Zahlung und Rechnungen

Wo Sie alles finden

Einstellungen → Abo & Abrechnung. Diesen Bereich sieht ausschließlich der Inhaber. Manager haben keinen Zugriff auf Rechnungen und Zahlungsdaten, und der Zugang der Steuerkanzlei erst recht nicht — die Kanzlei bekommt Lohndaten, nicht die Zahlungsmethode des Betriebs.

Direkt in der App sehen Sie:

• den aktuellen Plan, die Laufzeit, die Zahl der abgerechneten Sitze und die Zahlweise
• die nächste Abbuchung mit Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto
• die hinterlegte Zahlungsmethode — nur Art, die letzten vier Stellen und bei Karten das Ablaufdatum
• die Rechnungen mit Nummer, Datum, Zeitraum, Betrag, Status und PDF
• den Knopf Zum Laufzeitende kündigen beziehungsweise Kündigung zurücknehmen

Für alles, was Stripe besser kann, gibt es den Knopf Kundenportal öffnen: Rechnungsanschrift ändern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eintragen, Zahlungsmethode wechseln. Nach dem Speichern bringt Stripe Sie zurück in den Reiter „Abo & Abrechnung".

Zahlungsmittel

Die Zahlung läuft vollständig über Stripe. Welche Zahlungsarten Sie wählen können, zeigt die Bezahlseite von Stripe beim Abschluss; Zeitflex legt das nicht in der App fest. Zeitflex speichert keine Kartennummer und keine Kontonummer — angezeigt wird nur, was Stripe selbst als anzeigbar vorsieht: die Art der Zahlungsmethode, die letzten vier Stellen und bei Karten das Ablaufdatum. Ist die Karte abgelaufen, steht das als Hinweis im Reiter, bevor die nächste Abbuchung fehlschlägt.

Rechnung auf offenes Zahlungsziel gibt es im Self-Service nicht. Ab 101 aktiven Mitarbeitenden gilt Enterprise mit individuellen Konditionen — Kontakt über info@zeitflex.de oder den Support.

Die E-Mail vor der ersten Abbuchung

Wer bei der Registrierung Starter oder Pro gewählt hat, hinterlegt seine Zahlungsdaten vor dem 14-Tage-Test. Nach dem Test bucht Stripe automatisch zum gewählten Preis ab. Damit das niemanden überrascht, schickt Zeitflex drei Tage vor dem Ende der Testphase eine E-Mail an den Inhaber. Sie nennt:

• das Datum, an dem die Testphase endet und die erste Abbuchung erfolgt
• den gewählten Tarif
• den Nettobetrag, gerechnet aus Preis × Zahl der Mitarbeitenden × Zahlweise, „zzgl. USt."

Der Betrag stammt aus dem Abo bei Stripe — also aus derselben Quelle wie die spätere Rechnung. Kennt Zeitflex Preis oder Menge nicht, nennt die Mail keine Zahl und verweist auf den Reiter „Abo & Abrechnung". Ist das Enddatum unbekannt, geht die Mail gar nicht raus: Eine Frist, die wir nicht kennen, wird nicht behauptet.

Sie müssen nach dieser Mail nichts tun. Wenn Sie nicht weitermachen möchten, kündigen Sie bis zum genannten Datum mit einem Klick — dann wird nichts abgebucht, und Ihr Betrieb läuft im kostenlosen Plan weiter. Ihre erfassten Zeiten bleiben in jedem Fall erhalten.

Wer bei der Registrierung Kostenlos gewählt hat, bekommt keine solche Mail, weil nichts abgebucht wird.

