Betriebsrat und Mitbestimmung

Die Regel

Die Rechtsprechung legt das weit aus: Es genügt, dass eine Einrichtung zur Überwachung geeignet ist. Auf die Absicht kommt es nicht an.

Eine elektronische Zeiterfassung ist damit mitbestimmungspflichtig. Immer. Auch wenn niemand jemanden überwachen will.

Was das praktisch heißt

Wenn in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat existiert:

• Die Einführung von Zeitflex braucht seine Zustimmung — vor dem Start, nicht danach.
• Der übliche Weg ist eine Betriebsvereinbarung.
• Ohne Zustimmung eingeführt, kann der Betriebsrat die Nutzung untersagen lassen. Daten, die dabei entstanden sind, unterliegen einem Verwertungsverbot.

Wenn in Ihrem Betrieb kein Betriebsrat besteht, entfällt die Mitbestimmung. Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO gegenüber den Beschäftigten bleibt.

Was in die Betriebsvereinbarung gehört

Eine tragfähige Vereinbarung beantwortet mindestens diese Punkte:

1. Zweck. Erfüllung der Aufzeichnungspflicht und Lohnvorbereitung — nicht Leistungskontrolle.
2. Welche Daten verarbeitet werden (Liste unten).
3. Wer worauf Zugriff hat, aufgeschlüsselt nach Rolle.
4. Wie lange aufbewahrt wird und wann gelöscht wird.
5. Auswertungen: welche zulässig sind und welche ausdrücklich nicht — insbesondere das Verbot individueller Leistungsprofile.
6. Korrekturen: wer sie vornimmt und dass jede begründet wird.
7. GPS: ob es eingeschaltet wird, und wenn ja, mit welcher Genauigkeit und zu welchem Zweck.
8. Module: welche Zusatzmodule (Chat, Fotodokumentation, Projektauswertung) eingeschaltet werden — siehe den nächsten Abschnitt.
9. Rechte der Beschäftigten: Einsicht in die eigenen Daten, Widerspruch, Beschwerdeweg.
10. Laufzeit und Kündigung der Vereinbarung.

Welche Module Sie vorher abstimmen sollten

Zeitflex besteht aus einem Kern (Stempeln, Stundenzettel, Abwesenheiten, Monatsabschluss) und Modulen, die Sie unter Einstellungen → Module einzeln ein- und ausschalten. Fünf davon sind zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet und gehören deshalb ausdrücklich in die Vereinbarung — auch wenn Zeitflex sie bewusst so gebaut hat, dass eine Auswertung je Person schwer oder gar nicht möglich ist.

Team-Chat

Der Chat schaltet sich nie von selbst ein: Er gehört nicht zu den Grundfunktionen, und keine Branchenvorlage belegt ihn vor — nicht einmal als Empfehlung. Er ist außerdem das einzige Modul, dessen Einschalten eine ausdrückliche Bestätigung verlangt. Wer den Schalter umlegt, sieht davor einen Hinweis auf § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und auf die Frage, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist. Erst nach der Bestätigung Verstanden, Chat einschalten ist er aktiv. Ausschalten geht jederzeit ohne Rückfrage.

Was der Chat technisch tut und nicht tut:

• Nachrichten werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Sie sind kein Nachweis.
• Es gibt keine Leseanzeige je Person. Zeitflex speichert nur, bis zu welcher Nachricht jemand gelesen hat — nie, wann — und gibt das an niemanden heraus.
• Eine Gruppe braucht mindestens drei Personen — für ein Gespräch zu zweit ist der Chat nicht gedacht. Nur wenn der Betrieb überhaupt weniger aktive Personen hat, sinkt die Untergrenze auf deren Zahl.
• Die Steuerkanzlei sieht den Chat nie.

Näheres steht in Team-Chat: Zuruf, kein Archiv.

