere: Der alte Eintrag bleibt als Vorversion erhalten, der neue trägt Grund und Bearbeiter. Siehe Vergessene Stempelung korrigieren.

Viele Einträge auf einmal — Projekte → Zuordnung. Dieser Reiter ist für den Fall gebaut, in dem die Übersicht sagt: „30 % der erfassten Zeit ohne Zuordnung."

1. Öffnen Sie Projekte und den Reiter Zuordnung.
2. Stellen Sie oben auf der Seite den Zeitraum ein. Im Reiter ist der Haken Nur Zeiten ohne Zuordnung voreingestellt; nehmen Sie ihn heraus, um auch falsch zugeordnete Einträge umzuhängen. Daneben steht Mitarbeiter filtern für die Suche nach einer Person.
3. Haken Sie die Einträge an — bis zu 200 je Durchgang.
4. Wählen Sie unter Ziel das Projekt. Archivierte Projekte stehen nicht zur Wahl. Der Eintrag — Zuordnung entfernen — nimmt eine bestehende Zuordnung wieder heraus.
5. Optional ein Grund. Ohne Eingabe vermerkt Zeitflex „Nachträgliche Projektzuordnung" beziehungsweise „Projektzuordnung entfernt".
6. Zuordnen.

Zeitflex meldet danach drei Zahlen: geändert, übersprungen (der Eintrag trug das Zielprojekt schon) und gesperrt. Gesperrt heißt: Der Monat des Eintrags ist bereits für die Lohnabrechnung abgeschlossen oder exportiert — diese Einträge bleiben unverändert. Wer sie trotzdem umhängen will, geht den Weg über Korrektur nach der Sperre.

Kein Eintrag wird dabei überschrieben. Je Eintrag entsteht eine neue Version mit Verweis auf die alte; das Protokoll hält Vorher, Nachher und Grund fest. Eine nachträgliche Kostenzuordnung ist eine Änderung an einer Aufzeichnung — sie darf so wenig spurlos sein wie eine Zeitkorrektur.

Der Reiter Zuordnung ist in jedem Tarif enthalten, auch ohne Pro. Zeiten zuzuordnen ist Zeiterfassung, keine Auswertung.

Was Zeitflex daraus auswertet

Die Auswertung unter Projekte ist Teil des Pro-Plans und nur für Inhaber und Manager sichtbar. Ohne Pro bleibt die Projektliste stehen, die vier Auswertungsreiter erscheinen gar nicht erst. Sie besteht aus:

• Projektliste — Iststunden, Lohnkosten und Budget je Projekt mit Ampel. Vier Zustände: Kein Budget hinterlegt (dann rechnet die Ampel nicht), im Rahmen, gefährdet und überschritten. Auf Gelb springt sie, wenn über 90 % des Budgets verbraucht sind, wenn die Hochrechnung das Budget reißt oder wenn der Verbrauch dem Zeitfortschritt des Projekts um mehr als zehn Prozentpunkte vorausläuft
• Nachkalkulation — was geplant war und was daraus geworden ist
• Rangliste — Auftragssumme, Deckungsbeitrag, Marge und Erlös je Stunde, sortiert
• Vergleich — derselbe Zeitraum gegen den unmittelbar davor
• Produktivität — Anteil projektgebundener Zeit
• Export — kein eigener Reiter, sondern ein Knopf über den Reitern: CSV in drei Umfängen (je Projekt, Projekt × Person, Projekt × Monat), mit Semikolon und Komma als Dezimalzeichen für deutsches Excel

Eine Hochrechnung gibt es nur bei Projekten mit geplantem Ende; ohne dieses Datum zeigt Zeitflex den Ist-Stand und sagt das auch.

Wie Sie diese Zahlen lesen und was „hat sich gelohnt" konkret heißt, steht in Hat sich der Auftrag gelohnt?.

Bei Gehaltsempfängern leitet Zeitflex einen Stundensatz aus dem Monatsgehalt ab, damit ein Projekt, an dem nur Angestellte arbeiten, nicht mit 0 € Kosten dasteht.

Häufige Fragen

Muss jeder Eintrag ein Projekt haben?

Nein. Ohne Zuordnung zählt die Zeit als allgemeine Arbeitszeit — richtig etwa für Werkstattarbeit, Büroalltag oder Fahrten, die niemandem gehören. In der Auswertung steht diese Zeit als eigene Zeile „ohne Zuordnung" mit ihren Lohnkosten.

Kann ich Projekte nachträglich zusammenlegen?

Nicht in einem Zug. Der Weg: Im Reiter Zuordnung den Haken Nur Zeiten ohne Zuordnung herausnehmen, die Einträge des alten Projekts anhaken und dem neuen zuordnen — bis zu 200 je Durchgang. Danach das leere Projekt archivieren. Endgültig löschen lässt sich ein Projekt nur, solange keine Zeiten und keine Schichten daran hängen; sonst bietet Zeitflex nur das Archivieren an, weil die erfassten Zeiten Nachweis bleiben.

Sieht die Belegschaft die Auswertung?

Nein. Projektliste, Nachkalkulation, Rangliste, Vergleich, Produktivität und Export sehen nur Inhaber und Manager. Mitarbeitende sehen die Projektliste zur Auswahl beim Stempeln und ihr eigenes Projekt am Eintrag.

Ein Monteur hat den ganzen Tag am Terminal gestempelt, aber auf zwei Baustellen gearbeitet.

Am Terminal wird kein Projekt gewählt, also liegt ein Eintrag ohne Zuordnung vor. Teilen Sie ihn im Stundenzettel — Zeile anklicken — in zwei Abschnitte und geben Sie jedem sein Projekt — mit Grund. Für die Zukunft: Wer zwischen Baustellen wechselt, stempelt am Handy und wählt dort das Projekt.

Kommen Sie nicht weiter?

Schreiben Sie dem Support. Wenn Sie eine bestehende Projektliste mitbringen, importieren Sie sie: Daten importieren kennt die Datenart „Projekte". Was die Zahlen am Ende bedeuten, erklärt Hat sich der Auftrag gelohnt?.