Beschäftigten-Wegweiser: stempeln, melden, tauschen — was Sie selbst erledigen

Diese Seite ist für alle, die in Zeitflex als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter angelegt sind — in der Küche, auf der Baustelle, im Laden, auf der Station. Sie erklärt, was Sie ohne Rückfrage selbst tun, wo die Betriebsleitung gefragt ist, und warum die Grenze genau dort liegt. Die Betriebsleitung sieht dieselben Abläufe von der anderen Seite; die Regeln sind für beide Seiten gleich.

Stempeln und Feierabend melden

1. Öffnen Sie das Dashboard — dort steht die Stempeluhr — oder die Handy-App.
2. Einstempeln beim Arbeitsbeginn, Ausstempeln am Ende. Pausen stempeln Sie genauso.
3. Am Wand-Tablet gilt Ihre PIN, im Browser und in der App Ihr Konto.

Bleibt eine Stempelung länger als 14 Stunden offen, erinnert Zeitflex Sie mit der Nachricht „Noch eingestempelt?". Die Erinnerung fordert Sie nicht auf, jetzt auszustempeln — das würde alle Stunden seit dem Morgen als Arbeit aufzeichnen. Sagen Sie stattdessen Ihrer Betriebsleitung, wann Sie tatsächlich Feierabend hatten. Sie trägt die Zeit nach und bekommt zur selben Stempelung ihre eigene Erinnerung.

Sehen, aber nicht ändern

Ihre Zeiten stehen vollständig unter Stundenzettel. Was Sie dort nicht finden, ist ein Knopf zum Ändern — auch nicht für Ihre eigenen Einträge. Korrigieren und Nachtragen dürfen ausschließlich Inhaber und Manager, und zwar nur mit einem Grund von 5 bis 500 Zeichen.

Den Änderungsverlauf einer Zeit (welche Fassung wann durch welche ersetzt wurde) sehen Inhaber, Manager und die Steuerkanzlei. Sie sehen den aktuellen Stand. Wollen Sie wissen, was korrigiert wurde, fragen Sie Ihre Betriebsleitung — oder ziehen Sie Ihre Datenauskunft (siehe unten), in der jede Zeit zu Ihrer Person enthalten ist.

Wie eine vergessene Stempelung nachgetragen wird, steht unter Vergessene Stempelung korrigieren.

Urlaub beantragen, Krankheit melden, Antrag zurückziehen

1. Öffnen Sie Abwesenheiten → Antrag stellen.
2. Wählen Sie die Art: Urlaub, Krankheit, Kind krank, Unbezahlt, Sonderurlaub, Berufsschule oder Sonstiges.
3. Tragen Sie Von und Bis ein, bei Bedarf halbtags, und senden Sie ab.

Für denselben Zeitraum kann nur ein offener oder genehmigter Antrag bestehen; ein zweiter wird abgewiesen. Urlaub und die übrigen Arten warten auf die Entscheidung der Betriebsleitung. Krankheit und Kind krank gelten sofort — niemand muss sie genehmigen.

Zurückziehen können Sie selbst:

Der Tag zählt nach der Uhr in Deutschland, nicht nach Serverzeit. Ein Vertipper in der Krankmeldung ist also bis Mitternacht Ihre Sache; danach hilft die Betriebsleitung. Ein noch nicht entschiedener Antrag lässt sich dagegen auch dann zurückziehen, wenn der Monat schon abgeschlossen ist — er steckt in keiner Abrechnung.

Ein Attest hängen Sie im Browser beim Antrag an, im Feld AU-Bescheinigung (optional) — als JPG, PNG oder PDF bis 10 MB. Nachträglich einreichen geht nur in der Handy-App; im Browser gibt es dafür keinen Knopf. Sehen dürfen das Attest nur Sie, Inhaber und Manager — Kolleginnen und Kollegen nie, die Steuerkanzlei nie. Jeder Aufruf wird protokolliert; die Liste dieser Zugriffe finden Sie unter Einstellungen → Daten & Löschung → Zugriffe auf meine Dokumente. Mehr dazu unter Krankmeldung erfassen.

