Arbeitsvertrag, Nachweise, Fotos: Dokumente in Zeitflex

Sechs Ordner, keine freie Ablage

Der Menüpunkt Dokumente hat sechs feste Ordner. Neue Ordner lassen sich nicht anlegen — mit Absicht. An jedem Ordner hängt eine eigene Löschfrist und eine eigene Sichtbarkeit. In einer frei gewachsenen Ordnerstruktur läge nach einem halben Jahr ein Arbeitsvertrag unter „Diverses", und niemand könnte mehr sagen, wann er gelöscht werden darf.

Verträge, Unterweisungen und Bewerbungsunterlagen bilden zusammen mit dem Stundennachweis die Personalakte einer Person — dieselben Dateien, nur nach Kopf sortiert statt nach Ordner.

Der Menüpunkt erscheint, wenn das Modul Dokumente eingeschaltet ist; die Fotodokumentation ist ein eigenes Modul und ein eigener Reiter auf derselben Seite. Beide gibt es in jedem Tarif.

Datei hochladen

1. Öffnen Sie links Dokumente, Reiter Ablage.
2. Ziehen Sie die Datei auf die Fläche oder klicken Sie Dateien auswählen. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich.
3. Unter Ablegen in wählen Sie den Zielordner. Direkt darunter steht die Aufbewahrungsfrist, die für diesen Ordner gilt.

Erlaubt sind JPG, PNG und PDF bis 10 MB. Zeitflex prüft dabei nicht die Dateiendung, sondern den Inhalt der Datei: Eine umbenannte Datei mit fremdem Inhalt wird abgelehnt, ebenso eine Datei, deren Inhalt nicht zum angegebenen Typ passt. Die Meldung lautet dann „Nur JPG-, PNG- oder PDF-Dateien sind erlaubt" oder „Dateiinhalt und angegebener Dateityp passen nicht zusammen".

Der Ordner AU-Bescheinigungen fehlt in dieser Auswahl bewusst. Atteste werden über die Krankmeldung unter Abwesenheiten hochgeladen, weil dort die zusätzlichen Schutzregeln für Gesundheitsdaten greifen — siehe Krankmeldung erfassen.

Mitarbeitende laden nur für sich selbst hoch. Inhaber und Führung können ein Dokument einer anderen Person zuordnen, etwa den Arbeitsvertrag beim Eintritt.

Wer sieht was?

Die Sichtbarkeit entscheidet der Server für jede einzelne Zeile, auch in Listen und in der Suche. Was jemand nicht sehen darf, erscheint nicht — auch nicht als Dateiname, und die Zahl neben dem Ordner zählt nur, was die Person selbst sehen darf.

„Nur Konten, die Lohndaten sehen dürfen" ist eine Eigenschaft des Kontos, keine Rolle: Vertrag und Bewerbungsunterlagen hängen an derselben Befugnis wie Stundenlohn und Lohnexport. Die AU-Bescheinigung eines Kontos mit erweitertem Zugang sieht außerdem nur der Inhaber — auch eine andere Schichtleitung nicht.

Jeder Abruf einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird protokolliert. Was über Sie vorliegt und wer es angesehen hat, steht unter Einstellungen → Daten & Löschung im Abschnitt Zugriffe auf meine Dokumente, in der App unter Meine Daten.

Eine Möglichkeit, die Sichtbarkeit eines einzelnen Dokuments von Hand zu setzen, gibt es nicht — die Tabelle oben gilt fest. Inhaber und Führung können ein Dokument aber in einen anderen Ordner verschieben, und damit gilt dann die Zeile des neuen Ordners. Zeitflex lässt das nur zu, solange dadurch niemand mitliest, der vorher nicht mitlesen durfte: Ein Arbeitsvertrag lässt sich deshalb nicht in die Fotodoku schieben, die das ganze Team sieht.

