Daten aus Excel oder einem anderen Programm importieren

Wer wechselt, bringt Altdaten mit. Ohne Import fängt der Betrieb bei null an — und bleibt am Ende beim alten Anbieter. Deshalb hat Stempo einen eigenen Import-Assistenten.

Was sich importieren lässt

Vier Datenarten, jede einzeln:

Dateiformate: .xlsx und CSV/TSV. Alte .xls-Dateien, .xlsb und kennwortgeschützte Mappen liest Stempo nicht — speichere sie in Excel einmal als .xlsx.

Schritt für Schritt

1. Öffne links Import.
2. Wähle die Datenart und lade die Datei hoch. Bei Excel-Mappen mit mehreren Blättern wählst du zusätzlich das Tabellenblatt.
3. Spaltenzuordnung prüfen. Stempo erkennt deutsche und englische Spaltennamen automatisch und zeigt an, wie sicher es sich ist. Was nicht passt, stellst du per Auswahlfeld um.
4. Vorschau ansehen. Die ersten Datensätze werden live so angezeigt, wie sie ankommen würden.
5. Probelauf starten. Nichts wird gespeichert. Du siehst vorher, wie viele Datensätze angelegt, aktualisiert und übersprungen würden — jeweils mit Begründung je Zeile.
6. Erst wenn der Probelauf sauber ist: Import ausführen.

Das Ergebnis: Die Daten stehen in Stempo, der Vorgang steht in der Importhistorie, und du kannst ihn mit einem Klick wieder zurücknehmen.

Der Probelauf ist der eigentliche Punkt

Ein Import ohne Vorschau ist ein Sprung mit verbundenen Augen. Der Probelauf beantwortet vorher die drei Fragen, die hinterher wehtun:

• Wird jemand doppelt angelegt, weil die Personalnummer anders geschrieben ist?
• Landen die Stunden am richtigen Tag, oder hat Excel die Datumsspalte in eine Zahl verwandelt?
• Fehlt bei jemandem der Stundenlohn, sodass die Lohnkosten später Lücken haben?

Fehlerhafte Zeilen

Zeilen, die nicht durchgehen, kannst du als CSV herunterladen. Die Datei enthält die Originalspalten plus eine Spalte Problem. Du korrigierst sie in Excel und lädst genau diese Datei erneut hoch — die Zuordnung ist dieselbe.

Import rückgängig machen

Jeder Import merkt sich, was er erzeugt hat. Über Import → Historie → Rückgängig fährst du den jüngsten Vorgang je Datenart komplett zurück.

Grenzen, die du kennen solltest

• 5.000 Zeilen je Durchgang, höchstens 12 MB je Datei. Größere Bestände teilst du auf mehrere Dateien auf.
• Es gibt keine Schnittstelle zu anderen Anbietern. Der Weg ist immer: dort exportieren, hier hochladen.
• Zeiten ohne Uhrzeit (nur Datum und Stundenzahl) werden auf 08:00 Uhr gelegt. Die Tagessumme stimmt, die Lage im Tag ist gesetzt. Stempo weist darauf hin.
• Der Import prüft, aber er heilt nicht. Er warnt bei Stundenlöhnen unter dem Mindestlohn und bei Daten in der Zukunft — er macht Altdaten aber nicht rechtssicher.

Deutsche Formate werden verstanden

15.01.2026, 8:30, 8,5 Stunden, 1.234,56 € — alles das kommt richtig an. Auch Umlaute aus deutschen Excel-Exporten (Windows-1252) werden erkannt, und bereits verstümmelte Namen wie „Müller" repariert Stempo beim Einlesen.

Kommst du nicht weiter?

Lade dir im Assistenten die Musterdatei der jeweiligen Datenart herunter, trage drei Zeilen ein und teste damit den Probelauf. Wenn das funktioniert, liegt es an der Datei — und du siehst sofort, an welcher Spalte.