GPS beim Stempeln

GPS wird in keiner Branchenvorlage vorbelegt; die Vorlage darf es nur empfehlen. Die Entscheidung trifft der Betrieb unter Einstellungen → GPS & Datenschutz. Dort steht vor dem Schalter die Rechtsgrundlage (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit des Arbeitsorts, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die Aufforderung, das Team vor der Aktivierung zu informieren.

• Der Standort wird nur im Moment des Ein- und Ausstempelns gespeichert.
• Das gilt nur für die mobile Stempeluhr — nie für das Wand-Terminal.
• Ein laufendes Tracking und ein Bewegungsprofil gibt es nicht.
• GPS-Stempelung ist ein Merkmal des Pro-Plans.

Ausführlich in Standort beim Stempeln (GPS).

Fotodokumentation

Fotos sind Leistungsnachweise zum Auftrag — sie hängen am Projekt oder an der Schicht, nicht an einer Person. Die Galerie unter Dokumente kennt genau zwei Filter: Projekt und Suchtext. Einen Filter nach Beschäftigten gibt es dort nicht, und eine Auswertung „wer hat wie viele Fotos gemacht" ebenso wenig — beides bewusst. Über jeder Fotoansicht steht der Zweckbindungshinweis.

Zwei Punkte, die in die Vereinbarung gehören:

• Ist GPS für den Betrieb eingeschaltet, kann ein Foto den Standort der Aufnahme tragen. Ist GPS aus, verwirft Zeitflex die Koordinate beim Hochladen — das Foto wird trotzdem gespeichert.
• Fotos werden fünf Jahre ab Jahresende aufbewahrt (Mängelverjährung bei Bauwerken, § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB) und danach automatisch gelöscht.

Näheres in Dokumente und Nachweise ablegen.

Projektauswertung und Einzelproduktivität

Das Modul Projekt-/Kostenstellenzeiten bucht Arbeitszeit auf Aufträge. Die Auswertung unter Projekte zeigt Stunden, Lohnkosten und Deckungsbeitrag je Auftrag — das ist eine Auftragsauswertung, keine Personenauswertung. Heikel ist allein der Reiter Produktivität: der Anteil projektgebundener Zeit.

So begrenzt Zeitflex diese Kennzahl:

• Der Teamwert ist immer sichtbar. Hat das Team weniger als drei Personen, kennzeichnet Zeitflex ihn als nicht aussagekräftig — der Durchschnitt von zwei Personen ist keine Anonymisierung.
• Einzelwerte anderer Personen sehen nur Inhaber und Manager. Mitarbeitende sehen ausschließlich die eigene Zeile (Art. 15 DSGVO).
• Über jeder Produktivitätsansicht und bei jedem Export steht der Hinweis, dass personenbezogene Auswertungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sind und ohne Betriebsrat der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) gilt: zuerst der Teamwert.

Wenn Sie mit dem Betriebsrat vereinbaren, dass Einzelwerte nicht genutzt werden, schreiben Sie das in die Vereinbarung — Zeitflex bietet keinen Schalter, der die Einzelwerte für Inhaber und Manager ausblendet. Hintergrund zur Auftragsauswertung: Hat sich der Auftrag gelohnt?

Ankündigungen mit Lesebestätigung

Ankündigungen sind als Grundfunktion eingeschaltet, weil sie einseitig sind: eine Mitteilung, keine Antwortfunktion. Verlangt eine Ankündigung eine Lesebestätigung, speichert Zeitflex, wer wann bestätigt hat — als Nachweis, etwa für eine Sicherheitsunterweisung. Das sehen nur die verfassende Person und die Betriebsleitung, nie Kolleginnen und Kollegen. Ob Sie Lesebestätigungen einsetzen, sollte in der Vereinbarung stehen.

Welche Daten Zeitflex verarbeitet

Diese Liste können Sie direkt in eine Vereinbarung oder in die Unterrichtung nach § 90 BetrVG übernehmen:

Was Zeitflex NICHT verarbeitet: kein laufendes Standort-Tracking, keine Auswertung von Tastatur- oder Mausaktivität, keine Bildschirmüberwachung, keine Kameraüberwachung, keine Anwesenheitserkennung über WLAN oder Bluetooth, keine biometrische Erfassung von Beschäftigten, keine Leseanzeige im Chat, keine Foto-Zählung je Person.