Was auf der Rechnung steht

Abgerechnet wird je aktivem Mitarbeitenden — keine Grundgebühr. Die Zahl der Sitze wird täglich mit der Zahl Ihrer aktiven Mitarbeitenden abgeglichen und ohne Zwischenrechnung angepasst:

• Wachstum in der laufenden Laufzeit kostet bis zur nächsten Rechnung nichts extra.
• Schrumpfung wird erst mit der nächsten Rechnung billiger.
• Sind alle Mitarbeitenden deaktiviert — Saisonpause im Bau, Betriebsferien in der Gastro — wird die Mindestmenge von einem Sitz abgerechnet.
• Über 100 aktive Mitarbeitende werden weiterhin als 100 Sitze abgerechnet; der Betrieb gehört dann auf einen Enterprise-Vertrag. Gesperrt wird dabei nichts.

Bei Jahreszahlung ist der Jahrespreis das Zehnfache des Monatspreises — zwei Monate sind geschenkt.

Umsatzsteuer und Rechnungsadresse

Stripe berechnet die Umsatzsteuer automatisch nach der Rechnungsadresse. Deshalb ist die Adresse im Bezahlvorgang Pflicht: Ohne Leistungsort lässt sich keine Steuer berechnen, und ohne Empfängeranschrift ist die Rechnung nach § 14 UStG unvollständig. Im selben Schritt fragt Stripe die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ab.

Ein Betrieb mit gültiger USt-IdNr. im EU-Ausland bekommt eine Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren, also ohne ausgewiesene Steuer. In der Rechnungsliste der App fehlt die Steuerzeile dann einfach — dort steht keine „0,00 €", weil das eine Aussage über die Steuerschuld wäre, die Zeitflex nicht trifft.

Rechnungen

Rechnungen und Belege stellt Stripe aus; Zeitflex selbst verschickt keine Rechnungen. In der App sehen Sie standardmäßig die letzten zwölf Rechnungen, über Ältere Rechnungen anzeigen bis zu 36. Jede Zeile trägt Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Betrag, Status und einen Link zum PDF.

Der Status ist einer von fünf: Bezahlt, Offen (Einzug steht noch bevor), Zahlung fehlgeschlagen (ein Versuch ist gescheitert), Entwurf und Storniert.

Die Links zu Ansicht und PDF gelten nur kurze Zeit und werden bei jedem Aufruf frisch von Stripe geholt — Zeitflex speichert sie nicht. Laden Sie das PDF herunter, wenn Sie es aufbewahren wollen: Rechnungen sind nach § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren. Nach einer Kündigung bleiben die Rechnungen im Reiter weiterhin einsehbar.

Wenn eine Zahlung fehlschlägt

Der Ablauf ist gestaffelt und ohne Überraschungen:

1. Sofort eine E-Mail von Zeitflex an den Inhaber: „Die Abbuchung hat nicht geklappt." Sie nennt den offenen Betrag, sofern Stripe ihn mitliefert, und führt mit einem Klick zur Zahlungsmethode. Der häufigste Grund ist eine abgelaufene oder gesperrte Karte.
2. Wiederholungsversuche durch Stripe über die nächsten Tage. An Ihrem Zugang ändert sich in dieser Zeit nichts — Zeitflex stuft nie selbst herab. Im Reiter „Abo & Abrechnung" steht „Bitte prüfen" und der Knopf Zahlungsmethode prüfen und ändern.
3. Bleibt die Zahlung dauerhaft aus, beendet Stripe das Abo. Erst diese Rückmeldung setzt den Betrieb auf den kostenlosen Plan zurück.

Rückbuchungen

Wenn Sie eine Abbuchung zurückgeben, informieren wir Sie sofort per E-Mail — nicht erst über die Monatsauswertung. Grund: Rückbuchungen haben eine Frist. Wer den Fall zu spät sieht, kann ihn nicht mehr klären.

Was dabei passiert:

• Ihr Zugang bleibt bestehen. Zeiterfassung ist eine gesetzliche Pflicht — wir sperren dafür nichts.
• Empfehlungsprämien aus dieser Zahlung werden storniert, solange der Fall offen ist.
• Nach der Entscheidung kommt eine zweite Mail — so oder so. Wurde die Rückbuchung zu unseren Gunsten entschieden, laufen Zugang und Abo unverändert weiter; die stornierte Prämie wird von Hand geprüft und nicht automatisch wiederhergestellt. Bleibt der Betrag zurückgebucht, prüfen Sie bitte Ihre Zahlungsmethode, damit die nächste Abbuchung durchgeht.

