Ich komme nicht ins Konto — Passwort, Einladung, Sperre

Zuerst: Liegt es an Zeitflex?

Bevor Sie ein Passwort zurücksetzen, sehen Sie auf der Statusseite nach. Sie ist ohne Anmeldung erreichbar und zeigt den Zustand von Web-App, Stempeluhr und Terminal, Mobile-Sync, Auswertungen und Exporten sowie E-Mail-Versand — mit dem Störungsverlauf der letzten 90 Tage.

Steht dort eine Störung, ist Ihr Passwort nicht das Problem; jeder Fehlversuch zählt trotzdem gegen die Sperre (siehe unten). Erfassen Sie die Arbeitszeit in der Zwischenzeit auf Papier. Steht dort nichts, probieren Sie ein anderes Gerät oder Netz (Mobilfunk statt Firmen-WLAN) — erst dann geht es an das Konto selbst.

„E-Mail oder Passwort ist falsch"

Diese Meldung sagt absichtlich nicht, was falsch ist. Sie erscheint in vier Fällen:

Der letzte Punkt ist der häufigste Grund für „aber das Passwort stimmt doch".

Passwort neu setzen

1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite unter dem Passwortfeld auf Passwort vergessen?
2. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und senden Sie ab. Die Antwort lautet immer gleich: „Gehört zu dieser Adresse ein Konto, ist die E-Mail jetzt unterwegs." Zeitflex verrät nicht, ob es das Konto gibt.
3. Öffnen Sie den Link aus der E-Mail und vergeben Sie ein neues Passwort. Danach sind Sie angemeldet.

Außerdem:

• Höchstens 5 Anforderungen pro Stunde für dieselbe Adresse vom selben Anschluss; danach 30 Minuten Sperre („Zu viele Anfragen zum Zurücksetzen").
• Keine E-Mail? Sehen Sie im Spam-Ordner nach. Konten ohne Adresse und deaktivierte Konten bekommen keine E-Mail — die Bildschirmmeldung sieht trotzdem gleich aus.
• Das neue Passwort braucht mindestens 10 Zeichen, einen Buchstaben und eine Ziffer, dazu ein Sonderzeichen — oder stattdessen mindestens 16 Zeichen. Bestandteile Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihres Namens und Trivialwörter wie „passwort1" lehnt Zeitflex ab; beim Tippen zeigt es die Stärke an.
• Mit dem Zurücksetzen enden alle Handy-Sitzungen. Melden Sie sich in der App neu an.

Zu viele Versuche: die Sperre

Zeitflex zählt Anmeldeversuche je E-Mail-Adresse und Anschluss. Nach 10 Fehlversuchen innerhalb von 10 Minuten ist diese Kombination 10 Minuten gesperrt; eine erfolgreiche Anmeldung setzt den Zähler zurück.

Der Einladungslink geht nicht mehr

Einladungen sind 14 Tage gültig. Danach — oder wenn der Link schon benutzt wurde — erscheint: „Dieser Einladungs-Link geht nicht mehr. Er ist abgelaufen, schon benutzt oder ungültig."

1. Bitten Sie Inhaber oder Schichtleitung, Sie erneut einzuladen — unter Mitarbeiter; die Einladungsliste zeigt dort „offen", „angenommen" oder „abgelaufen".
2. Ein erneutes Einladen derselben Adresse erzeugt einen neuen Link mit neuen 14 Tagen; es entsteht kein zweites Konto.
3. Steht beim Einlösen „Dieser Zugang wurde deaktiviert", wurde das Konto inzwischen als ausgeschieden markiert. Klären Sie das mit dem Betrieb.

Die Sicht der Führung steht unter Mitarbeiter einladen.

Die Bestätigungsmail ist abgelaufen

Nach der Registrierung eines Betriebs schickt Zeitflex eine Bestätigungsmail; ihr Link gilt 24 Stunden. Ein abgelaufener Link führt zur Anmeldeseite — melden Sie sich mit Passwort an und fordern Sie einen neuen Link an: über den Banner oben in der App oder unter Einstellungen → Mein Konto, Knopf Bestätigungslink senden. Höchstens 5 pro Stunde, danach 30 Minuten Pause. Später blendet den Banner nur bis zum nächsten Laden der Seite aus; er kommt wieder, bis die Adresse bestätigt ist. Ändert die Führung Ihre Adresse, kommt der Link an die neue Adresse von selbst. Auch Passwort vergessen bestätigt die Adresse, weil der Link in genau diesem Postfach ankommt.