Schicht tauschen

Nutzt Ihr Betrieb den Dienstplan, tauschen Sie eine Schicht in drei Schritten:

1. Öffnen Sie im Dienstplan Ihre eigene Schicht → Tausch anfragen. Fremde Schichten lassen sich nicht anfragen, ein Tausch mit sich selbst auch nicht.
2. Wählen Sie die Person, die übernehmen soll, und schreiben Sie bei Bedarf eine Nachricht (bis 300 Zeichen). Je Schicht läuft nur eine offene Anfrage.
3. Die angefragte Person bestätigt oder lehnt ab. Erst danach genehmigt die Betriebsleitung.

Solange nicht genehmigt oder abgelehnt ist, ziehen Sie Ihre Anfrage selbst zurück. Als angefragte Person lehnen Sie ab, solange Sie noch nicht bestätigt haben. Genehmigen dürfen nur Inhaber und Manager. Details unter Schichttausch.

Dienstplan im eigenen Kalender, Ruhe in der Nacht

Unter Einstellungen → Kalender legen Sie bis zu fünf Abo-Zugänge an (Handy, Tablet, Outlook). Der Kalender zeigt nur Ihre veröffentlichten Schichten und auf Wunsch Ihre genehmigten Abwesenheiten — keine Entwürfe, keine Kolleginnen, keine Löhne. Er reicht 60 Tage zurück und 180 Tage voraus; eine Erinnerung wählen Sie zwischen 15 Minuten und einem Tag vorher.

Unter Benachrichtigungen schalten Sie einzelne Arten ab und legen eine Ruhezeit fest, etwa 20 bis 7 Uhr. Nachrichten in der Ruhezeit werden unterdrückt, nicht nachgeholt — der Inhalt steht ohnehin in der App. Für den Team-Chat gilt zusätzlich eine feste Nachtruhe von 21 bis 6 Uhr, die niemand abschalten kann.

Eigene Dokumente und Ihre Datenauskunft

Unter Dokumente — ein Modul, das standardmäßig eingeschaltet ist und das Ihr Betrieb abschalten kann — laden Sie eigene Unterlagen hoch: Atteste, Fotodokumentation zu einem Auftrag und sonstige Dokumente als JPG, PNG oder PDF bis 10 MB. Vertragsunterlagen legt nur die Betriebsleitung ab. Sie sehen Ihre eigenen Dateien und die Fotodokumentation des Betriebs; Dokumente anderer Personen sehen Sie nicht.

Unter Einstellungen → Daten & Löschung steht Meine Datenauskunft (Art. 15 DSGVO): alles, was Zeitflex zu Ihrer Person speichert, als lesbare Datei und als maschinenlesbare Datei, mit Zweck und Speicherdauer je Kategorie. Dreimal pro Stunde ist das möglich.

Die Löschung Ihres Kontos beantragen Sie in der Handy-App unter Konto löschen; im Browser gibt es diesen Knopf nicht. Sie erhalten eine Vorgangsnummer. Ausgeführt wird die Löschung nicht sofort, weil Arbeitszeitnachweise gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen; der Betreiber meldet sich per E-Mail. Mehr unter Was Zeitflex über mich speichert.

Was Sie nicht sehen — und warum

• Arbeitszeit-Prüfung: Die Seite mit Hinweisen, Warnungen und Verstößen ist der Betriebsleitung vorbehalten, weil sie Namen und Verstöße aller Beschäftigten zeigt. Eine eigene Ansicht Ihrer Meldungen gibt es derzeit nicht; Ihre Zeiten stehen im Stundenzettel.
• Atteste und Verträge anderer: nie, in keiner Liste, unter keinem Filter.
• Dienstplan-Entwürfe: Sie sehen Schichten erst, wenn sie veröffentlicht sind.
• Löhne und Zuschläge anderer Personen: nicht Teil Ihrer Ansichten.

Kommen Sie nicht weiter?

Fragen Sie den Support — oder lesen Sie weiter unter Die erste Stempelung und Urlaub beantragen und genehmigen.