Arbeitszeit-Prüfung: Hinweis, Warnung, Verstoß — was jede Meldung bedeutet

Zeitflex prüft die erfassten Zeiten gegen das Arbeitszeitgesetz und sortiert jeden Befund in eine von drei Stufen. Dieser Artikel erklärt, was hinter jeder Stufe steht, welche Regel welche Meldung auslöst, wer die Meldungen sieht — und warum eine Meldung nicht einfach weggeklickt werden kann.

Wo die Prüfung steht und wer sie sieht

Auf dem Dashboard steht die Kachel Arbeitszeit-Prüfung: eine Zeile je Person, schwerste zuerst, höchstens vier Personen, Zeitraum die letzten 14 Tage. Ein Klick führt auf die Seite Arbeitszeit-Prüfung. Dort wählen Sie oben den Zeitraum — Letzte 14 Tage, Diese Woche, Letzte Woche oder Dieser Monat — und sehen jede einzelne Meldung mit Person, Tag, Regel, Fundstelle und Schwere.

Sehen dürfen das nur Inhaber und Führung. Die Antwort nennt Namen und Verstöße aller Mitarbeitenden; der Server weist Anfragen anderer Rollen zurück. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten vollständig im Stundenzettel, eine Ansicht der eigenen Meldungen gibt es derzeit nicht.

Die Prüfung gehört zu den Tarifen Starter und Pro und läuft auch in der 14-tägigen Testphase. Im Tarif Kostenlos prüft Zeitflex die Zeiten nicht gegen das Arbeitszeitgesetz — die Zeiten werden aber genauso erfasst und aufbewahrt; sie sind es, die die Aufzeichnungspflicht erfüllen (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG).

Die drei Stufen

Die Kopfzahlen der Seite zählen die drei Stufen getrennt; daneben steht die Zahl der betroffenen Personen. Im Wochenbericht per E-Mail (unten) fehlen die Hinweise ganz.

Was geprüft wird — Regel für Regel

Drei Dinge an dieser Tabelle sind nicht offensichtlich:

• Der Arbeitstag ist der Berliner Kalendertag des Kommens. Eine Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr zählt als ein Tag, nicht als zwei halbe.
• Die Wochengrenze ist eine Warnung, kein Verstoß, weil § 3 ArbZG den Ausgleich auf 8 Stunden im Schnitt über sechs Kalendermonate erlaubt. Zeitflex kennt den Ausgleichszeitraum nicht und behauptet deshalb keinen Verstoß.
• Verpasste Dienste und Kernzeit hängen an der Arbeitszeitorganisation des Betriebs. In einem Betrieb mit Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit entsteht keine Meldung über verpasste Dienste — dort ist der Plan nur Orientierung. Die Kernzeit-Meldung gibt es nur bei Gleitzeit, und zwar mit der Kernzeit des Betriebs. Beides — die Arbeitszeitorganisation und die Kernzeit des Betriebs — legt die Branchenvorlage bei der Registrierung fest; ein Feld, um sie danach zu ändern, gibt es in den Einstellungen derzeit nicht. Die Kernzeit eines einzelnen Arbeitszeitmodells spielt für die Prüfung keine Rolle. Verpasste Dienste meldet Zeitflex außerdem nur, wenn der Betrieb den Dienstplan gebucht hat (Pro oder Testphase).

Die Tagesgrenze liegt im Regelfall bei 10 Stunden. Erlaubt ein Tarifvertrag nach § 7 ArbZG längere Dienste mit Arbeitsbereitschaft, kann sie 12 Stunden betragen. Diesen Wert bringt derzeit nur die Branchenvorlage Sicherheitsdienst mit; ein eigenes Eingabefeld dafür gibt es in den Einstellungen noch nicht.

Eine weitere Meldung trägt dieselbe Form, entsteht aber nicht in der Prüfung: Gleitzeitkonto an der Kappungsgrenze. Sie kommt aus dem Zeitkonto der Lohnvorbereitung (Warnung ab 80 % der vereinbarten Grenze, Verstoß darüber) und meint den Bruch der Betriebsvereinbarung, nicht des Gesetzes. Auf der Seite Arbeitszeit-Prüfung werden Sie sie nicht sehen. Mehr dazu unter Gleitzeit und Überstundenkonto.

Für Beschäftigte unter 18 gilt anstelle des Arbeitszeitgesetzes das Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 18 Abs. 2 ArbZG). Diese Meldungen tragen eigene Fundstellen und sind durchweg strenger — siehe Auszubildende unter 18. Ist für eine Person kein Geburtsdatum hinterlegt, zeigt die Seite das als eigenen Kasten Nicht geprüft — auch dann, wenn sonst keine Meldung vorliegt.

Ein zweiter Kasten meldet die Aufzeichnungsfrist: Stempelungen ohne Ende an Tagen vor heute. Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein — Kalendertage, das Wochenende zählt mit. Der Kasten zeigt je Tag, wie viele Tage bleiben; ab zwei Tagen Rest steht er auf „knapp". Nachtragen dürfen nur Inhaber und Führung.

Der Wochenbericht per E-Mail

Einmal in der Woche verschickt Zeitflex den Arbeitszeit-Wochenbericht für die abgeschlossene Vorwoche (Montag bis Sonntag). Er geht an alle Inhaber und Manager des Betriebs, deren E-Mail-Adresse bestätigt ist, und enthält je Zeile eine Person und den Wortlaut der Meldung — höchstens 30 Zeilen. Hinweise stehen nicht darin, nur Warnungen und Verstöße. Der Bericht kommt auch dann, wenn nichts gefunden wurde: „Keine Auffälligkeiten. Sauberer Wochenabschluss." ist die Nachricht, die im Streitfall dokumentiert, dass geprüft wurde. Der Knopf Details im Dashboard im Bericht führt in die Berichte.

Der Bericht prüft weniger als die Seite: Er kennt weder das Geburtsdatum noch den Dienstplan. Meldungen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz und verpasste Dienste stehen deshalb nur auf der Seite Arbeitszeit-Prüfung und in der Kachel, nicht in der E-Mail.

Deshalb zeigt die Kachel 14 Tage und nicht 7: Eine Meldung aus dem Wochenbericht soll auf dem Dashboard noch zu finden sein, wenn Sie ihn gelesen haben.

Warum die Meldung nicht einfach verschwindet

Klicken Sie auf der Seite eine Zeile an: Darunter stehen der Wortlaut mit den gemessenen Werten, die Vorschrift in einem Satz und der Weg zur Korrektur mit einem Knopf zum richtigen Ort. Es gibt keinen Knopf „Meldung schließen". Eine Meldung verschwindet nur, wenn sich die Zeiten ändern, aus denen sie entsteht — oder der Zeitraum sie nicht mehr enthält.

Dafür gibt es genau zwei Wege:

1. Korrektur im Stundenzettel. Der häufigste Grund für „11 Stunden am Tag" ist vergessenes Ausstempeln. Inhaber und Führung korrigieren den Eintrag mit einer Begründung von 5 bis 500 Zeichen; die ursprüngliche Fassung bleibt als Version erhalten. Löschen lässt sich eine Stempelung nicht. Bei einem verpassten Dienst tragen Sie die Zeit nach oder erfassen die Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) — ist der Dienst entfallen, gehört die Schicht aus dem Plan. Siehe Vergessene Stempelung korrigieren.
2. Umplanen im Dienstplan. Ruhezeit und Wochenstunden entstehen aus der Planung — Spätdienst bis 22 Uhr und Frühdienst ab 6 Uhr sind der Klassiker. Der Dienstplan prüft jede Schicht schon vor dem Speichern: Überschneidung, Ruhezeit, Abwesenheit, Tagesgrenze, 48-Stunden-Woche, Wochensoll und Minijob-Grenze. Siehe Schichten planen.

Kommen Sie nicht weiter?

Was Pausen und Ruhezeiten im Detail verlangen, steht unter Pausen und Ruhezeiten; die strengeren Grenzen für Jugendliche unter Auszubildende unter 18. Für alles andere ist der Support da.