GPS ist der heikelste Punkt

Standortdaten sind besonders sensibel. Die Auslegung von Zeitflex dazu:

• GPS ist standardmäßig aus.
• Wenn eingeschaltet, wird der Standort nur im Moment des Stempelns erfasst — kein laufendes Tracking.
• Ein Bewegungsprofil entsteht nicht.

Trotzdem gehört GPS ausdrücklich in die Betriebsvereinbarung. Eine Dauerortung wäre mitbestimmungspflichtig und datenschutzrechtlich kaum haltbar — deshalb bauen wir sie nicht.

Öffentlicher Dienst

Dort gilt das Personalvertretungsrecht des Bundes oder des jeweiligen Landes mit entsprechenden Regelungen. Der Ablauf ist vergleichbar, die Paragrafen sind andere.

Häufige Fragen

Wir haben Zeitflex schon vor der Betriebsvereinbarung eingeschaltet. Was jetzt?

Sprechen Sie den Betriebsrat sofort an und legen Sie die Datenliste aus diesem Artikel vor. Schalten Sie bis zur Einigung alle Module ab, die nicht zur Aufzeichnungspflicht gehören — Chat, GPS, Fotodokumentation, Projektauswertung. Das geht unter Einstellungen → Module ohne Datenverlust: Was ausgeschaltet ist, verschwindet aus Menü und Auswertungen, die Daten bleiben erhalten und kommen beim Wiedereinschalten zurück. Die reine Zeiterfassung nach § 17 MiLoG können Sie mit dem Betriebsrat meist schneller regeln als die Zusatzmodule.

Der Betriebsrat will, dass niemand Einzelwerte in der Produktivität sieht. Geht das?

Nicht per Schalter. Inhaber und Manager sehen die Einzelzeilen, sobald das Modul Projekt-/Kostenstellenzeiten eingeschaltet ist und der Plan die Projektauswertung enthält. Was Sie tun können: die Nutzung der Einzelwerte in der Vereinbarung ausschließen, oder das Modul ganz abschalten. Zeiten auf Projekte buchen geht auch dann noch — nur die Auswertungsseite verschwindet.

Wir sind ein Betrieb mit acht Leuten und ohne Betriebsrat. Muss ich trotzdem etwas tun?

Die Mitbestimmung entfällt. Was bleibt: Informieren Sie die Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO darüber, welche Daten Zeitflex verarbeitet — die Tabelle oben reicht dafür aus. Für GPS gilt zusätzlich: Team vor dem Einschalten informieren, das steht so auch im Einstellungsreiter.

Kann der Betriebsrat selbst in Zeitflex nachsehen, was gespeichert ist?

Es gibt keine eigene Rolle für den Betriebsrat. Was Sie geben können: die Datenliste aus diesem Artikel, die Aufbewahrungsfristen aus Aufbewahrungsfristen und die Selbstauskunft nach Art. 15 DSGVO, die jede betroffene Person unter Einstellungen → Daten & Löschung selbst abrufen kann — unabhängig von ihrer Rolle. Wer wissen will, was Zeitflex über die eigene Person speichert, findet es in Was Zeitflex über mich speichert.

Kommen Sie nicht weiter?

Eine Mustervereinbarung liefern wir derzeit nicht mit — sie wäre Rechtsberatung, und eine schlechte Vorlage ist schlimmer als keine. Die Datenliste oben deckt aber die Systembeschreibung ab, die Ihr Betriebsrat nach § 90 BetrVG verlangen kann. Bei Fragen zu den Modulen hilft der Support; zum Stempeln selbst Stempeln: Alle Wege, zur Pflicht dahinter Aufzeichnungspflicht.