Die häufigste Ursache einer Rückbuchung ist übrigens keine Absicht, sondern eine Buchhaltung, die den Namen auf dem Kontoauszug nicht zuordnen konnte. Ein Anruf klärt das schneller als eine Rückgabe.

Guthaben aus Empfehlungen

Guthaben aus dem Empfehlungsprogramm liegt als Guthaben auf Ihrem Kundenkonto bei Stripe und wird automatisch mit der nächsten Rechnung verrechnet — Sie müssen nichts einlösen. Im Reiter steht es als eigener Kasten, und unter „Nächste Abbuchung" sehen Sie „Davon … Guthaben verrechnet". Eine Barauszahlung gibt es nicht.

Kündigen

Kündigen Sie unter Abo & Abrechnung mit Zum Laufzeitende kündigen oder im Kundenportal von Stripe. Beides wirkt zum Ende der bereits bezahlten Laufzeit; bis dahin ändert sich nichts. Solange die Laufzeit läuft, nehmen Sie die Kündigung mit einem Klick zurück. Ist sie abgelaufen, hilft nur ein Neuabschluss über die Planauswahl — auch das sagt die App, statt es still zu versuchen. Was danach mit Ihren Daten passiert, steht unter Konto kündigen und Daten mitnehmen.

Häufige Fragen

Ich habe im Kundenportal eine neue Karte hinterlegt — muss ich noch etwas tun?

Nein. Stripe verwendet die neue Karte beim nächsten Wiederholungsversuch von selbst. Sobald der Einzug geklappt hat, wechselt der Status der Rechnung in der App auf „Bezahlt" und der Hinweis „Bitte prüfen" verschwindet.

Warum ist die nächste Abbuchung niedriger als Preis mal Mitarbeitende?

Zwei mögliche Gründe, beide stehen im Reiter: Entweder wurde Guthaben aus dem Empfehlungsprogramm verrechnet („Davon … Guthaben verrechnet"), oder die Sitzzahl aus dem täglichen Abgleich ist kleiner als Ihre Kopfzahl, weil nur aktive Mitarbeitende zählen.

Unsere Buchhaltung braucht die Rechnungen, hat aber keinen Inhaber-Zugang.

Rechnungen sieht nur der Inhaber — und es gibt je Betrieb genau einen. Die Inhaber-Rolle lässt sich über die Mitarbeiterverwaltung weder vergeben noch entziehen; vergeben werden können dort nur Manager, Mitarbeitende und der Kanzlei-Zugang. Ein zweiter Inhaber-Zugang allein für die Buchhaltung ist also kein Weg. Laden Sie die PDFs herunter und geben Sie sie weiter. Der Kanzlei-Zugang aus Steuerkanzlei einladen sieht Lohndaten, keine Rechnungen.

Auf meiner Rechnung steht keine Umsatzsteuer — ist das ein Fehler?

Bei einem Betrieb mit gültiger USt-IdNr. außerhalb Deutschlands, aber in der EU, ist das das Reverse-Charge-Verfahren: Die Steuer schulden Sie in Ihrem Land. Ob und wie viel Umsatzsteuer ausgewiesen wird, entscheidet Stripe anhand Ihrer Rechnungsadresse und Ihrer USt-IdNr. — Zeitflex rechnet daneben nichts nach. Erscheint Ihnen die Rechnung falsch, prüfen Sie zuerst die Rechnungsadresse im Kundenportal und melden Sie sich dann mit der Rechnungsnummer.

Kommen Sie nicht weiter?

Bei Fragen zu einer konkreten Rechnung melden Sie sich über den Support und nennen Sie die Rechnungsnummer aus der Liste. Zum Wechsel zwischen den Plänen siehe Plan wechseln, zu den Preisen Pläne und Preise.