Pläne und Preise

Der Preis in einem Satz

Sie zahlen je aktivem Mitarbeitenden und Monat. Keine Grundgebühr, keine Einrichtungskosten. Bei Monatszahlung gibt es keine Mindestlaufzeit; bei Jahreszahlung binden Sie sich für zwölf Monate (siehe unten).

Bei Jahreszahlung sind zwei Monate frei.

Was in welchem Plan steckt

Der Minijob-Wächter ist bewusst in jedem Plan — auch im kostenlosen. Eine Warnung, die hinter einer Bezahlschranke liegt, warnt zu spät.

Was welcher Export kostet

Exporte hängen an drei Merkmalen des Plans. Damit Sie vor der Buchung wissen, welche Datei Sie am Monatsende ziehen können:

Zwei Dinge gelten unabhängig vom Plan: Jeder Lohn- und Nachweis-Export (CSV, PDF, Lohnprofil, Saldy, DATEV, Prüfungsmappe) setzt einen abgeschlossenen Monat voraus, und der Monatsabschluss ist ab Starter enthalten. Nur die Berichte werten einen frei gewählten Zeitraum aus. Im kostenlosen Plan gibt es deshalb keinen Export — die Zeiten sind trotzdem da, sichtbar im Stundenzettel und im Änderungsprotokoll. Die gesetzliche Aufzeichnung hängt an keinem Abo; bezahlt wird das fertige Blatt.

Was „aktiv" bedeutet

Gezählt werden Mitarbeitende, die aktiv geschaltet sind. Wer ausscheidet und auf inaktiv gesetzt wird, zählt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum nicht mehr — und seine Daten bleiben trotzdem erhalten (siehe Aufbewahrungsfristen).

Die Sitzzahl wird einmal täglich (nachts) mit der Abrechnung bei Stripe abgeglichen. Sie müssen nichts melden. Der Abgleich ändert bei Stripe nur die Menge — nie den Plan oder den Preis — und er bucht kein Geld: Die neue Menge steht auf der nächsten regulären Rechnung.

Monats- oder Jahreszahlung

Sie wählen die Zahlweise bei der Registrierung und können sie später unter Einstellungen → Abo & Abrechnung ändern.

Wer erst später aus dem kostenlosen Plan heraus bucht — im Abo-Reiter oder über Zum Upgrade auf einer gesperrten Seite —, stellt dort ebenfalls die Mitarbeiterzahl ein. Mit ihr startet die erste Rechnung, mindestens aber mit der Zahl der bereits aktiven Mitarbeitenden. Danach gilt der tägliche Abgleich wie oben beschrieben.

Die Jahreszahlung rechnet zehn Monate und schenkt zwei. Umgerechnet zeigt die App dafür 1,24 € (Starter) bzw. 2,08 € (Pro) je Sitz und Monat.

Ein Wechsel auf Jahreszahlung gilt sofort. Stripe verrechnet die Differenz; Betrag und Zeitpunkt sehen Sie auf der Rechnung. Ein Wechsel zurück auf Monatszahlung gilt zum Ende der bezahlten Laufzeit — Sie behalten, was Sie bezahlt haben. Die Einzelheiten stehen unter Plan wechseln.

Wenn alle deaktiviert sind

Saisonpause im Baugewerbe, Betriebsferien in der Gastronomie: Setzen Sie alle Mitarbeitenden inaktiv, rechnet Zeitflex trotzdem mindestens einen Sitz ab. Der Grund ist technisch — eine Abo-Menge von null gibt es bei Stripe nicht — und das Abo bleibt so ohne Unterbrechung bestehen. Wer in der Pause gar nichts zahlen möchte, kündigt zum Laufzeitende und startet später neu; die Daten bleiben in beiden Fällen erhalten (siehe Konto kündigen, Daten mitnehmen).

Testphase

Wer bei der Registrierung Starter oder Pro wählt, testet 14 Tage kostenlos. Dafür hinterlegen Sie Ihre Zahlungsdaten sicher bei Stripe — abgebucht wird während der Testphase nichts. Ohne Kündigung bucht Stripe nach dem Test automatisch den gewählten Tarif zum gewählten Preis; kündigen Sie vorher unter Einstellungen → Abo & Abrechnung mit Zum Laufzeitende kündigen, wird nichts abgebucht und Ihr Betrieb läuft im Free-Tarif weiter. Der heißt überall so — auf der Website, in der Registrierung und im Abo-Reiter. Er braucht nie Zahlungsdaten, hat aber auch keine Testphase.

