Ein Mitarbeiter geht: deaktivieren, Austrittsdatum, was bleibt

Warum es kein „Löschen" gibt

Wer den Betrieb verlässt, wird in Zeitflex deaktiviert, nicht gelöscht. § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG verlangen, Arbeitszeitaufzeichnungen zwei Jahre aufzubewahren, Lohnunterlagen sogar sechs (§ 41 Abs. 1 EStG). Ein Löschen des Personensatzes würde alle Zeiteinträge mitnehmen. Deshalb: Zugangsdaten enden sofort, Zeiten bleiben, der Name verschwindet nach einer Frist.

Vorher: die Datenauskunft

Solange der Name im System steht, kann die Person ihre Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO selbst ziehen: Einstellungen → Datenexport → Datenauskunft herunterladen (dreimal pro Stunde). Hat sie keinen Zugang mehr, erstellen Sie die Auskunft unter Mitarbeiter über Auskunft — hat die Person die App-Benachrichtigungen eingeschaltet, erhält sie darüber eine Meldung. Was enthalten ist, steht unter Was Zeitflex über mich speichert.

Ausscheiden eintragen

1. Öffnen Sie links Mitarbeiter.
2. Klicken Sie in der Zeile der Person auf Ausscheiden.
3. Lesen Sie die Rückfrage und bestätigen Sie.

Das Konto des Inhabers lässt sich nicht deaktivieren — ohne Inhaber gäbe es niemanden, der den Betrieb verwaltet. Einen Inhaberwechsel gibt es nicht als Knopf; wenden Sie sich dafür an den Support.

Die Person erscheint danach nur noch mit dem Filter Alle (mit Ausgeschiedenen) in der Liste, gekennzeichnet als „ausgeschieden".

Was sofort passiert

Was es kostet — und ab wann nicht mehr

In Starter und Pro rechnet Zeitflex je aktivem Mitarbeiter ab. Einmal am Tag vergleicht Zeitflex die abgerechnete Menge mit den tatsächlich aktiven Personen — wirksam ab der nächsten Rechnungsperiode, ohne anteilige Zwischenrechnung in beide Richtungen:

• Wer während der Periode ausscheidet, wird bis zu deren Ende mitgezählt; eine Gutschrift für Resttage gibt es nicht. Eine Neueinstellung kostet bis zum Periodenende nichts extra.
• Mindestens ein Platz wird immer abgerechnet — auch wenn zwischen zwei Saisons niemand aktiv ist.
• Offene Einladungen zählen für die Platzgrenze des Tarifs mit, für die Rechnung erst, wenn die Person aktiv ist.

Tarife im Überblick: Pläne und Preise.

Resturlaub

Zeitflex berechnet den Urlaubsanspruch nach dem Zwölftelungsprinzip (§ 5 BUrlG, vereinfacht): Es zählen nur volle Beschäftigungsmonate im Kalenderjahr — Eintritt spätestens am 1., Austritt frühestens am Letzten des Monats. Anteilige Tage = Jahresurlaub × volle Monate ÷ 12, auf halbe Tage gerundet; genehmigte Urlaubstage werden abgezogen.

Die Zahl sieht die Person selbst in der Handy-App im Reiter Zeiten. Eine Resturlaubsanzeige je Person für die Führung gibt es in der Web-App nicht — rechnen Sie den Stand dort aus Jahresurlaub, vollen Monaten und den genehmigten Tagen unter Abwesenheiten nach.

Was Zeitflex nicht tut: keine Urlaubsabgeltung in Euro, keine Unterscheidung nach erster und zweiter Jahreshälfte, keine tariflichen Sonderregeln. Die Zahl ist eine Rechenhilfe, nicht die Grundlage einer Auszahlung.

Nach drei Monaten: die Anonymisierung

Drei Monate nach dem Austrittsdatum ersetzt der tägliche Löschlauf die identifizierenden Daten durch ein Pseudonym: „Ehemalige Person" plus festes Kürzel. Drei Monate, weil Lohnnachläufer — Urlaubsabgeltung, Korrekturabrechnung, letzte Entgeltabrechnung — erfahrungsgemäß bis zu einem Quartal nach dem Austritt anfallen.

Die rechte Spalte bleibt, weil ohne Stundenlohn und Wochensoll die aufbewahrungspflichtige Lohnzeile nicht mehr nachvollziehbar wäre („20 Stunden zu welchem Satz?").

Verlangt eine Person die Löschung vor Ablauf der drei Monate (Art. 17 DSGVO), stoßen Sie sie von Hand an: Filter Alle (mit Ausgeschiedenen) → Anonymisieren → Anlass eintragen (5 bis 300 Zeichen). Das geht nur bei ausgeschiedenen Personen, nie beim Inhaber und nie beim eigenen Konto.

Was bleibt und wie lange

Zeitflex löscht Arbeitszeiten und Lohnunterlagen nach diesen Fristen nicht automatisch — sie sind Mindestwerte (Aufbewahrungsfristen). In der Prüfungsmappe eines alten Monats steht die Person weiterhin, nach der Anonymisierung unter ihrem Pseudonym (Zollprüfung).

Kommt die Person zurück?

Saisonkräfte kommen wieder — einen Knopf dafür gibt es in Zeitflex derzeit nicht: Ein ausgeschiedenes Konto lässt sich über die Oberfläche nicht wieder aktiv setzen. Nach der Anonymisierung legen Sie die Person neu an oder laden sie neu ein (Mitarbeiter einladen); die alte Adresse ist wieder frei, die alten Zeiten bleiben getrennt unter dem Pseudonym. Vorher ist die Adresse noch belegt und ein Neuanlegen scheitert — legen Sie die Person ohne Adresse an (Terminal-PIN) oder wenden Sie sich an den Support.

Kommen Sie nicht weiter?

Bei Fragen zu einem konkreten Austritt schreiben Sie dem Support — die Fristen stehen unter Aufbewahrungsfristen, die Kosten unter Pläne und Preise.