Zollprüfung: was Sie der Finanzkontrolle Schwarzarbeit vorlegen

Was der Prüfer sehen will

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) gehört zum Zoll. Ihre Kernfrage lautet: Wann hat wer wie lange gearbeitet? Gemeint ist je Person und Kalendertag der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit.

Löhne braucht der Prüfer aus diesem Dokument nicht — der Arbeitszeitnachweis enthält in Zeitflex bewusst keine Entgeltangaben. Verlangt die FKS zusätzlich Lohnunterlagen, kommen die aus der Lohnabrechnung Ihrer Steuerkanzlei. Zeitflex bereitet die Lohnabrechnung vor, es erstellt sie nicht.

Das eine Dokument: die Prüfungsmappe (Zoll)

Zeitflex fasst alles, was die Prüfung verlangt, in einer PDF-Datei je Monat zusammen — in der App heißt sie Prüfungsmappe (Zoll):

Auf jedem Blatt steht der Stand des Monatsabschlusses: „Monat abgeschlossen und gesperrt am …" — oder der Hinweis, dass sich die Angaben noch ändern können. Genau das will ein Prüfer wissen.

So ziehen Sie die Mappe

1. Öffnen Sie links Monatsabschluss und wählen Sie den Monat.
2. Der Monat muss gesperrt sein. Ist er noch offen, steht bei der Mappe „Erst nach dem Abschluss verfügbar" — wie das Sperren geht, steht unter Monatsabschluss in 10 Minuten.
3. Im Schritt Export finden Sie die Karte Prüfungsmappe (Zoll) → **Ganze Mappe herunterladen**. Daneben lässt sich das Blatt jeder Person einzeln laden, falls der Prüfer nur nach bestimmten Beschäftigten fragt.
4. Drucken Sie die Datei aus oder übergeben Sie sie digital.

Die Mappe ist kein Lohnexport: Sie setzt den Monat nicht auf „exportiert" und steht nicht im Exportprotokoll. Wer sie wann gezogen hat, wird trotzdem protokolliert — sie enthält personenbezogene Zeitdaten. Eine Steuerkanzlei mit dem Recht Lohn-Exporte herunterladen kann sie über ihr Portal ebenfalls laden — sofern Ihr Tarif die Mappe enthält.

Ohne Pro-Tarif

Sie haben trotzdem alles, was das Gesetz verlangt — nur nicht als ein Dokument:

• Stundenzettel (jeder Plan): Stundenzettel öffnen und den Monat wählen. Die Tabelle zeigt je Person und Tag Beginn, Ende, Pause und Dauer; der Verlauf eines Eintrags zeigt jede Korrektur mit Grund.
• PDF-Lohnübersicht (ab Starter): im Monatsabschluss unter Export — Monatssummen je Person, allerdings mit Entgeltangaben, die der Prüfer für die Arbeitszeit nicht braucht.

Warum Korrekturen mitkommen

Eine Aufzeichnung ohne jede Korrektur über Monate ist für einen Prüfer verdächtiger als eine mit nachvollziehbaren Änderungen. Zeitflex überschreibt Zeiten nie. Jede Korrektur legt eine neue Fassung an, die alte bleibt gespeichert. Der Grund ist Pflicht — mindestens 5, höchstens 500 Zeichen; ohne Grund lehnt Zeitflex die Änderung ab.

Wie Sie sauber nachtragen, steht unter Vergessene Stempelung korrigieren.

Ausgeschiedene und anonymisierte Personen

Die Personenliste der Mappe kommt nicht aus Ihrer heutigen Mitarbeiterliste, sondern aus dem eingefrorenen Stand des Monatsabschlusses. Wer im geprüften Monat gearbeitet hat, steht darin — auch wenn die Person längst ausgeschieden ist.

Drei Monate nach dem Austritt anonymisiert Zeitflex den Personensatz: Name, E-Mail, Personalnummer und Zugangsdaten werden durch ein Pseudonym ersetzt („Ehemalige Person" plus festes Kürzel). Die Zeiten bleiben vollständig; die Mappe zeigt die Person unter ihrem Pseudonym mit allen Tageszeilen und Korrekturen. Art. 17 DSGVO verlangt das Löschen des Personenbezugs, § 17 MiLoG die Aufzeichnung — beides zusammen geht nur so. Mehr unter Ein Mitarbeiter geht.

Wie weit zurück?

Die Frist beträgt 24 Monate ab dem Tag der jeweiligen Aufzeichnung, also datensatzweise. Ein Prüfer im September 2026 darf Aufzeichnungen ab September 2024 verlangen. Zeitflex löscht Arbeitszeiten nicht automatisch nach 24 Monaten — die Frist ist ein Mindestwert, die Daten bleiben, solange Ihr Betrieb besteht (Aufbewahrungsfristen).

Wenn Zeitflex gerade nicht erreichbar ist

Eine Störung bei uns entbindet Ihren Betrieb nicht von der Aufzeichnung, und der Zoll akzeptiert keine Störungsmeldung als Nachweis. Erfassen Sie den Tag auf Papier (Name, Datum, Beginn, Ende, Pausen — ein Blatt je Person), fotografieren Sie die Zettel ab und sehen Sie auf der Statusseite nach. Sobald es wieder läuft: Stundenzettel öffnen, Tag anklicken, Zeit nachtragen — jeder Nachtrag wird als Korrektur protokolliert.

Kommen Sie nicht weiter?

Fehlt die Mappe trotz gesperrtem Monat oder verlangt ein Prüfer etwas, das Sie hier nicht finden, schreiben Sie dem Support — die Grundlagen stehen unter Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungsfristen.