Ein Mitarbeiter geht: deaktivieren, Austrittsdatum, was bleibt

Warum es kein „Löschen" gibt

Wer den Betrieb verlässt, wird in Zeitflex deaktiviert, nicht gelöscht. § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG verlangen, Arbeitszeitaufzeichnungen zwei Jahre aufzubewahren, Lohnunterlagen sogar sechs (§ 41 Abs. 1 EStG). Ein Löschen des Personensatzes würde alle Zeiteinträge mitnehmen. Deshalb: Zugangsdaten enden sofort, Zeiten bleiben, der Name verschwindet nach einer Frist.

Vorher: die Datenauskunft

Solange der Name im System steht, kann die Person ihre Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO selbst ziehen: Einstellungen → Daten & Löschung → Datenauskunft herunterladen (dreimal pro Stunde). Hat sie keinen Zugang mehr, erstellen Sie die Auskunft unter Mitarbeiter über Auskunft — hat die Person die App-Benachrichtigungen eingeschaltet, erhält sie darüber eine Meldung. Was enthalten ist, steht unter Was Zeitflex über mich speichert.

Ausscheiden eintragen

1. Öffnen Sie links Mitarbeiter.
2. Klicken Sie in der Zeile der Person auf Ausscheiden.
3. Tragen Sie den letzten Tag der Beschäftigung ein (Format JJJJ-MM-TT).
4. Lesen Sie die Rückfrage und bestätigen Sie.

Das Konto des Inhabers lässt sich nicht deaktivieren — ohne Inhaber gäbe es niemanden, der den Betrieb verwaltet. Einen Inhaberwechsel gibt es nicht als Knopf; wenden Sie sich dafür an den Support.

„Gekündigt zum“: ein Datum in der Zukunft

Der Normalfall ist, dass Sie es vorher wissen: Anfang Juli steht fest, dass jemand zum

1. Juli geht. Tragen Sie dieses Datum ein — die Person **arbeitet und stempelt bis dahin

ganz normal weiter**. Am Tag danach beendet der nächtliche Lauf den Zugang von selbst. In der Liste steht sie bis dahin mit dem Vermerk „gekündigt zum …“.

Liegt das Datum heute oder früher, wirkt das Ausscheiden sofort: Der Zugang endet, offene Handy-Sitzungen werden widerrufen.

Ausgeschiedene erscheinen danach unter Mitarbeiter in der Ansicht Archiv — mit Austrittsdatum und dem Termin, an dem der Name zum Pseudonym wird.

Was sofort passiert

Was es kostet — und ab wann nicht mehr

In Starter und Pro rechnet Zeitflex je aktivem Mitarbeiter ab. Einmal am Tag vergleicht Zeitflex die abgerechnete Menge mit den tatsächlich aktiven Personen — wirksam ab der nächsten Rechnungsperiode, ohne anteilige Zwischenrechnung in beide Richtungen:

• Wer während der Periode ausscheidet, wird bis zu deren Ende mitgezählt; eine Gutschrift für Resttage gibt es nicht. Eine Neueinstellung kostet bis zum Periodenende nichts extra.
• Mindestens ein Platz wird immer abgerechnet — auch wenn zwischen zwei Saisons niemand aktiv ist.
• Offene Einladungen zählen für die Platzgrenze des Tarifs mit, für die Rechnung erst, wenn die Person aktiv ist.

Tarife im Überblick: Pläne und Preise.

Resturlaub

Zeitflex rechnet nach §§ 4 und 5 BUrlG. Der Unterschied entscheidet oft über mehrere Tage:

• Voller Jahresanspruch, sobald die Wartezeit von sechs Monaten erfüllt ist (§ 4 BUrlG) — auch bei unterjährigem Eintritt, und auch dann, wenn die Person in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet.
• Anteilig (ein Zwölftel je vollem Monat) nur in den drei Fällen des § 5 Abs. 1 BUrlG: wenn die Wartezeit im Kalenderjahr nicht mehr erfüllt wird, wenn jemand vor erfüllter Wartezeit ausscheidet, oder wenn jemand nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte ausscheidet.
• Bruchteile ab einem halben Tag werden auf volle Tage aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG).

Als voller Monat zählt nur, wer spätestens am 1. eingetreten und frühestens am Letzten ausgeschieden ist. Genehmigte Urlaubstage werden abgezogen.

Die Zahl sieht die Person selbst in der Handy-App im Reiter Zeiten. Inhaber und Führung finden sie im Browser in der Karte Urlaubskonten unter Abwesenheiten — je Person Anspruch, genommene Tage, Rest und Verfallsdatum.

Was Zeitflex nicht tut: keine Urlaubsabgeltung in Euro, keine Kürzung wegen Elternzeit (§ 17 BEEG), keinen Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen (§ 208 SGB IX), keine tariflichen Sonderregeln und keine Übertragung ins Folgejahr (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Die Zahl ist eine Rechenhilfe, nicht die Grundlage einer Auszahlung.

Nach drei Monaten: die Anonymisierung

Drei Monate nach dem Austrittsdatum ersetzt der tägliche Löschlauf die identifizierenden Daten durch ein Pseudonym: „Ehemalige Person" plus festes Kürzel. Drei Monate, weil Lohnnachläufer — Urlaubsabgeltung, Korrekturabrechnung, letzte Entgeltabrechnung — erfahrungsgemäß bis zu einem Quartal nach dem Austritt anfallen.

Die rechte Spalte bleibt, weil ohne Stundenlohn und Wochensoll die aufbewahrungspflichtige Lohnzeile nicht mehr nachvollziehbar wäre („20 Stunden zu welchem Satz?").

Verlangt eine Person die Löschung vor Ablauf der drei Monate (Art. 17 DSGVO), stoßen Sie sie von Hand an: Ansicht Archiv → Anonymisieren → Anlass eintragen (5 bis 300 Zeichen). Das geht nur bei ausgeschiedenen Personen, nie beim Inhaber und nie beim eigenen Konto.

Die Personalakte überlebt die Pseudonymisierung

Bis September 2026 löschte der nächtliche Lauf drei Monate nach dem Austritt alle Dateien der Person — auch den Arbeitsvertrag, für den zehn Jahre gelten. Das war ein Fehler, und er ist behoben:

Die verbleibenden Dokumente hängen danach am Pseudonym, nicht mehr am Namen. Die Fristen beginnen mit dem Austrittsdatum, nicht mit dem Tag des Hochladens — deshalb ist das richtige Austrittsdatum wichtiger, als es aussieht.

Was bleibt und wie lange

Zeitflex löscht Arbeitszeiten und Lohnunterlagen nach diesen Fristen nicht automatisch — sie sind Mindestwerte (Aufbewahrungsfristen). In der Prüfungsmappe eines alten Monats steht die Person weiterhin, nach der Anonymisierung unter ihrem Pseudonym (Zollprüfung).

Kommt die Person zurück?

Saisonkräfte kommen wieder — solange das Konto noch nicht anonymisiert ist, holen Sie die Person mit einem Klick zurück:

1. Stellen Sie die Ansicht oben auf Archiv.
2. Klicken Sie bei der Person auf Wieder aktiv.

Sie kann sofort wieder stempeln, das Austrittsdatum wird entfernt, und alle bisherigen Zeiten gehören weiterhin zu ihr. Der Platz zählt ab sofort wieder als aktiver Sitz — reicht Ihr Tarif dafür nicht, sagt Zeitflex das, bevor etwas geändert wird.

Kommen Sie nicht weiter?

Bei Fragen zu einem konkreten Austritt schreiben Sie dem Support — die Fristen stehen unter Aufbewahrungsfristen, die Kosten unter Pläne und Preise.