Drei Dinge, die Sie wissen sollten:

• Die 14 Tage laufen ab der Registrierung, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Karte hinterlegen. Wer am zehnten Tag die Zahlungsdaten eingibt, testet noch vier Tage kostenlos. Kündigen und neu abschließen startet die Frist nicht neu.
• Über einen Empfehlungslink sind es 30 Tage statt 14. Sonst ändert sich nichts: dieselbe Uhr ab der Registrierung, dieselben Zahlungsdaten bei Stripe, dieselbe erste Abbuchung nach dem Test. Mehr als diese 30 Tage gibt es nicht — einen zusätzlichen Gratismonat gibt es seit dem 28.09.2026 nicht mehr.
• Mit der gewählten Mitarbeiterzahl startet Ihre erste Rechnung. Danach zählen die tatsächlich aktiven Mitarbeitenden — der Betrag passt sich ab der nächsten Rechnung an, wenn Ihr Team wächst oder kleiner wird. Bei monatlicher Zahlung wirkt eine Verkleinerung zur nächsten Rechnung, bei jährlicher erst zur nächsten Jahresrechnung — wählen Sie die Zahl dort also mit Bedacht.
• Drei Tage vor der ersten Abbuchung erhalten Sie an Ihre E-Mail-Adresse eine Nachricht mit Datum und Plan — und mit dem Betrag, sofern Stripe ihn mitliefert. Wer nicht weitermachen möchte, hat damit Zeit zu kündigen.

Ab 101 Mitarbeitenden

Bis 100 aktive Mitarbeitende buchen Sie selbst. Darüber gilt Enterprise: individuelle Konditionen, persönliche Einrichtung, Kontakt statt Kasse. Schreiben Sie uns über Support.

Steht ein Betrieb an dieser Grenze, gilt zweierlei. An der Zeiterfassung ändert sich nichts: Wer angelegt ist, stempelt weiter — die Sitzgrenze wird nur beim Anlegen, Einladen und Importieren geprüft, nie beim Stempeln. Eine 101. Person lässt sich aber nicht mehr anlegen: Der Versuch wird abgewiesen, mit dem Hinweis, dass die vorhandenen Mitarbeitenden davon unberührt bleiben. Eine Kaufaufforderung steht nicht dabei — oberhalb von 100 gibt es im Selbstabschluss nichts zu buchen.

Liegt die Zahl aktiver Mitarbeitender dennoch über 100, rechnet der nächtliche Abgleich weiterhin 100 Sitze ab, nicht mehr, und hält den Fall im Prüfprotokoll des Betriebs fest. Melden Sie sich über Support, damit die Konditionen geklärt werden — Zeitflex verschickt dazu keine automatische Nachricht.

Was der Preis nicht enthält

Häufige Fragen

Ich habe im Sommer fünf Aushilfen mehr — zahle ich sofort mehr?

Nein. Der Sitz-Abgleich hebt die Menge zwar nachts an, die Erhöhung steht aber erst auf der nächsten regulären Rechnung. Bei Monatszahlung zahlen Sie die Aushilfen also ab dem Folgemonat, bei Jahreszahlung ab der nächsten Jahresrechnung.

Ich möchte den Test ausprobieren, aber keine Karte hinterlegen. Geht das?

Ja — mit dem kostenlosen Plan. Er braucht keine Zahlungsdaten, ist auf einen Nutzer begrenzt und hat keine Testphase. Die Testphase von Starter oder Pro gibt es nur mit hinterlegten Zahlungsdaten, damit nach dem Test automatisch der gewählte Preis gebucht wird. Das gilt auch, wenn Sie über einen Empfehlungslink gekommen sind: Die 30 Tage sind eine längere Testphase, keine Testphase ohne Karte.

Ich will nur die Prüfungsmappe für den Zoll. Brauche ich dafür Pro?

Für das fertige Dokument ja. Ohne Pro haben Sie trotzdem alles, was eine Prüfung verlangt: den Stundenzettel mit Beginn, Ende, Pausen und dem vollständigen Änderungsprotokoll. Die Mappe spart das Zusammenstellen, sie ersetzt keine Aufzeichnung.

Was passiert mit den Daten, wenn ich nach dem Test nicht weitermache?

Ihr Betrieb läuft im kostenlosen Plan weiter, mit allen erfassten Zeiten. Export gibt es dort nicht; wie Sie vorher an Ihre Daten kommen, steht unter Konto kündigen, Daten mitnehmen.

Kommen Sie nicht weiter?

Wie Sie den Plan wechseln, steht unter Plan wechseln; Rechnungen und Zahlungsarten unter Zahlung und Rechnungen. Für alles andere schreiben Sie uns über Support.