Mitarbeiter einladen

Ein Betrieb, in dem nur der Chef stempelt, ist ein teurer Taschenrechner. Der Sprung passiert erst, wenn die Belegschaft selbst stempelt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie dorthin kommen.

Zwei Wege in den Betrieb

Es gibt zwei Wege, eine Person in Zeitflex aufzunehmen. Beide finden Sie unter Mitarbeiter:

• Zugang einladen — Sie tragen E-Mail-Adressen ein, Zeitflex verschickt einen Einladungslink. Die Person trägt dort ihren Namen ein und legt selbst ein Passwort fest; erst damit entsteht ihr Konto. Stammdaten wie Lohn und Wochenstunden tragen Sie danach über Bearbeiten nach.
• Mitarbeiter anlegen — Sie legen die Person mit allen Stammdaten an. Das Konto entsteht ohne Passwort. Ohne E-Mail-Adresse stempelt die Person mit ihrer PIN am Wand-Terminal; mit Adresse bekommt sie ihr Passwort über die Anmeldeseite (siehe unten).

Welcher Weg passt: Wer schnell ein Team mit Handy-App starten will, nimmt die Einladung. Wer die Stammdaten sowieso erfassen muss (Minijob, Stundenlohn, Wochenstunden für den Monatsabschluss), legt die Person direkt an.

So laden Sie jemanden per Link ein

1. Öffnen Sie links Mitarbeiter.
2. Scrollen Sie zur Karte Zugang einladen.
3. Tragen Sie die E-Mail-Adressen ein — eine pro Zeile. Zeitflex zeigt darunter, wie viele Adressen brauchbar sind.
4. Klicken Sie auf Einladungen senden.
5. Die eingeladene Person klickt den Link in der E-Mail, trägt ihren Namen ein, vergibt ein Passwort und ist drin.
6. Öffnen Sie danach in der Mitarbeiterliste Bearbeiten und ergänzen Sie Personalnummer, Eintrittsdatum, Beschäftigungsart, Stundenlohn, Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch.

Das Ergebnis: Die Person erscheint in der Mitarbeiterliste, kann sich anmelden und sofort stempeln — im Browser und in der App. Am Wand-Tablet zusätzlich, sobald Sie eine PIN hinterlegt haben.

Jede Einladung geht mit der Rolle Mitarbeiter hinaus. Soll jemand Manager werden, ändern Sie die Rolle nach dem ersten Anmelden über Bearbeiten.

So legen Sie jemanden direkt an

1. Öffnen Sie links Mitarbeiter.
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter anlegen.
3. Tragen Sie Vor- und Nachname ein. Die E-Mail-Adresse ist optional — jede Adresse darf im Betrieb nur einmal vorkommen.
4. Ergänzen Sie, was Sie schon wissen: Personalnummer, Eintrittsdatum, Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Midijob, Werkstudent, Kurzfristig, Azubi), Stundenlohn oder Monatsgehalt, Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Rolle. Alles davon lässt sich später nachtragen.
5. Speichern.

Das Konto entsteht ohne Passwort. Zeitflex verschickt an dieser Stelle keine Einladungs-E-Mail. So kommt die Person trotzdem hinein:

• Ohne E-Mail-Adresse: Setzen Sie eine PIN (nächster Abschnitt). Die Person stempelt am Wand-Terminal. App und Browser bleiben ihr verschlossen — genau richtig für Aushilfen, Saisonkräfte und alle ohne eigenes Postfach.
• Mit E-Mail-Adresse: Die Person öffnet die Anmeldeseite, wählt Passwort vergessen und trägt ihre Adresse ein. Zeitflex schickt ihr einen Link, mit dem sie ein Passwort festlegt. Danach meldet sie sich im Browser und in der App an.

Warum nicht einfach die Adresse in Zugang einladen eintragen? Weil Zeitflex dort Adressen überspringt, zu denen schon ein Konto besteht. Der Weg über „Passwort vergessen" ist deshalb der richtige für eine bereits angelegte Person.

Ohne E-Mail-Adresse: PIN fürs Tablet

Nicht jeder in der Belegschaft hat eine E-Mail-Adresse. Dafür gibt es die PIN am Tablet:

1. Legen Sie die Person wie oben an und lassen Sie das E-Mail-Feld leer.
2. Öffnen Sie Einstellungen, Reiter Terminal, Abschnitt Terminal-PINs.
3. Tragen Sie bei der Person eine 6-stellige PIN ein und klicken Sie auf Setzen.
4. Die Person stempelt am Wand-Tablet, indem sie ihre Kachel antippt und die PIN eingibt.

Die PIN wird verschlüsselt gespeichert und ist nach dem Setzen nicht mehr einsehbar — wer sie vergisst, bekommt über Ändern eine neue. Ältere 4-stellige PINs aus dem Altbestand funktionieren weiter, Zeitflex bittet aber um Erneuerung. Alles zum Terminal steht in Stempeln: Alle Wege.

Welche Rolle für wen?

Vergeben Sie Manager sparsam. Wer Zeiten anderer korrigieren darf, hat Zugriff auf Arbeitszeitdaten des ganzen Betriebs — das ist personenbezogene Information, keine Bequemlichkeit. Den Inhaber gibt es genau einmal; seine Rolle lässt sich im Formular nicht ändern und er kann nicht auf ausgeschieden gesetzt werden.