Anmelden, Stempeln und alles andere geht auch ohne Bestätigung. Rechnungen, Zahlungshinweise, Wochenbericht und Minijob-Warnung gehen an die Adresse des Inhabers auch vor der Bestätigung. Eine bestätigte Adresse verlangen der Anmelde-Link per E-Mail und die Sicherheitshinweise an den Inhaber (etwa wenn eine Führungskraft an einem fremden Konto eine Adresse einträgt). Führungskräfte bekommen Wochenbericht und Minijob-Warnung nur an eine bestätigte Adresse.

Ohne E-Mail-Adresse: die PIN am Terminal

Wer ohne E-Mail-Adresse angelegt wurde, stempelt ausschließlich mit einer PIN am Wand-Terminal — für diese Person gibt es keine Anmeldung in App oder Browser, die scheitern könnte (alle Wege: Stempeln per Handy, Tablet oder Browser).

• Die Führung vergibt und ändert die PIN unter Einstellungen im Bereich Terminal. Neue PINs haben 6 Ziffern; ältere vierstellige bleiben gültig, werden aber zur Erneuerung markiert. Die PIN selbst sieht dort niemand.
• PIN vergessen? Anzeigen lassen geht nicht — die Führung setzt eine neue.
• Nach 5 falschen PINs sperrt das Terminal diese Person an diesem Gerät für 5 Minuten. Andere Personen am Gerät und dieselbe Person an einem anderen Terminal sind nicht betroffen; eine richtige PIN setzt den Zähler zurück.
• Wird die PIN entfernt, kann die Person am Terminal nicht mehr stempeln.

Passwort ändern, bevor etwas schiefgeht

Solange Sie noch hineinkommen, ändern Sie das Passwort unter Einstellungen im Reiter Mein Konto. Zur Bestätigung verlangt Zeitflex Ihr bisheriges Passwort — ein offen stehender Bildschirm am Tresen reicht also nicht. Nach der Änderung ist die Handy-App auf allen Geräten abgemeldet, und aus Sicherheitsgründen endet jede Browser-Sitzung dieses Kontos — auch die, in der Sie gerade arbeiten. Melden Sie sich anschließend mit dem neuen Passwort neu an.

Wissen Sie das alte Passwort nicht mehr, hilft nur „Passwort vergessen?" (oben beschrieben). Und hat Ihr Konto gar kein Passwort — Sie stempeln über das Terminal mit PIN —, steht an dieser Stelle statt des Formulars der Hinweis, dass die Betriebsleitung einen Zugang mit Passwort per Einladung einrichtet.

Zwei-Faktor-Anmeldung: den Zugang zusätzlich sichern

Für Konten mit Zugriff auf Lohndaten ist sie dringend empfohlen. Sie richten sie selbst ein, unter Einstellungen im Reiter Sicherheit — sofern das Konto ein Passwort hat und der Betreiber die Zwei-Faktor-Anmeldung auf diesem Server freigeschaltet hat. Beides sind Eigenschaften des Kontos und des Servers, nicht der Rolle: Ein Konto ohne Passwort (Terminal-PIN) meldet sich nie über das Anmeldeformular an, und ohne den Schlüssel des Betreibers gibt es den zweiten Faktor auf diesem Server für niemanden. Trifft eines von beidem nicht zu, sagt der Reiter das an Ort und Stelle, statt einen Knopf anzubieten, der nichts bewirkt.

Ist sie eingerichtet, verlangt die Anmeldung zusätzlich zum Passwort einen Einmal-Code aus einer Authenticator-App. Dazu gehören 10 Wiederherstellungscodes, die Sie bei der Einrichtung einmalig bekommen: Jeder ersetzt den Einmal-Code genau einmal — das ist der Weg zurück, wenn das Telefon weg ist. Neue Codes und das Abschalten verlangen wieder Ihr Passwort.

Was es in Zeitflex nicht gibt

• Kein Nachschlagen des alten Passworts. Zeitflex speichert Passwörter nur als Hash; niemand — auch der Support nicht — kann es Ihnen nennen.

Kommen Sie nicht weiter?

Kommt niemand aus dem Betrieb hinein, schreiben Sie dem Support aus Ihrem eigenen Postfach — das Formular in der App nützt dann nichts; die Handy-App richten Sie mit Zeitflex aufs Handy holen ein.