Steuerkanzlei einladen

Statt jeden Monat Dateien per E-Mail zu verschicken, kann Ihr Steuerbüro sich selbst bedienen. Der Zugang ist ab dem Starter-Plan enthalten; im kostenlosen Plan weist Zeitflex die Einladung mit einem Hinweis auf den Plan ab.

Was die Kanzlei sieht — und was nicht

Wichtig für das Verständnis: Das Portal ist kein zweiter Stundenzettel. Die Zahlen je Person stehen in den Exportdateien des abgeschlossenen Monats — und das Portal führt Buch darüber, was sich seit dem letzten Export geändert hat (korrigierte Zeiten, entschiedene Anträge, geänderte Stammdaten, gesperrte Monate).

Die drei Rechte

Beim Einladen legen Sie fest, was das Mandat umfasst. Es gibt genau drei Rechte, und jedes lässt sich später einzeln ein- oder ausschalten:

Ohne das erste Recht ist ein Mandat sinnlos — die Kanzlei sähe, dass ein Monat fertig ist, käme aber nicht an die Datei. Das dritte Recht ist bewusst ausgeschaltet: Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO ist in Zeitflex eine Voreinstellung, keine Option. Schalten Sie es nur ein, wenn die Kanzlei die Stammdaten tatsächlich pflegt.

Auch mit dem dritten Recht bleibt die Stammdaten-Ansicht schmal: keine Adresse, kein Geburtsdatum, keine Bankverbindung, keine Abwesenheitsart. Für die Lohnvorbereitung genügen Personalnummer, Beschäftigungsart und Entgelt. Jeder Abruf der Stammdaten durch die Kanzlei wird im Änderungsprotokoll Ihres Betriebs festgehalten — Sie sehen, wer wann nachgesehen hat.

Welche Dateiformate die Kanzlei herunterladen kann, richtet sich nach Ihrem Plan, nicht nach dem der Kanzlei: DATEV-Dateien gibt es nur, wenn Ihr Plan den DATEV-Export enthält und die DATEV-Einstellungen hinterlegt sind.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Einstellungen → Steuerkanzlei.
2. Im Kasten Steuerkanzlei einladen die E-Mail der Kanzlei eintragen, optional den Namen der Kanzlei (optional).
3. Unter Was darf die Kanzlei sehen? die drei Rechte prüfen.
4. Auf Einladung senden.

Die Kanzlei bekommt eine E-Mail mit einem Link. Hat sie schon ein Zeitflex-Konto, nimmt sie die Einladung damit an; wenn nicht, legt sie sich zuerst einen Kanzlei-Zugang an. Danach sieht sie Ihren Betrieb in ihrer Mandantenliste.

Der Link ist 14 Tage gültig — genauso lange wie eine Mitarbeiter-Einladung. Unter dem Formular steht die Liste Offene Einladungen mit Versanddatum und Ablauftag. Hat die Kanzlei bereits Zugriff auf Ihren Betrieb, weist Zeitflex eine zweite Einladung ab („… hat bereits Zugriff auf Ihren Betrieb.").

Das Ergebnis: Ihre Kanzlei holt sich die Monatsdateien selbst — ohne Rückfrage, ohne E-Mail-Anhang, ohne dass jemand eine Datei doppelt schickt.

Die Kanzlei lädt Sie ein

Auch der umgekehrte Weg funktioniert: Arbeitet Ihre Kanzlei bereits mit Zeitflex, schickt sie Ihnen eine Mandatsanfrage. Sie erscheint unter Einstellungen → Steuerkanzlei im Kasten Anfrage einer Steuerkanzlei. Dort setzen Sie die drei Rechte und stimmen zu — oder Sie lehnen ab. Erst mit Ihrer Zustimmung entsteht das aktive Mandat.

Dasselbe gilt, wenn Sie Ihren Betrieb über den Empfehlungslink einer Kanzlei angelegt haben: Auch dann liegt eine Anfrage vor, die Sie bestätigen müssen.

Zugang entziehen

Unter Einstellungen → Steuerkanzlei steht am Mandat der Knopf Zugang entziehen. Der Zugriff endet sofort: Zeitflex prüft das Mandat bei jeder einzelnen Anfrage der Kanzlei neu, nicht erst bei ihrem nächsten Login. Beim Wechsel des Steuerbüros ist das der erste Schritt, nicht der letzte.

Ein widerrufenes Mandat bleibt mit Datum in der Liste stehen. Wollen Sie dieselbe Kanzlei später wieder freigeben, reicht Wieder freigeben — eine neue Einladung ist nicht nötig, die Rechte bleiben, wie sie zuletzt gesetzt waren.