Geburtsdatum — wann es sinnvoll ist

Im Formular steht ein Feld Geburtsdatum (optional). Es hat genau einen Zweck: den Jugendarbeitsschutz. Für Lohn, Zeiterfassung und Minijob-Wächter braucht Zeitflex das Datum nicht.

So verhält sich Zeitflex:

• Mit Geburtsdatum prüft die Arbeitszeit-Prüfung für jeden Tag, an dem die Person noch keine 18 war, die Grenzen des JArbSchG statt der des ArbZG. Ab dem 18. Geburtstag gilt wieder das ArbZG.
• Ohne Geburtsdatum prüft Zeitflex nur das Arbeitszeitgesetz. Es behauptet dann nicht, dass alles in Ordnung ist, sondern nennt unter Arbeitszeit-Prüfung namentlich, für wen nicht auf Jugendarbeitsschutz geprüft wurde. Zusätzlich zeigt die Mitarbeiterseite eine Karte „Bei … Personen fehlt das Geburtsdatum" mit einem Knopf nachtragen je Person.
• Das Datum muss in der Vergangenheit liegen und weniger als 100 Jahre her sein — ein Zahlendreher im Jahr würde sonst stillschweigend eine falsche Prüfung auslösen.

Wann eintragen: bei Auszubildenden, Schülern und Aushilfen unter 18 — immer. Bei einer Belegschaft, die vollständig volljährig ist, dürfen Sie den Hinweis ignorieren; die Angabe bleibt freiwillig, und Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) spricht dann gegen das Erheben. Was die Prüfung im Einzelnen meldet, steht in Azubi unter 18: Jugendarbeitsschutz.

Wenn die Einladung nicht ankommt

Der Reihe nach:

1. Spam-Ordner prüfen lassen. Der häufigste Fall, mit Abstand.
2. Adresse in der Einladungsliste kontrollieren. Ein Tippfehler ist schneller passiert als gefunden. Steht die Adresse falsch da: Zurückziehen und richtig neu eintragen.
3. Adresse erneut eintragen. In der Karte Zugang einladen dieselbe Adresse noch einmal senden — Zeitflex erneuert Link und Frist, ein zweiter Eintrag entsteht nicht.
4. Link am Handy öffnen. Der Einladungslink funktioniert in jedem Browser.

Meldet Zeitflex „Diese E-Mail-Adresse gehört bereits zu einem anderen Betrieb", hat die Person mit dieser Adresse schon ein Konto bei einem anderen Zeitflex-Betrieb. Eine Adresse kann nur zu einem Betrieb gehören — die Person braucht dann eine andere Adresse oder den Weg über die Terminal-PIN.

Wenn jemand den Betrieb verlässt

Klicken Sie in der Mitarbeiterliste auf Ausscheiden statt die Person zu löschen. Zwei Gründe:

• Ihre erfassten Zeiten müssen aufbewahrt werden (siehe Aufbewahrungsfristen).
• Ausgeschiedene zählen nicht mehr als aktive Mitarbeitende. Sie zahlen nur für aktive Personen.

Beim Ausscheiden endet die Anmeldung der Person sofort; stempeln geht nicht mehr. Die endgültige Anonymisierung erledigt der tägliche Löschlauf automatisch, wenn die gesetzliche Frist abgelaufen ist. Rückgängig geht auch: Ansicht auf Alle (mit Ausgeschiedenen) stellen und bei der Person auf Wieder aktiv klicken — solange das Konto noch nicht anonymisiert ist. Ausführlich in Mitarbeiter verlässt den Betrieb.

Häufige Fragen

Ich habe zwei Bauhelfer ohne E-Mail. Muss ich Adressen erfinden?

Nein. Lassen Sie das E-Mail-Feld leer und setzen Sie unter Einstellungen → Terminal je eine 6-stellige PIN. Die beiden stempeln am Wand-Tablet. Bekommt einer später doch ein Postfach, tragen Sie die Adresse über Bearbeiten nach; das Passwort holt er sich dann über Passwort vergessen auf der Anmeldeseite.

Die Einladung ist angenommen, aber die Person steht ohne Lohn und Wochenstunden in der Liste. Ist etwas schiefgegangen?

Nein, das ist der normale Weg bei der Einladung: Das Konto entsteht mit Name, Adresse und Rolle Mitarbeiter — mehr weiß Zeitflex zu dem Zeitpunkt nicht. Öffnen Sie Bearbeiten und tragen Sie Beschäftigungsart, Lohn und Wochenstunden nach, bevor der erste Monatsabschluss ansteht.

Ich bin Manager und wollte einen zweiten Manager einladen. Warum geht das nicht?

Einladungen gehen immer mit der Rolle Mitarbeiter hinaus. Die Rolle Manager darf nur der Inhaber vergeben — sonst könnte sich ein Manager beliebig viele gleichrangige Kollegen dazuholen. Bitten Sie den Inhaber, die Rolle nach dem ersten Anmelden über Bearbeiten zu setzen.

Ich habe fünfzehn Personen aus einer Excel-Liste. Muss ich jede einzeln anlegen?

Nein. Der Weg über Daten importieren nimmt eine CSV- oder Excel-Liste entgegen und legt alle Personen auf einmal an — mit oder ohne E-Mail-Adresse. Auch der Import prüft die Plangrenze; was darüber liegt, wird nicht angelegt.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn Sie zehn oder mehr Personen anzulegen haben, lohnt sich der Weg über Daten importieren — eine Excel-Liste reicht. Bei allem anderen hilft der Support; der erste Stempelvorgang steht in Erste Stempelung.