Mitarbeiter einladen

Ein Betrieb, in dem nur der Chef stempelt, ist ein teurer Taschenrechner. Der Sprung passiert erst, wenn die Belegschaft selbst stempelt. Dieser Artikel zeigt, wie du dorthin kommst.

So lädst du jemanden ein

1. Öffne links Mitarbeiter.
2. Klicke auf Mitarbeiter anlegen.
3. Trage Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und die Rolle ein.
4. Ergänze, was du schon weißt: Personalnummer, Eintrittsdatum, Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob), Stundenlohn, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch. Alles davon lässt sich später nachtragen.
5. Speichern. Stempo verschickt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem persönlichen Link.
6. Die eingeladene Person klickt den Link, vergibt ein Passwort und ist drin.

Das Ergebnis: Die Person erscheint in der Mitarbeiterliste, kann sich anmelden und sofort stempeln — im Browser, in der App und, wenn eine PIN hinterlegt ist, am Tablet.

Welche Rolle für wen?

Vergib Führung sparsam. Wer Zeiten anderer korrigieren darf, hat Zugriff auf Arbeitszeitdaten des ganzen Betriebs — das ist personenbezogene Information, keine Bequemlichkeit.

Ohne E-Mail-Adresse einladen

Nicht jeder in der Belegschaft hat eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Dafür gibt es die PIN am Tablet:

1. Lege die Person wie oben an — die E-Mail-Adresse darf eine private sein.
2. Setze in der Mitarbeiterkarte eine 6-stellige PIN.
3. Die Person stempelt am Wand-Tablet, indem sie ihre Kachel antippt und die PIN eingibt. Ein eigenes Konto braucht sie dafür nicht anzurühren.

Wenn die Einladung nicht ankommt

Der Reihe nach:

1. Spam-Ordner prüfen lassen. Der häufigste Fall, mit Abstand.
2. E-Mail-Adresse in der Mitarbeiterliste kontrollieren. Ein Tippfehler ist schneller passiert als gefunden.
3. Einladung widerrufen und neu verschicken. In der Mitarbeiterliste beim Eintrag über die Aktion „Einladung erneut senden".
4. Link vorlesen. Der Einladungslink funktioniert in jedem Browser, auch am Handy.

Wenn jemand den Betrieb verlässt

Setze die Person auf inaktiv statt sie zu löschen. Zwei Gründe:

• Ihre erfassten Zeiten müssen aufbewahrt werden (siehe Aufbewahrungsfristen).
• Inaktive Personen zählen nicht mehr für die Abrechnung. Du zahlst nur für aktive Mitarbeitende.

Die endgültige Anonymisierung erledigt Stempo automatisch, wenn die gesetzliche Frist abgelaufen ist.

Kommst du nicht weiter?

Wenn du zehn oder mehr Personen anzulegen hast, lohnt sich der Weg über Daten importieren — eine Excel-Liste reicht.