Was die Kanzlei nie sieht

Unabhängig von jedem erteilten Recht gibt es eine harte Ausschlussliste. Sie gilt für jedes Mandat, und sie lässt sich nicht freischalten:

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und jede andere hochgeladene Datei — Verträge, Fotodokumentation, sonstige Dokumente. Für die Lohnvorbereitung braucht die Kanzlei die Anzahl der Krankheitstage, nicht das Attest. Das ist keine Vorsicht, sondern Erforderlichkeit nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO; ein Attest ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO.
• GPS-Standorte an Stempelungen.
• PIN-Codes der Terminal-Nutzer.
• Krankheitsdiagnosen — die gehören ohnehin nirgends in Zeitflex.

Dazu kommen zwei Bereiche, in denen der Kanzlei-Zugang schlicht nicht existiert:

• Team-Chat: Die Kanzlei kann nie Mitglied einer Chat-Gruppe sein — auch dann nicht, wenn die Führung sie versehentlich hinzufügen möchte. Zeitflex weist das ab.
• Dokumente: Die Dokumentenablage liefert an einen Kanzlei-Zugang gar nichts — keine Liste, keine Suche, nicht einmal Dateinamen.

Und weil das Portal lesend ist, kann die Kanzlei auch keine Abwesenheit stornieren, keinen Antrag entscheiden und keine Krankmeldung eintragen. Die einzigen Handlungen, die sie auslösen kann: eine Einladung an einen Betrieb erzeugen und eine eigene, noch offene Einladung wieder zurückziehen, eine Erinnerung schicken, ihre eigenen Kanzleidaten pflegen und eine Exportdatei herunterladen. Keine davon verändert einen Datensatz Ihres Betriebs.

Was die Kanzlei zusätzlich hat

Wenn Ihre Kanzlei mehrere Betriebe mit Zeitflex betreut, bekommt sie in ihrem Portal:

• eine Mandantenliste mit Ampel — wer hat abgeschlossen, wer nicht
• einen Sammel-Download aller Monatsdateien als ZIP, je Betrieb ein Ordner, plus eine Übersichtsdatei, in der steht, wer fehlt und warum
• eine Erinnerungsfunktion für fehlende Abschlüsse

Die Erinnerung geht per E-Mail und Push an die Inhaber des Betriebs, wahlweise mit einer kurzen Nachricht der Kanzlei. Sie wird im Änderungsprotokoll Ihres Betriebs festgehalten — Sie sehen daran, wer Sie wann erinnert hat. Das spart der Kanzlei das Hinterhertelefonieren und Ihnen die Rückfrage, ob die Datei angekommen ist.

Häufige Fragen

Meine Kanzlei möchte auch die Atteste, „für die Akte". Wie schalte ich das frei?

Gar nicht — das geht in Zeitflex nicht, in keinem Plan und mit keinem Recht. Für die Lohnvorbereitung genügt die Zahl der Krankheitstage, und die sieht die Kanzlei in den Monatssummen. Wenn Ihre Kanzlei Atteste in ihrer eigenen Personalakte führen möchte, ist das ein Weg außerhalb von Zeitflex, den Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klären sollten.

Ich habe die Kanzlei gewechselt. Reicht es, die neue einzuladen?

Nein. Widerrufen Sie zuerst das Mandat der alten Kanzlei, dann laden Sie die neue ein. Zwei aktive Mandate nebeneinander sind technisch möglich — etwa bei einer Übergabe — aber beide Kanzleien sehen dann dieselben Daten. Der Widerruf wirkt sofort, ohne Kündigungsfrist.

Die Kanzlei sagt, sie sieht keine DATEV-Datei, nur CSV und PDF. Woran liegt das?

An Ihrem Plan oder an den Einstellungen. Die DATEV-Datei gibt es nur, wenn Ihr Plan den DATEV-Export enthält und die DATEV-Einstellungen unter Einstellungen hinterlegt sind. Der Plan der Kanzlei spielt keine Rolle. Wie Sie das einrichten, steht unter DATEV-Export einrichten.

Kann meine Schichtleitung die Kanzlei einladen, wenn ich im Urlaub bin?

Nein. Einladen, Rechte ändern, widerrufen und reaktivieren sind dem Inhaber vorbehalten. Die Führung sieht die Mandate und die offenen Vorgänge, kann sie aber nicht bearbeiten. Bei einer Anfrage der Kanzlei wartet der Vorgang, bis Sie zurück sind — er läuft nicht von selbst durch. Nur eines: Auch eine Anfrage der Kanzlei verfällt nach 14 Tagen; dann stellt die Kanzlei sie einfach neu.

Kommen Sie nicht weiter?

Welche Datei die Kanzlei genau braucht, klärt DATEV-Export einrichten; wie der Monat vorher sauber abgeschlossen wird, Monatsabschluss in 10 Minuten. Wenn eine Einladung nicht ankommt, schreiben Sie dem Support.