Stundenlohn ändern: ab wann, mit Begründung, ohne alte Monate zu verfälschen

In drei Sätzen

Eine Änderung an Stundenlohn, Monatsgehalt, Wochen-Soll oder Urlaubstagen legt einen neuen Vergütungssatz an. Der Satz gilt ab einem Monatsersten und braucht eine Begründung. Alles, was davor liegt, rechnet unverändert mit dem Satz, der damals galt.

So geht es

1. Öffnen Sie links Mitarbeiter und klicken Sie auf den Namen der Person.
2. Reiter Stammdaten, Abschnitt Vergütung: neuen Betrag eintragen.
3. Sobald sich der Betrag ändert, erscheinen zwei zusätzliche Felder: Gültig ab (ein Monat) und Begründung (mindestens 5 Zeichen).
4. Änderungen speichern.

Im Reiter Sätze steht danach die ganze Kette: ab wann welcher Betrag galt, mit welcher Begründung und wer ihn eingetragen hat. Der oberste Eintrag ist der aktuelle.

Warum es ein „Gültig ab" gibt

Vorher stand der Stundenlohn genau einmal in den Stammdaten. Wer im September 13,90 € eintrug, änderte damit rückwirkend jede Zahl, die noch nicht eingefroren war — die Nachkalkulation der Juli-Baustelle inbegriffen. Der Betrieb sah plötzlich andere Lohnkosten für einen Auftrag, der längst abgerechnet war.

Mit dem Gültig-ab bleibt jede alte Zahl, wie sie war. Abgeschlossene Monate waren ohnehin geschützt (sie tragen ihren eigenen Snapshot); jetzt sind es auch die offenen Wochen davor.

Warum nur Monatserste: Ein Satz, der am 15. beginnt, hieße, dass der Monatsabschluss denselben Monat mit zwei Sätzen rechnen müsste. Zeitflex lehnt ein anderes Datum deshalb ab, statt still auf den Monatsanfang zu runden.

Rückwirkend in einen offenen Monat

Das geht — mit einem deutlichen Hinweis. Wählen Sie als Gültig-ab einen Monat, der noch offen ist, sagt Zeitflex nach dem Speichern:

Der Satz gilt rückwirkend ab 08/2026. Der Monat ist noch offen und wird beim Abschluss mit dem NEUEN Satz gerechnet.

Ist der Monat dagegen gesperrt oder exportiert, wird die Änderung abgelehnt:

Der Monat 07/2026 ist bereits abgeschlossen (exportiert). Ein Satz, der ab diesem Monat oder früher gilt, würde eine Abrechnung ändern, die der Betrieb schon aus der Hand gegeben hat.

Das ist Absicht. Ein abgeschlossener Monat liegt beim Lohnbüro; ihn nachträglich anders zu rechnen würde bedeuten, dass zwei Fassungen derselben Abrechnung im Umlauf sind. Wenn wirklich etwas nachzuzahlen ist, gehört das in den laufenden Monat — Ihre Lohnbuchhaltung weiß, wie eine Nachzahlung gebucht wird.

Warum eine Begründung Pflicht ist

Jede Zeitkorrektur verlangt seit jeher einen Grund. Die Änderung eines Stundensatzes ist die teurere von beiden — und war bisher die formlosere. Die Begründung steht anschließend im Reiter Änderungsverlauf und beantwortet die Frage, die ein Jahr später niemand mehr beantworten kann: warum der Satz ab diesem Monat ein anderer ist.

Gute Begründungen sind kurz und benennen den Anlass: „Tariferhöhung zum 01.09.“, „nach der Probezeit“, „Wechsel von Teilzeit auf Vollzeit“.

Wer davon erfährt

Die betroffene Person bekommt eine Meldung auf ihr Handy — ohne Betrag, nur mit dem Hinweis, dass sich ihre Vergütungsdaten geändert haben und ab wann. Den neuen Stand sieht sie in ihren eigenen Daten. Eine Meldung auf dem Sperrbildschirm ist der falsche Ort für einen Lohn.

Der Mindestlohn-Hinweis

Liegt der eingetragene Stundenlohn unter dem gesetzlichen Mindestlohn, weist Zeitflex darauf hin und nennt den Wert (§ 1 MiLoG). Gespeichert wird trotzdem — Auszubildende, Praktika und Ehrenamt liegen zulässig darunter. Es ist ein Hinweis, kein Verbot.

Wer über die Verdienstgrenze eines Minijobs nachdenkt: Die Grenze folgt dem Mindestlohn (Mindestlohn × 130 ÷ 3). Mehr dazu unter Minijob-Grenze.

Was sich NICHT ändert

• Abgeschlossene Monate. Sie tragen ihre Zahlen als Snapshot (Stundensatz inbegriffen) und bleiben unberührt. Auch der Lohn-Export eines alten Monats zeigt weiterhin den Satz, mit dem damals gerechnet wurde.
• Wer den Lohn sehen darf. Inhaber und Schichtleitung — wie bisher. Die Person selbst sieht ihre eigenen Zahlen.
• Anonymisierte Konten. Sie lassen sich nicht mehr bearbeiten (Art. 17 DSGVO).

Was Zeitflex hier NICHT tut

Keine Nachzahlung berechnen, keine Rückrechnung alter Monate, keine Tariftabellen. Zeitflex hält fest, welcher Satz ab wann galt — die Abrechnung selbst macht Ihre Lohnbuchhaltung.