Daten aus Excel oder einem anderen Programm importieren

Wer wechselt, bringt Altdaten mit. Ohne Import fängt der Betrieb bei null an — und bleibt am Ende beim alten Anbieter. Deshalb hat Zeitflex einen eigenen Import-Assistenten.

Was sich importieren lässt

Vier Datenarten, jede einzeln:

Dateiformate: .xlsx und CSV/TSV. Alte .xls-Dateien, .xlsb und kennwortgeschützte Mappen liest Zeitflex nicht — speichern Sie sie in Excel einmal als .xlsx.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie links Import.
2. Wählen Sie die Datenart und laden Sie die Datei hoch. Bei Excel-Mappen mit mehreren Blättern wählen Sie zusätzlich das Tabellenblatt.
3. Spaltenzuordnung prüfen. Zeitflex erkennt deutsche und englische Spaltennamen automatisch und zeigt an, wie sicher es sich ist. Was nicht passt, stellen Sie per Auswahlfeld um.
4. Vorschau ansehen. Die ersten Datensätze werden live so angezeigt, wie sie ankommen würden.
5. Probelauf starten. Nichts wird gespeichert. Sie sehen vorher, wie viele Datensätze angelegt, aktualisiert und übersprungen würden — jeweils mit Begründung je Zeile.
6. Erst wenn der Probelauf sauber ist: Import ausführen.

Das Ergebnis: Die Daten stehen in Zeitflex, der Vorgang steht in der Importhistorie, und Sie können ihn mit einem Klick wieder zurücknehmen.

Der Probelauf ist der eigentliche Punkt

Ein Import ohne Vorschau ist ein Sprung mit verbundenen Augen. Der Probelauf beantwortet vorher die drei Fragen, die hinterher wehtun:

• Wird jemand doppelt angelegt, weil die Personalnummer anders geschrieben ist?
• Landen die Stunden am richtigen Tag, oder hat Excel die Datumsspalte in eine Zahl verwandelt?
• Fehlt bei jemandem der Stundenlohn, sodass die Lohnkosten später Lücken haben?

Fehlerhafte Zeilen

Zeilen, die nicht durchgehen, können Sie als CSV herunterladen. Die Datei enthält die Originalspalten plus eine Spalte Problem. Sie korrigieren sie in Excel und laden genau diese Datei erneut hoch — die Zuordnung ist dieselbe.

Import rückgängig machen

Jeder Import merkt sich, was er erzeugt hat. Über Import → Bisherige Importe → Rückgängig fahren Sie den jüngsten Vorgang je Datenart komplett zurück.

Grenzen, die Sie kennen sollten

• 5.000 Zeilen je Durchgang, höchstens 12 MB je Datei. Größere Bestände teilen Sie auf mehrere Dateien auf.
• Es gibt keine Schnittstelle zu anderen Anbietern. Der Weg ist immer: dort exportieren, hier hochladen.
• Zeiten ohne Uhrzeit (nur Datum und Stundenzahl) werden auf 08:00 Uhr gelegt. Die Tagessumme stimmt, die Lage im Tag ist gesetzt. Zeitflex weist darauf hin.
• Der Import prüft, aber er heilt nicht. Er warnt bei Stundenlöhnen unter dem Mindestlohn und bei Daten in der Zukunft — er macht Altdaten aber nicht rechtssicher.

Deutsche Formate werden verstanden

15.01.2026, 8:30, 8,5 Stunden, 1.234,56 € — alles das kommt richtig an. Auch Umlaute aus deutschen Excel-Exporten (Windows-1252) werden erkannt, und bereits verstümmelte Namen wie „Müller" repariert Zeitflex beim Einlesen.

Kommen Sie nicht weiter?

Laden Sie sich im Assistenten die Musterdatei der jeweiligen Datenart herunter, tragen Sie drei Zeilen ein und testen Sie damit den Probelauf. Wenn das funktioniert, liegt es an der Datei — und Sie sehen sofort, an welcher Spalte.