DATEV-Export einrichten

Der DATEV-Export ist im Pro-Plan enthalten. Zeitflex erzeugt zwei Formate: LODAS und Lohn und Gehalt. Welches Ihres ist, weiß Ihr Lohnbüro — fragen Sie dort, bevor Sie etwas einstellen.

Was Sie von Ihrem Lohnbüro brauchen

Ohne diese vier Angaben funktioniert der Export nicht:

Die Lohnartnummern legt Ihre Kanzlei fest. Was Zeitflex dort vorbelegt (100 für Stunden, 200 für Überstunden, 300 ff. für Zuschläge, 400 ff. für Trinkgeld und Prämien), sind Platzhalter, keine DATEV-Vorgabe — lassen Sie sie nicht ungefragt stehen.

Rufen Sie einmal an und fragen Sie genau das ab. Das Gespräch dauert fünf Minuten und erspart drei Fehlversuche.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Einstellungen → Lohn & Export.
2. Tragen Sie Beraternummer und Mandantennummer ein — so, wie die Kanzlei sie nennt, ohne Nullen davor zu setzen.
3. Tragen Sie die Lohnarten Ihrer Kanzlei ein: Grundstunden, Überstunden, Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlag. Für Lohn und Gehalt sind nur die Nummern 1 bis 5999 und 9000 bis 9999 möglich, für LODAS 1 bis 9999.
4. Speichern.
5. Schließen Sie einen Monat ab und laden Sie im Monatsabschluss die Datei im Format Ihres Lohnbüros herunter (Monatsabschluss, Schritt 4).
6. Schicken Sie die Datei zur Probe an Ihr Lohnbüro, bevor Sie sie für einen echten Lohnlauf verwenden.

Das Ergebnis: Eine Datei, die nach der DATEV-Schnittstellenbeschreibung aufgebaut ist — Zeichensatz Windows-1252, Zeilenende CRLF, Endung .txt, Ihre Mandantennummer im Dateinamen. Ob Ihr Lohnbüro sie einlesen kann, zeigt erst der Probeimport aus Schritt 6.

Für Lohn und Gehalt: Formatbeschreibung einmal anlegen

Die Datei für Lohn und Gehalt hat keine Spaltenüberschriften. Welches Feld was bedeutet, legt Ihre Kanzlei einmal im ASCII-Import-Assistenten von Lohn und Gehalt fest, als sogenannte Formatbeschreibung. Geben Sie ihr diese Angaben weiter:

Danach liest die Kanzlei jeden Monat mit derselben Beschreibung ein. Für LODAS ist das nicht nötig: Dort beschreibt die Datei ihren Aufbau selbst.

Personalnummern müssen zusammenpassen

Der häufigste Grund, warum ein Import im Lohnprogramm scheitert: Die Personalnummer in Zeitflex ist eine andere als in DATEV.

Tragen Sie bei jeder Person unter Mitarbeiter genau die Nummer ein, die Ihr Lohnbüro verwendet. Nicht „1, 2, 3", sondern die echte.

DATEV kennt die Personalnummer nur als Zahl von 1 bis 99999. Zeitflex prüft das, sobald Berater- und Mandantennummer hinterlegt sind, beim Eintragen im Mitarbeiter-Formular und beim Import (dort wird die Zeile dann nicht übernommen), und schreibt die Nummer ohne führende Nullen in die Datei („007" wird zu „7"). Fehlt bei einer Person die Nummer oder ist sie keine solche Zahl, erzeugt Zeitflex keine DATEV-Datei, sondern nennt die betroffenen Personen beim Namen — eine erfundene Ersatznummer gibt es nicht. Nachtragen genügt: Der Export nimmt dann die Nummer aus dem Mitarbeiter-Formular, auch für einen schon abgeschlossenen Monat.

Wenn Ihr Lohnbüro kein DATEV benutzt

Nicht jedes Lohnbüro arbeitet mit DATEV. Dafür gibt es zwei Wege, beide ab Starter:

• CSV-Export — dieselben Werte wie für DATEV, in einer allgemein lesbaren Tabelle.
• Eigenes Lohnprofil — unter Einstellungen, Reiter Exportprofile, legen Sie fest, welche Spalten in welcher Reihenfolge und unter welcher Überschrift ausgegeben werden. Gedacht für Lexware, Stotax, ADDISON, Sage oder ein frei konfiguriertes CSV. Danach steht Ihr Profil im Monatsabschluss als Format zur Auswahl.

Fehlersuche

Der letzte Punkt kommt öfter vor, als man denkt: Laden Sie die Datei herunter und leiten Sie sie weiter, ohne sie zu öffnen.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn Ihr Steuerbüro die Dateien direkt abholen soll, statt sie per Mail zu bekommen: Steuerkanzlei einladen.