Fotodokumentation: der Nachweis zum Auftrag

Fotos hängen am Projekt oder an der Schicht, nicht an der Person, die sie aufgenommen hat. Die Galerie filtert nach Projekt, nicht nach Kopf. Eine Auswertung „wer hat wie viele Fotos gemacht" gibt es in Zeitflex nicht — sie wäre eine Verhaltenskontrolle und in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Dieser Hinweis steht sichtbar über der Galerie.

Am Handy nehmen Sie das Foto unter Mehr → Foto zur Arbeit direkt mit der Kamera auf, wählen das Projekt und tragen bei Bedarf eine kurze Beschreibung ein. Der Standort wird nur mitgeschickt, wenn drei Dinge zusammenkommen: Der Betrieb hat die Standorterfassung eingeschaltet, Sie wählen es für dieses Foto ausdrücklich, und das Gerät erlaubt den Zugriff. Fehlt eines davon, geht das Foto trotzdem hoch — ohne Koordinate. Ein gespeicherter Standort ist eine Momentaufnahme, keine Spur.

Wie Zeiten Projekten zugeordnet werden, steht unter Zeiten Projekten oder Baustellen zuordnen.

Umbenennen, verschieben, entfernen

Ein Klick auf ein Dokument öffnet die Vorschau. Bilder werden angezeigt, PDF-Dateien aus Sicherheitsgründen nicht im Browser dargestellt, sondern heruntergeladen. Darunter stehen Person, Hochladende, Datum und Aufbewahrung bis.

• Umbenennen darf, wer die Datei hochgeladen hat, außerdem Inhaber und Führung. Der Name ist reine Anzeige.
• Verschieben in einen anderen Ordner, ein Projekt zuordnen oder eine Beschreibung ergänzen dürfen nur Inhaber und Führung. Ein Attest lässt sich in keine Richtung verschieben: Es würde seinen Schutz verlieren, und ein beliebiges Dokument dürfte nicht plötzlich als Gesundheitsdatum gelten. Wechselt der Ordner, wird die Frist neu gerechnet — aber nie verkürzt.
• Entfernen darf die betroffene Person, wer hochgeladen hat, sowie Inhaber und Führung.

Wann wird gelöscht?

Jedes Dokument bekommt sein Löschdatum aus dem Ordner. Bei Fotodoku und Sonstigem zählt der Tag des Hochladens, nicht das Datum auf dem Papier oder der Aufnahmetag des Fotos; beim Attest wird das Datum nachträglich auf das Ende der Abwesenheit gesetzt, und bei den drei Ordnern der Personalakte auf den Austritt der Person. Der tägliche Löschlauf entfernt die Datei, sobald das Datum erreicht ist. Wer ein Dokument länger braucht, lädt es vorher herunter.

Bei den drei Ordnern der Personalakte — Verträge, Unterweisungen, Bewerbungsunterlagen — läuft solange die Person beschäftigt ist gar keine Frist. Erst der Austritt setzt die Uhr in Gang.

Für Attest, Fotodoku und Sonstiges sind diese Fristen fest — dafür gibt es keine Einstellung, und das gilt ausdrücklich auch für das Attest. Für Verträge, Unterweisungen und Bewerbungsunterlagen entscheidet dagegen Ihr Betrieb: Der Inhaber setzt die Monatszahl unter Einstellungen im Reiter Aufbewahrung; die Werte oben sind die Vorgabe. Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen. Läuft eine Frist in den nächsten 60 Tagen ab, erscheint oben auf der Seite eine Warnkarte mit der Zahl der betroffenen Dateien; aufgezählt werden höchstens fünf. Jede Person sieht dort nur, was sie auch in der Ablage sehen darf. Die vollständige Fristentabelle steht unter Aufbewahrungsfristen.

Kommen Sie nicht weiter?

Der Support hilft bei Fragen zur Ablage; das Attest ist unter Krankmeldung erfassen beschrieben, alle Löschfristen unter Aufbewahrungsfristen.