Prämien und Sachbezüge erfassen — ohne Steuerfalle

Wofür die Seite „Prämien" da ist

Jemand ist an Silvester eingesprungen, hat die Inventur gerettet oder feiert zehn Jahre im Betrieb. Sie wollen das mit Geld oder einem Gutschein anerkennen — und der Betrag soll auf der Lohnabrechnung landen, nicht auf einem Zettel im Büro. Genau dafür ist die Seite Prämien.

Zeitflex erfasst dort die Zuwendung, ordnet sie steuerlich ein und übergibt sie mit dem Monatsabschluss als eigene Lohnart an den Export. Die Lohnabrechnung selbst macht weiterhin Ihr Lohnprogramm oder Ihre Steuerkanzlei — Zeitflex bereitet sie vor.

Die Seite sehen nur Inhaber und Führung. Beschäftigte sehen ihre Prämien nicht in der App, die Steuerkanzlei nur das Ergebnis im Lohnexport.

Modul einschalten

Die Seite erscheint erst im Menü, wenn das zugehörige Modul aktiv ist. In den Branchenvorlagen Gastronomie & Hotel und Fitness, Beauty & Wellness ist es vorbelegt, überall sonst aus.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Betrieb → Module.
2. Legen Sie den Schalter um. Er trägt aus historischen Gründen noch den Namen Trinkgeld-Verteilung — die Trinkgeld-Verteilung selbst gibt es seit August 2026 nicht mehr, der Schalter steuert nur noch die Prämien.
3. Im Menü erscheint jetzt in der Gruppe Geld & Auswertung der Punkt Prämien.

Das Modul ist in jedem Plan enthalten, auch im kostenlosen.

Prämie anlegen

1. Öffnen Sie Prämien und wählen Sie oben Monat und Jahr.
2. Klicken Sie auf Prämie anlegen.
3. Wählen Sie die Person, tragen Sie einen Anlass ein (mindestens zwei Zeichen) und den Betrag in Euro.
4. Wählen Sie die Art der Zuwendung — dazu gleich mehr.
5. Sobald Person, Betrag und Art stehen, zeigt der Dialog die Prüfung: steuerfrei möglich oder steuerpflichtig, dazu zählt zur Minijob-Grenze oder zählt nicht, und die Gesetzesfundstelle.
6. Das Häkchen Als steuerfrei kennzeichnen lässt sich nur setzen, wenn die Prüfung es zulässt.
7. Sofort in die Lohnvorbereitung übernehmen ist vorbelegt. Nehmen Sie das Häkchen heraus, bleibt die Prämie ein Entwurf.
8. Anlegen.

Jede Anlage und jede Änderung wird im Änderungsprotokoll des Betriebs festgehalten: beim Anlegen mit Betrag, Kategorie, Fundstelle und der Frage, ob ein gesetztes Häkchen „steuerfrei" übernommen oder verworfen wurde; bei Änderungen mit Betrag, Kennzeichnung und Zustand — jeweils vorher und nachher.

Die vier Arten — und was steuerlich passiert

Warum das Häkchen „steuerfrei" nicht immer geht

Das Häkchen ist eine Bitte, keine Entscheidung. Entschieden wird über die Kategorie: Für eine Geldprämie oder eine sonstige Zuwendung ist das Häkchen deaktiviert und der Grund steht daneben. Und selbst wenn es jemand über einen Umweg setzt, speichert der Server es nur, wenn die Prüfung es zulässt. Sie sehen dann die Meldung: „Prämie angelegt — allerdings NICHT als steuerfrei."

Der Grund ist Haftung. Eine als steuerfrei gekennzeichnete Geldprämie liefe am Lohnsteuerabzug vorbei — und dafür haftet der Arbeitgeber (§ 42d EStG). Dieselbe Prüfung läuft noch einmal, wenn Sie den Betrag später ändern, und ein drittes Mal beim Monatsabschluss.

Sachbezug: 50 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag

Zeitflex summiert dafür alle Sachbezüge derselben Person im selben Monat, die nicht storniert sind — Entwürfe eingeschlossen. Beim Monatsabschluss zählen dann nur die übernommenen Zeilen, in der Reihenfolge, in der Sie sie angelegt haben.

Entwurf, übernommen, storniert

Jede Prämie hat einen von drei Zuständen, und Sie wechseln ihn direkt in der Zeile:

• Entwurf — steht in der Liste, geht nicht in den Monatsabschluss. Klicken Sie Übernehmen, um das zu ändern.
• Übernommen — erscheint im Monatsabschluss bei der Person als „Prämien steuerfrei" oder „Prämien steuerpflichtig" und geht als eigene Lohnart in den Export. Mit **Übernahme zurücknehmen** wird sie wieder Entwurf.
• Storniert — der Betrag zählt nirgends mehr mit, gibt bei Sachbezügen die Freigrenze des Monats wieder frei, und die Zeile bleibt durchgestrichen als Beleg stehen. Stornieren fragt vorher nach; Storno aufheben macht die Zeile wieder zum Entwurf.

Am Seitenende zeigt die Jahresübersicht je Monat die Summe steuerfreier und steuerpflichtiger Prämien. Sie zeigt bewusst Summen und keine Rangliste je Person.

Minijobber: was mitzählt

Prämien und sonstige Zuwendungen sind Arbeitsentgelt und zählen zur Geringfügigkeitsgrenze — 556 € im Jahr 2025, 603 € im Jahr 2026. Ein Sachbezug oder eine Aufmerksamkeit innerhalb der Freigrenze zählt nicht mit. Der Dialog zeigt das bei jeder Prämie an.

Wie es in den Export kommt

Prämien werden nie in das Brutto für Arbeitszeit eingerechnet. Sie stehen im CSV-Export in eigenen Spalten und im DATEV-Export als eigene Lohnarten — vorbelegt 410 für steuerpflichtige und 420 für steuerfreie Prämien. Welche Nummer in Ihrem Mandanten wirklich gilt, weiß nur Ihre Kanzlei; die Zuordnung ändern Sie unter DATEV-Export einrichten.

Was Zeitflex nicht tut

• Zeitflex rechnet keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge. Es liefert Betrag, Kennzeichnung und Lohnart; die endgültige steuerliche Behandlung entscheidet die Lohnabrechnung.
• Zeitflex bewertet keine Sachbezüge. Es übernimmt den Betrag, den Sie eintragen.
• Zeitflex prüft nicht den Anlass. Ob ein Jubiläum wirklich eines ist, wissen Sie.
• Eine Trinkgeld-Verteilung gibt es nicht mehr. Wo aus früheren Monaten noch Trinkgeldbeträge vorliegen, bleiben sie in Jahresübersicht und Monatsabschluss sichtbar; neue entstehen nicht.

Kommen Sie nicht weiter?

Wenn eine Prämie nicht im Monatsabschluss auftaucht, prüfen Sie zuerst ihren Zustand — nur übernommene Zeilen gehen hinein; alles Weitere klärt der Support. Wie der Abschluss insgesamt läuft, steht unter Monatsabschluss in 10 Minuten, was für Minijobber gilt, unter Minijob-Grenze.